Assistante de direction (H/F)

Direction Zonale de Police Nationale – Sud-Est; Prévessin; On-site; EUR 22,000 - 26,000; Full time

Job summary

Direction Zonale de Police Nationale – Sud-Est recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour assurer le secrétariat de direction du Service départemental de la Police aux Frontières et contribuer à l’organisation administrative.

Le poste implique la gestion de l’agenda du chef de service, la préparation des réunions, le tri des courriers, le suivi des dossiers et le maintien d’un fonctionnement fluide des activités. Discrétion et sens de l’organisation sont essentiels.

Qualifications

• Poste exercé au sein d’un service à effectifs réduits nécessitant polyvalence, autonomie, réactivité et capacité d’adaptation.
• Travail en proximité directe avec le chef de service et nécessité d’assurer la continuité du secrétariat de direction.
• Le poste nécessite rigueur, disponibilité, sens de l’organisation, capacité à prioriser et aptitude à rendre compte.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de direction et gérer l’agenda du chef de service.
• Préparer et organiser les réunions et rendez-vous institutionnels.
• Rédiger, diffuser et classer les courriers et documents administratifs; suivi des dossiers soumis à signature.
• Veiller au respect des échéances et assurer l’interface avec les services et partenaires.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Capacité d'adaptation

Discrétion

Écoute active

Job description

Groupe RIFSEEP: 1
Placé(e) sous l’autorité directe du chef du Service départemental de la Police aux Frontières, le/la secrétaire administratif(ve) assure le secrétariat de direction et contribue au fonctionnement administratif général du service. À ce titre, il/elle assure le secrétariat du chef de service, la gestion de son agenda, de ses rendez-vous et de ses échéances, ainsi que l’organisation et la préparation des réunions et rendez-vous institutionnels.
Il/elle réceptionne, traite, diffuse et classe les courriers et documents, prépare et met en forme les notes, courriers, comptes rendus, tableaux et documents administratifs, assure le suivi des parapheurs et des dossiers soumis à la signature et veille au respect des échéances.
Il/elle assure l’interface administrative entre le chef de service, les personnels du SDPAF, les services de la DDPN et les partenaires institutionnels, participe au suivi administratif des personnels et des dossiers RH en lien avec les services compétents, élabore et actualise les tableaux de suivi et assure le classement et l’archivage des dossiers.
Il/elle alerte le chef de service sur les dossiers sensibles ou nécessitant un arbitrage et assure la diffusion des informations administratives auprès des personnels.

Le/la titulaire exerce également les fonctions de conseiller(ère) de prévention, correspondant(e) local(e) d’action sociale et sentinelle. À ce titre, il/elle constitue un relais de proximité auprès des personnels, contribue à la prévention des risques professionnels et des situations de mal-être, informe et oriente les agents vers les dispositifs et interlocuteurs compétents (acteurs de soutien) .Ces missions nécessitent discrétion, qualité d’écoute, discernement et respect strict de la confidentialité.

Votre environnement professionnel:

Activités du service: lutter contre l’immigration irrégulière transfrontalières sous toutes ses formes.
Composition et effectifs du service Le Service Départemental de la Police Aux Frontières de l’Ain est composé de 27 agents
Liaisons hiérarchiques Le Chef SDPAF

Liaisons fonctionnelles Direction départementale de la Police nationale de l’Ain ; ensemble des services et bureaux de la DDPN 01 ; services zonaux et nationaux compétents ; acteurs de soutien ; partenaires institutionnels.
Code emploi type: ADM005

Conditions particulières d'exercice

Régime horaire: 40h30 par semaine (horaires variables)

Profil recherché

Poste exercé au sein d’un service à effectifs réduits nécessitant polyvalence, autonomie, réactivité et capacité d’adaptation. Travail en proximité directe avec le chef de service et nécessité d’assurer la continuité du secrétariat de direction. Le poste nécessite rigueur, disponibilité, sens de l’organisation, capacité à prioriser et aptitude à rendre compte.

Présentation de Direction Zonale de Police Nationale – Sud-Est

Direction zonale de Police Nationale – SUD-EST