Assistante / assistant de direction H/F

Agence régionale de santé Nouvelle-Aquitaine; Nouvelle-Aquitaine; Hybrid; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

ARS Nouvelle-Aquitaine recherche une Assistante / Assistant de direction pour soutenir la direction et la délégation dans l’organisation quotidienne des activités.

Poste basé à Bordeaux, en CDI de droit public, catégorie B ou C, corps et grade Secrétaire administratif-ve ou Adjoint-e administratif-ve. Le rôle inclut l’accueil, la gestion du courrier, le planning et la coordination des réunions pour assurer une administration efficace et une communication fluide au sein de la délégation.

Qualifications

• Catégorie: B OU C
• Corps et grade: Secrétaire administratif-ve OU Adjoint-e admnistratif-ve
• Si vous êtes en CDI de droit public : recrutement possible par portabilité ou congé de mobilité
• Si vous êtes en CDI sous convention collective du régime général : Catégorie: Employé-e
• Niveau : 4
• Niveau: 4A à 5A

Responsibilities

• Gérer les déplacements de la directrice et de la directrice adjointe, et, le cas échéant, des autres membres de la direction
• Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile
• Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels
• Assurer la gestion du courrier et gérer le circuit de signature sur le logiciel Elise
• Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction
• Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques
• Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers…
• Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez‑vous dont CODIR DG, CODIR DD33
• Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires
• Gérer le planning des astreintes
• Superviser le pool des assistants de la DD33
• Evaluer, signaler et orienter les urgences
• Gérer le planning de la Cellule Départementale d’appui (CDA)
• Assurer des fonctions de correspondant-e (par exemple: RH, logistique achats, déplacements)
• Participer à l’action de communication publique de la délégation
• Participer aux actions de QVCT

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

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Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

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Intitulé du poste

Assistante / assistant de direction H/F

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Description de la mission

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Direction: Délégation départementale de la Gironde

Localisation géographique du poste: Bordeaux

L’ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l’Agence. Elles sont en particulier l’interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements départementales encouragent le développement d’une politique de proximité avec une vision intégrée de l’ensemble du champ de compétence de l’ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d’action de l’ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité.

Ainsi, la Délégation Départementale de la Gironde est composée de 6 départements :

• Défense et gestion des risques sanitaires


• Prévention-Santé mentale


• Offre des soins de ville


• Offres de soins hospitaliers


• Personnes âgées


• Personnes handicapées

Enfin, les projets SEGUR sont assurées de façon interdépartementale.

Objectif du poste : Assister la direction et la directrice adjointe dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités de la Délégation départementale en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Activités principales

• Gérer les déplacements de la directrice et de la directrice adjointe, et, le cas échéant, des autres membres de la direction,


• Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile,


• Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels,


• Assurer la gestion du courrier et gérer le circuit de signature sur le logiciel Elise,


• Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction,


• Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,


• Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers…,


• Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez‑vous dont CODIR DG, CODIR DD33,


• Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires,


• Gérer le planning des astreintes,


• Superviser le pool des assistants de la DD33,


• Evaluer, signaler et orienter les urgences,


• Gérer le planning de la Cellule Départementale d’appui (CDA),


• Assurer des fonctions de correspondant‑e (par exemple: RH, logistique achats, déplacements),


• Participer à l’action de communication publique de la délégation,


• Participer aux actions de QVCT.

Si vous êtes fonctionnaire, recrutement possible selon les conditions suivantes :

Catégorie: B OU C

Corps et grade: Secrétaire administratif-ve OU Adjoint-e admnistratif-ve

Si vous êtes en CDI de droit public : recrutement possible par portabilité ou congé de mobilité

Si vous êtes en CDI sous convention collectivede la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général :

Catégorie: Employé-e

Niveau : 4 OU 5A

Si vous n’êtes pas concernés par l’un des statuts cités ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d’une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable.

Niveau: Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel.

(voir détails dans la fiche de poste en pièce jointe)

Localisation du poste

Europe, France, Nouvelle-Aquitaine

Lieu

103 bis rue Belleville - CS 91704 33063 Bordeaux

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

SA: Secrétaires administratifs relevant des ministres des affaires sociales (Catégorie B)

Si autre corps, précisez :

Adjoint-e Administratif-ve (catégorie C) - RIFSEEP groupe 1

Niveau

Niveau 4

Si autre niveau, précisez :

4A à 5A

Document autre (Visible Candidat)

Dossier de candidature_ARS NA.docx (177 Ko)