Back Office Agent

Ecair; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

ECAIR recherche un Back Office Agent pour assurer le traitement et le sécurisation des dossiers de financement des rénovations énergétiques. Vous analyserez les documents, vérifier les devis et les pièces justificatives, et assurerez la cohérence des informations tout en coordonnant les intervenants.

Vous serez en première ligne de l’optimisation opérationnelle, avec un focus sur la qualité administrative et le respect des réglementations.

Qualifications

• Lecture et analyse de documents (devis, factures, attestations) avec précision.
• Rigueur et sens du détail dans le contrôle des dossiers.
• Organisation et gestion simultanée de plusieurs dossiers.
• Maîtrise des outils numériques (Excel, Google Sheets, CRM).
• Curiosité et orientation solution, proactivité sur les améliorations.

Responsabilités

• Réaliser des contrôles qualité, administratifs et réglementaires des dossiers de rénovation énergétique.
• Vérifier la conformité des devis, factures et pièces justificatives (MaPrimeRénov’, CEE).
• Assurer la cohérence des documents (montants, adresses, équipements, entreprises, signatures, dates).
• Identifier les pièces manquantes ou les non-conformités et formuler des retours clairs.
• Suivre opérationnellement les dossiers dans les outils internes et relancer si nécessaire.
• Coordonner les parties prenantes (entreprises, clients, bureaux de contrôle, équipes internes).
• Commander et suivre les contrôles auprès des bureaux de contrôle indépendants.
• Sécuriser la réception des aides et engager les démarches administratives si nécessaire.
• Collaborer avec les Customer Success Managers et l’équipe Opérations pour lever les blocages.
• Proposer des améliorations concrètes sur les outils, process et méthodes.

Description du poste

Chez ECAIR, nous accompagnons les entreprises de travaux dans le financement de projets de rénovation énergétique, en avançant les aides publiques (MaPrimeRénov’, CEE) et en prenant en charge l’ensemble de la gestion administrative et réglementaire des dossiers.

Dans le cadre d’un renfort ponctuel d’activité, nous recherchons un(e) Back Office Agent

En tant que Back Office Agent, tu joueras un rôle clé dans la sécurisation et l’avancement des dossiers de financement. Tu seras au cœur de l’activité opérationnelle d’ECAIR, en lien étroit avec les équipes internes et nos partenaires externes.

Tes missions principales seront de :

• Réaliser des contrôles qualité, administratifs et réglementaires des dossiers de rénovation énergétique.
• Vérifier la conformité des devis, factures et pièces justificatives (MaPrimeRénov’, CEE).
• T’assurer de la cohérence des documents (montants, adresses, équipements, entreprises, signatures, dates).
• Identifier les pièces manquantes, incohérences ou non-conformités, et formuler des retours clairs aux partenaires.
• Assurer le suivi opérationnel des dossiers dans les outils internes (mise à jour, complétude, relances).
• Coordonner les parties prenantes : entreprises de travaux, clients finaux, bureaux de contrôle, équipes internes.
• Commander et suivre les contrôles auprès de bureaux de contrôle indépendants.
• Sécuriser la réception des aides en engageant, si nécessaire, les démarches administratives ou juridiques appropriées.
• Collaborer étroitement avec les Customer Success Managers et l’équipe Opérations pour lever les points de blocage.
• Proposer des améliorations concrètes sur les outils, process et méthodes de travail.

C’est un poste très opérationnel, exigeant et concret, avec un impact direct sur la performance et la fiabilité d’ECAIR.

Nous recherchons un profil rigoureux, autonome et fiable, à l'aise avec des environnements réglementés et des volumes de dossiers importants.

Ce poste est fait pour toi si

• Tu es très à l'aise avec la lecture et l'analyse de documents (devis, factures, attestations)
• Tu as un sens du détail très développé et aimes que les choses soient bien faites
• Tu sais suivre des procédures précises tout en restant pragmatique
• Tu es organisé(e), méthodique et capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle
• Tu es à l'aise avec les outils numériques (Excel / Google Sheets, outils internes, CRM)
• Tu es curieux(se) et solution-oriented : tu ne subis pas les problèmes, tu les résous
• Tu t'intéresse aux outils IA et à l'automatisation — idéalement, tu as déjà expérimenté des outils comme Claude, ChatGPT ou des solutions no-code
• Tu n'attends pas qu'on te dise quoi améliorer : tu proposes, tu testes, tu partages

Un premier entretien en visio avec le VP Ops pour échanger sur votre parcours et votre compréhension du rôle

Un business case à réaliser chez vous, afin d’évaluer votre capacité à piloter un portefeuille client et à gérer des dossiers opérationnels de financement

Deux à trois entretiens supplémentaires (en visio ou en présentiel) avec des membres de l’équipe, pour approfondir votre approche, vos réflexes terrain et votre adéquation avec ECAIR