Assistante de Direction – Coordination & Projets à Bordeaux

ARS NOUVELLE AQUITAINE; Nouvelle-Aquitaine; Hybrid; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

ARS Nouvelle-Aquitaine recherche une Assistante / Assistant de direction pour soutenir la direction et la délégation dans l’organisation quotidienne des activités.

Poste basé à Bordeaux, en CDI de droit public, catégorie B ou C, corps et grade Secrétaire administratif-ve ou Adjoint-e administratif-ve. Le rôle inclut l’accueil, la gestion du courrier, le planning et la coordination des réunions pour assurer une administration efficace et une communication fluide au sein de la délégation.

Qualifications

• Catégorie: B OU C
• Corps et grade: Secrétaire administratif-ve OU Adjoint-e admnistratif-ve
• Si vous êtes en CDI de droit public : recrutement possible par portabilité ou congé de mobilité
• Si vous êtes en CDI sous convention collective du régime général : Catégorie: Employé-e
• Niveau : 4
• Niveau: 4A à 5A

Responsibilities

• Gérer les déplacements de la directrice et de la directrice adjointe, et, le cas échéant, des autres membres de la direction
• Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile
• Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels
• Assurer la gestion du courrier et gérer le circuit de signature sur le logiciel Elise
• Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction
• Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques
• Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers…
• Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez‑vous dont CODIR DG, CODIR DD33
• Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires
• Gérer le planning des astreintes
• Superviser le pool des assistants de la DD33
• Evaluer, signaler et orienter les urgences
• Gérer le planning de la Cellule Départementale d’appui (CDA)
• Assurer des fonctions de correspondant-e (par exemple: RH, logistique achats, déplacements)
• Participer à l’action de communication publique de la délégation
• Participer aux actions de QVCT

Job description

ARS Nouvelle-Aquitaine recherche une Assistante / Assistant de direction pour soutenir la direction et la délégation dans l’organisation quotidienne des activités.

Poste basé à Bordeaux, en CDI de droit public, catégorie B ou C, corps et grade Secrétaire administratif-ve ou Adjoint-e administratif-ve. Le rôle inclut l’accueil, la gestion du courrier, le planning et la coordination des réunions pour assurer une administration efficace et une communication fluide au sein de la délégation.