Coordinateur(trice) Inventaires

christies; Paris; On-site; EUR 36,000 - 41,000; Full time

Job summary

Christie's France recrute un(e) Coordinateur(trice) Inventaires pour assister les directeurs et gérer les notes et les demandes liées aux inventaires multi-spécialités. Vous utiliserez CAMS, COS, CANVAS et JDE et assurerez les délais, la communication interne et la traçabilité des documents.

Le poste implique la saisie des inventories, la coordination administrative des ventes et le support aux stagiaires, avec une maîtrise confirmée de l'anglais et une grande rigueur organisationnelle.

Qualifications

• Minimum de deux années d'expérience dans le marché de l'art ou dans un environnement comparable.
• Excellentes compétences organisationnelles, avec un grand sens du détail et un suivi rigoureux des actions.
• Capacité à identifier les priorités et à réorganiser efficacement les activités.
• Grande flexibilité et aptitude à répondre aux demandes urgentes de la direction.
• Intérêt marqué pour les objets d'art et le mobilier de toutes spécialités.
• Excellente capacité à travailler en collaboration avec des interlocuteurs variés.

Responsibilities

• Aider dans la recherche sur les clients à l'aide des archives et CAMS/COS.
• Rédiger les notes préliminaires pour les spécialistes et les directeurs.
• Assister la directrice du Développement dans la gestion d'agenda et déplacements.
• Assurer le téléchargement des photos et le classement des images par département.
• Saisir et retranscrire les notes dans CAMS et coordonner l'impression et la reliure.
• Garantir l'exactitude et la cohérence des documents avant soumission.
• Coordonner les demandes de révision d'estimations et intégrer les corrections dans les systèmes.
• Enregistrer et mettre à jour les numéros de stock et les aspects administratifs liés aux ventes.

Skills

Organisation

Rigueur

Gestion des priorités

Discrétion

Relation client

Communication

Anglais

Tools

CAMS

COS

CANVAS

JDE

Job description

Christie's France, maison de vente internationale, leader mondial sur le marché de la vente aux enchères recrute un(e) Coordiateur(trice) au sein du département Inventaires.

Votre rôle

Le département des Inventaires est un département qui produit les inventaires multi-catégories d'art et qui est amené à travailler tout département spécialisés localisés en France et à l'étranger.
Le/la Coordinateur(trice) des Inventaires assiste les deux directeurs du département dans la réalisation et l'envoi des inventaires toutes spécialités d'art confondues. Le/la Coordinateur(trice) des Inventaires est également responsable du traitement des demandes de notes par les départements spécialistes.
Utilisant sa propre connaissance des logiciels uniques à Christie's (CAMS, COS, CANVAS et JDE), le/la Coordinateur(trice) des Inventaires est tenu de respecter les délais, de maîtriser la communication interne et de reporter aux directeurs de départements.

Principales responsabilitées

Avant les inventaires :

• Aider dans la recherche sur les clients (en utilisant les archives et les logiciels CAMS/COS)
• Aider dans les exercices de lectures des documents envoyés par le client en amont des inventaires
• Aide à la création de comptes clients dans nos systèmes informatiques
• Rédiger les notes préliminaires pour les spécialistes et directeurs du département
• Assister la directrice du Développement dans la gestion de leur agenda (rendez-vous et déplacements pour inventaires)

Après les inventaires :

• Assurer le téléchargement des photographies et des notes d'inventaire, ainsi que le classement des images par département.
• Saisir et retranscrire dans CAMS les notes des spécialistes et des directeurs de département.
• Coordonner l'impression, l'assemblage et la reliure des inventaires.
• Garantir l'exactitude, la cohérence et la qualité des documents avant leur soumission aux directeurs de département.
• Coordonner les demandes de révision d'estimations en lien avec les spécialistes et avec l'accord du directeur de département.
• Intégrer les corrections, mises à jour et demandes de modification d'estimations dans les systèmes concernés.
• Assurer la saisie des inventaires mono-spécialité en collaboration étroite avec les spécialistes.
• Enregistrer et mettre à jour l'ensemble des numéros de stock dans les systèmes informatiques de l'entreprise.
• Coordonner les aspects administratifs liés aux ventes, notamment le transport, les contrats et toute documentation associée.
• Participer à la coordination opérationnelle des inventaires et des ventes, notamment en encadrant et en orientant les stagiaires sur les tâches à effectuer.
• Rédiger et transmettre les notes, rapports et communications demandés par les différents départements spécialistes.
• Utiliser les outils informatiques nécessaires à la fonction ; une bonne maîtrise de Word et Excel est indispensable. La connaissance de JDE, COS et CAMS constitue un atout.

Profil recherché :

• Minimum de deux années d'expérience dans le marché de l'art ou dans un environnement comparable.
• Excellentes compétences organisationnelles, avec un grand sens du détail et un suivi rigoureux des actions engagées.
• Capacité à identifier les priorités et à réorganiser efficacement les activités en conséquence.
• Grande flexibilité et aptitude à répondre aux demandes urgentes émanant de la direction.
• Intérêt marqué pour les objets d'art, les tableaux et le mobilier, toutes spécialités confondues.
• Excellente capacité à travailler en collaboration avec des interlocuteurs variés, au sein de différents départements ou sites, tout en faisant preuve d'initiative.
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Capacité reconnue à garder son sang-froid dans un environnement exigeant, à gérer le stress et à apporter des solutions aux problématiques rencontrées.
• Expérience de la relation clientèle, associée à un sens aigu de la confidentialité et à une grande discrétion dans le traitement d'informations sensibles.
• Très bonne maîtrise de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.

Salaire annuel fixe : 36 - 41K€.