Assistante de Direction (H/F)

ASS DEP PUPILLES ENSEIG PUBLIC / DITEP; Quéven; Sur place; EUR 23 436 - 24 552; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Complémentaire santé

CSE

Ordinateur portable

Reprise ancienneté

Résumé du poste

La DITEP La découverte, service médico-social dédié aux enfants et jeunes adultes, recrute une Assistante de Direction (H/F) à Quéven. Vous assurerez l'organisation du secrétariat, la gestion des agendas et la préparation des réunions, en coordination avec l'équipe et les partenaires.

Profil: Bac+2/3 en secrétariat de direction, expérience d'au moins 5 ans, excellente maîtrise d'Word/Excel/PowerPoint, sens de l'organisation et discrétion.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en secrétariat de direction, gestion ou équivalent.
• Expérience confirmée (au moins 5 ans) à un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des techniques de communication écrite et orale.

Responsabilités

• Assister la direction dans la gestion administrative quotidienne : agendas, courriers, préparation et suivi des réunions, rédaction de comptes rendus, gestion des commandes, suivi fournisseurs, factures et des demandes en matière de ressources humaines.
• Accueil physique et téléphonique.
• Elaboration et mise à jour des tableaux organisationnels et des tournées de transports, élaboration et transmission du planning de semaine.
• Suivi administratif des dossiers des usagers et des conventions diverses avec les partenaires.
• Aide ponctuelle au niveau des transports.
• Relation et liaison entre la direction de l'établissements, le siège de l'association et les partenaires institutionnels.
• Structurer, harmoniser et optimiser les processus administratifs de l'établissement.
• Participer à la préparation des réunions et aux documents de rendus comptes de l'activité.
• Assurer un rôle de coordination dans la transmission et l'archivage des documents institutionnels.
• Veiller au respect des procédures internes et au maintien d'un bon climat de travail.

Connaissances

Organisation

Gestion du temps

Discrétion professionnelle

Autonomie

Formation

Bac+2/3 secrétariat de direction

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Assistante de Direction (H/F) 56 - Quéven

Offre n° 211VWBR
Assistante de Direction (H/F)

Le DITEP La découverte est un service médico-social dédié aux enfants, adolescents et jeunes adultes en situation de handicap, entre 6 et 20 ans. Ces derniers présentent des troubles psychiques impactant la relation à autrui et entravant la vie familiale, sociale, scolaire et professionnelle.L'établissement assure l'accueil des enfants et adolescents sur 2 sites géographiques à Quéven et Auray.Cadre général de la mission :Collaborateur(trice) direct(e) de la direction de l'établissement, devant faire preuve d'initiative et d'autonomie certaine, le (la) secrétaire de direction assiste et facilite le travail de l'équipe de direction dans son quotidien. Il ou elle est responsable de l'organisation et de la coordination du secrétariat. Vous êtes force de propositions, y compris sur les aspects liés à la vie institutionnelle et participerez à la construction d'un nouveau projet d'établissement dans une dynamique d'équipe positive et participative.Vous serez en contact avec le public accueilli. Vous ferez partie d'une équipe dynamique et pluriprofessionnelle.L'équipe du secrétariat est composée de deux personnes.Vos missionsAssister la direction dans la gestion administrative quotidienne : agendas, courriers, préparation et suivi des réunions, rédaction de comptes rendus, gestion des commandes, suivi fournisseurs, factures et des demandes en matière de ressources humaines..Accueil physique et téléphonique,Elaboration, mise à jour des différents tableaux organisationnels et des tournées de transports, élaboration et transmission du planning de semaine,Suivi administratif des dossiers des usagers et des conventions diverses avec les partenaires,Aide ponctuelle au niveau des transportsAssurer la liaison entre la direction de l'établissements, le siège de l'association, les partenaires institutionnels.Structurer, harmoniser et optimiser les processus administratifs de l'établissement.Participer à la préparation des réunions et aux documents de rendus comptes de l'activité.Assurer un rôle de coordination dans la transmission et l'archivage des documents institutionnels.Contribuer à la veille réglementaire, notamment dans le cadre des obligations administratives et juridiques de l'établissement.Gérer la circulation de l'information interne et externe avec professionnalisme et confidentialité.Participer à la préparation et au suivi des dossiers stratégiques et opérationnels.Veiller au respect des procédures internes et au maintien d'un bon climat de travail au sein de l'équipe.Seconder et renforcer l'équipe en cas de besoin.Votre profilFormation Bac+2/3 en secrétariat de direction, gestion ou équivalent.Expérience confirmée (au moins 5 ans) à un poste similaireExcellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des techniques de communication écrite et orale.Sens aigu de l'organisation, discrétion professionnelle, rigueur et autonomie.Engagement professionnel, travail en équipe, capacités d'adaptation.Capacité à gérer les priorités et à travailler dans un environnement exigeant.Aptitude à fédérer une équipe et à gérer des situations complexes avec diplomatie.CDI à pourvoir fin aout 2026 temps complet /temps partiel à définir lors de l'entretien.Salaire suivant convention collective 66 - Reprise Ancienneté. possible.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2100.0 Euros à 2200.0 Euros sur 12 mois
• Complémentaire santé
• CSE
• Ordinateur portable
• Reprise ancienneté suivant accord entreprise

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction- En secrétariat de direction, gestion Cette formation est indispensable

Compétences

• Maitrise outils bureautiques Cette compétence est indispensable
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
• Assurer la confidentialité des échanges et informations
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Classer des documents
• Contrôler la conformité des procédures internes
• Gérer la communication interne et externe
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédiger un compte rendu de réunion
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité
• Etre ouvert aux changements

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Autres enseignements

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