Assistante de direction

Ministère de l'Intérieur; France; Hybrid; EUR 30,000 - 36,000; Full time

Job summary

Ministère de l'Intérieur recherche un(e) assistant(e) de direction pour le Service Départemental de la Police Aux Frontières ( Ain ). Vous assurerez le secrétariat du chef de service, la gestion de son agenda et l’organisation des réunions institutionnelles.

Vous serez en charge de traiter et classer les documents administratifs, de suivre les dossiers RH et d’assurer l’interface avec les services et partenaires institutionnels tout en respectant la confidentialité.

Qualifications

• Fonctions de secrétariat et soutien à la direction
• Capacité à gérer l’agenda et les rendez-vous
• Préparation des réunions et des documents administratifs
• Interface administrative avec les partenaires et services
• Respect strict de la confidentialité et discrétion exigés

Responsibilities

• Assurer le secrétariat du chef de service et gérer son agenda
• Organiser et préparer les réunions et rendez-vous institutionnels
• Traiter courriers, notes et documents administratifs et assurer leur classement
• Suivre les dossiers RH et les services compétents, établir des tableaux de suivi
• Assurer l’interface avec les personnels et partenaires institutionnels et veiller au respect des échéances

Skills

Polyvalence

Autonomie

Organisation

Rédaction

Travail en équipe

Discrétion et confidentialité

Soutien administratif

Tools

Bureautique

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Description du poste

Placé(e) sous l’autorité directe du chef du Service départemental de la Police aux Frontières, le/la secrétaire administratif(ve) assure le secrétariat de direction et contribue au fonctionnement administratif général du service. À ce titre, il/elle assure le secrétariat du chef de service, la gestion de son agenda, de ses rendez-vous et de ses échéances, ainsi que l’organisation et la préparation des réunions et rendez-vous institutionnels.

Il/elle réceptionne, traite, diffuse et classe les courriers et documents, prépare et met en forme les notes, courriers, comptes rendus, tableaux et documents administratifs, assure le suivi des parapheurs et des dossiers soumis à la signature et veille au respect des échéances.

Il/elle assure l’interface administrative entre le chef de service, les personnels du SDPAF, les services de la DDPN et les partenaires institutionnels, participe au suivi administratif des personnels et des dossiers RH en lien avec les services compétents, élabore et actualise les tableaux de suivi et assure le classement et l’archivage des dossiers.

Il/elle alerte le chef de service sur les dossiers sensibles ou nécessitant un arbitrage et assure la diffusion des informations administratives auprès des personnels.

Le/la titulaire exerce également les fonctions de conseiller(ère) de prévention, correspondant(e) local(e) d’action sociale et sentinelle. À ce titre, il/elle constitue un relais de proximité auprès des personnels, contribue à la prévention des risques professionnels et des situations de mal-être, informe et oriente les agents vers les dispositifs et interlocuteurs compétents (acteurs de soutien).Ces missions nécessitent discrétion, qualité d’écoute, discernement et respect strict de la confidentialité.

Votre environnement professionnel:

Activités du service: lutter contre l’immigration irrégulière transfrontalières sous toutes ses formes.

Composition et effectifs du service

Le Service Départemental de la Police Aux Frontières de l’Ain est composé de 27 agents

Liaisons hiérarchiques

Le Chef SDPAF

Liaisons fonctionnelles

Direction départementale de la Police nationale de l’Ain ; ensemble des services et bureaux de la DDPN 01 ; services zonaux et nationaux compétents ; acteurs de soutien ; partenaires institutionnels.

Conditions particulières d'exercice

Régime horaire : 40h30 par semaine (horaires variables)

Descriptif du profil recherché

Poste exercé au sein d’un service à effectifs réduits nécessitant polyvalence, autonomie, réactivité et capacité d’adaptation. Travail en proximité directe avec le chef de service et nécessité d’assurer la continuité du secrétariat de direction. Le poste nécessite rigueur, disponibilité, sens de l’organisation, capacité à prioriser et aptitude à rendre compte.

Compétences attendues

Vos compétences principales mises en œuvre

• Connaissances techniques
• Connaître l'environnement professionnel
• niveau maîtrise
• requis
• Avoir des compétences en informatique - bureautique
• niveau maîtrise
• requis
• Savoir-faire
• Savoir s'organiser
• niveau maîtrise
• requis
• Savoir rédiger
• niveau maîtrise
• requis
• Savoir travailler en équipe
• niveau maîtrise
• requis
• Savoir-être
• avoir le sens des relations humaines
• niveau maîtrise
• requis
• savoir s'adapter
• niveau maîtrise
• requis
• savoir communiquer
• niveau maîtrise
• requis

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Ce poste permet de développer une expérience polyvalente en secrétariat de direction, gestion administrative, ressources humaines, prévention et accompagnement des personnels. Il permet de renforcer les compétences en matière de gestion administrative et de travail en transversalité et peut ouvrir vers des fonctions administratives à responsabilités accrues ou des postes de gestion spécialisée au sein de la Police nationale.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : voir le formulaire de détachement de mobilité/recrutement disponible à cette adresse : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Qui contacter? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter:

le Chef du S.D.P.A.F. 01 -04.50.28.29.81 / [e-mail]

Durée attendue sur le poste:

Fondement juridique du recrutement

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)

Télétravail possible

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Ain (01)

S.D.P.A.F. 01 – SPAFT Prévessin – 1286 Route de Meyrin – 01280 PREVESSIN-MOENS

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

S.D.P.A.F. 01 – SPAFT Prévessin – 1286 Route de Meyrin – 01280 PREVESSIN-MOENS

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
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