Business Coordinator

christies; Paris; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Christie's, maison de ventes aux enchères, recherche un(e) Business Coordinator pour son bureau de Paris. Vous assurez la coordination opérationnelle des ventes et le support au département, et vous servez d'interlocuteur privilégié pour toutes les questions liées à la vie du département.

Vous travaillez en collaboration avec les parties prenantes internes et externes, gérez les documents et le suivi des dossiers, et veillez à la bonne exécution des ventes, de l'avant-vente à l'après-vente.

Qualifications

• Au moins 2 années d'expérience dans le marché de l'art, idéalement en coordination.
• Expérience en gestion de la relation clients et communication écrite/orale.
• Excellente organisation et aptitude au suivi des actions planifiées.
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel et Outlook).
• Capacité à travailler en équipe et gérer le stress.

Responsibilities

• Créer les comptes des vendeurs et gestion des KYC.
• Préparation, envoi et suivi des documents contractuels.
• Gestion des trackers de lots et coordination logistique des œuvres.
• Gestion des photographies et respect des deadlines catalogue.
• Contribution à la production du catalogue et au suivi des données liées à la vente.
• Suivi des engagements marketing et diffusion des catalogues.
• Suivi des estimations, réserves et données liées à la vente.
• Suivi de la comptabilité vendeurs.
• Gestion des offres après-vente et des paiements.
• Coordination avec les équipes finance et retours post-vente.
• Management des stagiaires et organisation des expositions.

Skills

Coordination

Gestion de projets

Relation client

Organisation

Anglais courant

Tools

Pack Office

Job description

Christie's, maison de ventes aux enchères, leader international du marché de l'art, recherche un(e) Business Coordinator au bureau de Paris.

Rôle

Le/La Business Coordinator est responsable de la coordination opérationnelle des ventes et du support au département. Il/elle est le point d'entrée et l'interlocuteur privilégié pour toute question relative à la vie du département. Il/Elle assure une vision globale et transverse de la vente, de sa création jusqu'à sa finalisation, en collaboration avec l'ensemble des parties prenantes internes et externes.

Missions Principales

Sur la partie Avant-Vente

• Création des comptes des vendeurs et gestion des KYC
• Préparation, envoi et suivi des documents contractuels
• Gestion des trackers de lots
• Coordination logistique des œuvres (transport, expertise, restauration, stockage)
• Gestion des photographies et respect des deadlines catalogue
• Contribution à la production du catalogue
• Suivi des spécificités des lots (CBC, CITES, etc)
• Coordination avec les spécialistes, cataloguers et équipes support
• Gestion des engagements marketing et diffusion des catalogues
• Suivi des estimations, réserves et données liées à la vente
• Suivi de la comptabilité vendeurs

Sur la partie Après-Vente

• Gestion des offres après-vente
• Suivi des paiements et coordination avec les équipes finance
• Gestion des lots invendus
• Coordination des restitutions ou livraisons des œuvres
• Traitement des litiges et suivi administratif post-vente
• Clôture des dossiers clients

Soutien au département de spécialité

• Interface principale entre le département, les clients et les équipes support
• Coordination des échanges internes (spécialistes, marketing, transport, finance, etc.)
• Gestion des bons de commande, factures et budgets
• Suivi des données clients et des listes d'intérêt
• Contribution aux actions de marketing et communication
• Participation à l'organisation opérationnelle des ventes et expositions
• Gestion de projets transverses selon les besoins
• Management des stagiaires
• Suivi de la veille concurrentielle

Autres

• Enchères téléphoniques, clerc Christie's live
• Autres taches attribuées par le manager

Profil recherché

• 2 années d'expérience minimum souhaitées au sein du marché de l'art, si possible sur des postes de coordination
• Expérience en gestion de la relation clients, et aisance dans l'expression écrite et orale
• Excellente capacité d'organisation, forte attention aux détails et au suivi des actions planifiées
• Excellente capacité à garder son calme dans des situations stressantes et à résoudre les problèmes et conflits
• Français courant et très bon niveau d'anglais
• Excellente capacité à travailler aussi bien individuellement qu'en équipe
• Très bonne connaissance du Pack Office : Word, Excel et Outlook