Assistante de Direction Générale – Affaires Générales H/F

Centre Eugène Marquis; Rennes; Hybride; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Centre Eugène Marquis recherche une Assistante de Direction Générale – Affaires Générales H/F en CDI pour assurer le soutien administratif de la Direction Générale et des affaires générales. Vous planifierez réunions, gérerez les dossiers patients et les contentieux, et assurerez le secrétariat au quotidien.

Vous maîtrisez le pack bureautique, avez un Bac+2, de bonnes capacités rédactionnelles et une discrétion exemplaire. Poste à Rennes, rémunération selon grille CCN CLCC.

Qualifications

• Bac+2: BTS ou licence pro d’assistant de gestion ou d’assistant de direction ou équivalent.
• Bonne connaissance du secteur de la santé et des organismes de tutelle.
• Maîtrise des méthodes de classement, d’archivage et de numérisation des documents.

Responsabilités

• Planifier le comité de direction et les réunions des cadres, assurer la logistique et l’ordre du jour.
• Gérer les demandes et réclamations des patients et accompagner les médiations.
• Suivre les dossiers contentieux et les autorisations d’activités en lien avec l’assistante générale.
• Gérer les déplacements, les salles et les recherches d’informations pour les directions.
• Assurer l’accueil et le secrétariat du Directeur Général et des directions associées.
• Rédiger et diffuser les courriers, comptes rendus et notes de service.
• Veiller au respect des échéances et organiser les contacts avec les partenaires et les notaires.

Connaissances

Rigueur

Discrétion

Autonomie

Réactivité

Analyse et synthèse

Formation

Bac+2 (BTS ou Licence pro)

Outils

Outils bureautiques

Archivage et numérisation

Description du poste

Assistante de Direction Générale – Affaires Générales H/F

Caractéristiques

CDI

Descriptif du poste

Au sein de la Direction Générale du Centre, l’assistante de la Direction Générale et des affaires générales assiste les directeurs dans leurs missions rattachées à la Direction Générale.

Mission 1: Administration de la Direction Générale

• Planifier le comité de direction, et les réunions des cadres : Compléter l’ordre du jour en lien avec l’assistante de la direction générale "Stratégie" et assurer la logistique des réunions
• Préparer les réunions de la Commission Des Usagers (CDU) en lien avec la Direction qualité, risques et évaluation et en assurer le compte rendu
• Réaliser le rapport d’activité de la CDU en lien avec la Direction qualité, risques et évaluation.
• Assurer le suivi des relevés de décision

Mission 2: Relations administratives avec le patient

• Enregistrer et vérifier la complétude des demandes d’accès au dossier médical en respectant la procédure mise en place et les relayer aux archives
• Prendre en charge les demandes et réclamations des patients vis-à-vis du Centre
• Accueillir les patients et leurs proches dans le cadre de demandes pouvant nécessiter l’intervention du médiateur ou du directeur
• Répondre en officialisant la position du Centre, assurer le suivi des dossiers de médiation

Mission 3: Suivi du contentieux

• Enregistrer les dossiers de contentieux et en assurer le suivi

Mission 4: Suivi des dossiers d’autorisation

• Gérer et suivre les dossiers d’autorisations d’activités en lien avec l’Assistante de Direction Générale – Stratégie

Mission 5: Accueil des donateurs et legs

• Informer les particuliers sur les démarches
• Accueillir les donateurs
• Instruire et suivre les legs en lien avec la Direction des Affaires Générales et la Direction du Patrimoine : lien avec les notaires, préparation des délibérations pour le Conseil d’Administration.

Mission 6: Contribuer à l’organisation des concours de recrutement des médecins spécialistes

• Assurer l’organisation des concours en respectant la procédure en place
• Gérer la logistique (salle, visioconférence ...)
• Accueillir le candidat et les membres du jury

Mission 7: Activités indispensables au fonctionnement du secrétariat de Direction

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Traiter le courrier
• Assurer la mise en forme des divers supports (courriers, comptes rendus, présentations, notes de service à diffuser ...)
• Gérer les agendas des directeurs (DGl, DGA, Directeur des Affaires Générales, des Coopérations et des Projets)
• Renseigner le planning RH du Directeur Général (logiciel GTA)
• Gérer la boîte mail "secrétariat de la direction"
• Veiller au respect des échéances
• Assurer la logistique des réunions
• Organiser et réserver les déplacements des directeurs
• Gérer les réservations des salles de réunion et des voitures
• Assurer le suivi des enquêtes
• Mettre à jour les annuaires auprès des organismes
• etc.

Compétences requises

Titulaire d’un diplôme Bac+2: BTS ou licence professionnelle d’assistant de gestion, ou d’assistant de direction, ou équivalent.

Vous avez une bonne connaissance du secteur de la santé, du fonctionnement des établissements de santé et des organismes de tutelle.

Vous possédez de bonnes compétences rédactionnelles et êtes à l’aise avec les outils de bureautique. Vous maîtrisez les méthodes de classement, d’archivage et les techniques de numérisation des documents.

Vous savez faire preuve de discrétion, de réactivité et d’autonomie dans votre travail. Votre rigueur, votre sens de l’initiative ainsi que vos capacités d’analyse et de synthèse sont des atouts majeurs. Vous savez anticiper les besoins, faire preuve de diplomatie et entretenir de bonnes relations avec vos interlocuteurs.

CDI temps plein. Poste à pourvoir dès que possible.

Rémunération selon la grille de la CCN des CLCC.

Centre Eugène Marquis

Avenue de la Bataille
Flandres-Dunkerque (entrée Villejean)
CS 44229
35042 RENNES CEDEX

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