Assistante de Direction (H/F)

HOPITAL DE PUGET THENIERS

Puget-Théniers

Sur place

EUR 26 000 - 32 000

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Résumé du poste

CH de Puget‑Théniers recherche une Assistante de Direction à temps plein pour soutenir la direction dans la gestion administrative et le suivi des dossiers. Vous consoliderez les activités de secrétariat et assurerez le bon fonctionnement quotidien du service.

Vous assurez l’accueil, la gestion des appels, la préparation des précédents et procès‑verbaux, ainsi que la diffusion des informations internes. Expérience hospitalière appréciée, formation Bac+2/3 requise.

Qualifications

Diplôme de niveau Bac+2/Bac+3 en assistanat de direction ou secrétariat (BTS SAM, DUT GEA, etc.).
Expérience significative en assistanat, de préférence dans le secteur hospitalier ou public.

Responsabilités

Mise en œuvre et suivi des tâches administratives liées au secrétariat de la Direction.
Accueillir les personnes de manière professionnelle, répondre à leurs questions et les orienter vers les interlocuteurs compétents le cas échéant.
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques.
Prise de rendez‑vous, tenue et suivi de l’agenda de la Direction.
Suivi et transmission des informations relatives aux astreintes, administratives, médicales et techniques.
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès‑verbaux, arrêtés, délibérations.

Connaissances

Confidentialité

Analyse de données

Organisation d'événements

Gestion communication

Gestion agenda

Réception téléphonique

Formation

Bac+2/3 secrétariat

Outils

Pack Office

Intranet

Description du poste

Offre n° 211KJLR Assistante de Direction (H/F)

Le CH de PUGET THENIERS recherche un(e) Assistant(e) de Direction à temps plein. L’assistant(e) de direction accompagne les directeurs afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de leur activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à les seconder : gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers. Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction.

Responsabilités principales

Mise en œuvre et suivi des tâches administratives liées au secrétariat de la Direction.
Accueillir les personnes de manière professionnelle, répondre à leurs questions et les orienter vers les interlocuteurs compétents le cas échéant.
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques.
Prise de rendez‑vous, tenue et suivi de l’agenda de la Direction.
Suivi et transmission des informations relatives aux astreintes, administratives, médicales et techniques.
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès‑verbaux, arrêtés, délibérations.
Élaboration, édition et diffusion des notes de service et d’information.
Rédaction, suivi et classement des conventions.
Archivage des documents institutionnels (papier et numérique) selon un classement clair.
Mise à jour de divers annuaires, organigrammes, documents et données institutionnels.
Prises de notes et rédaction de comptes‑rendus, diffusion des comptes‑rendus et procédures via voie électronique, papier ou affichage.
Préparation et suivi de dossiers, mise à jour des documents dématérialisés sur le serveur et diffusion sur l’intranet.
Gestion du planning d’occupation des salles de réunion, de réservation de matériels.
Gestion du planning d’occupation des chambres de garde, de réservation et logistique ménage/clé.
Coordonner l’arrivée des nouveaux collaborateurs et mettre en place des outils d’intégration.
Réaliser des veilles thématiques et juridiques (évolutions législatives et réglementaires, nouveaux enjeux).
Ouverture, tri, enregistrement et ventilation du courrier arrivant dans l’établissement.
Gestion et diffusion du courrier et des courriels administratifs.
Saisie des courriers émanant de la Direction et du service RH au besoin.
Mise à jour des modèles de courriers sur l’intranet.
Coordonner et/ou répondre aux enquêtes envoyées par les autorités, collecter les informations nécessaires.
Élaboration, mise à jour et diffusion du calendrier des instances de l’établissement.
Rédaction de notes et d’avis pour les instances consultatives et délibératives.
Préparation, organisation, suivi des séances et rédaction des procès‑verbaux.
Préparation des documents de présentation (trame PowerPoint, annexes).
Participation aux réunions de direction, élaboration du compte‑rendu et coordination des informations.
Élaboration du rapport d’activité annuel.
Rôle de référent communication au sein de l’établissement.

Qualifications

Diplôme de niveau Bac+2/Bac+3 en assistanat de direction ou secrétariat (BTS SAM, DUT GEA, etc.).
Expérience significative en assistanat, de préférence dans le secteur hospitalier ou public.

Expérience

Minimum 2 ans d’expérience (indispensable).

Compétences

Assurer la confidentialité des échanges et informations.
Collecter et analyser des données, des informations.
Créer, organiser ou coordonner un évènement.
Gérer la communication interne et externe.
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
Modalités d’accueil.
Planification des tâches et gestion des priorités.
Planifier et organiser des réunions.
Préparer les dossiers pour les réunions de direction.
Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.).
Rédiger un compte‑rendu de réunion.
Tenir à jour des agendas personnels et partagés.
Utiliser les outils numériques.