Assistante copropriétés

Bonnot Immo; La Teste-de-Buch; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Bonnot Immo recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) en première ligne de relation client. Vous assurez l’accueil et les échanges, le traitement des appels et des courriels, et la tenue du registre des appels pour le portefeuille.

Vous participez à la mise en œuvre des décisions d’AG/CS et préparez devis, courriers et suivis administratifs. Autonome et rigoureux(se), vous garantissez le maintien des dossiers, la saisie des factures et la liaison avec le gestionnaire.

Qualifications

• Expérience en accueil et tâches administratives.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de la messagerie.

Responsabilités

• Gestion du téléphone, des courriels (entrées et sorties), tenue du registre des appels pour le portefeuille
• Réception des clients
• Mise en œuvre des décisions d’AG ou de CS en liaison avec les directives du gestionnaire
• Demande de devis
• Rédaction et envoi des OS
• Collecte des informations de tous les interlocuteurs et restitution quotidienne au gestionnaire
• Constitution et suivi des dossiers sinistres + Point mensuel avec le gestionnaire (tableau)
• Suivi de la planification des travaux, dépannages…
• Mise à jour des contrats, CE, immatriculation
• Questionnaire notaire: transmission devis du pré-état daté au client
• Tableau badges/télécommandes: prix à jour pour info accueil
• Rédaction de courriers sur la demande du gestionnaire
• Saisie des facture contractuelles
• Reprise copro: infos aux intervenants du changement de syndic
• Fournir à la comptabilité les coordonnées (adresse, mail, téléphone, RIB) des nouveaux fournisseurs (intervenants)
• Autonomie, rigueur, courtoisie, patience
• Gestion du stress
• Gestion du temps
• Présentation convenable à la clientèle (tenue vestimentaire correcte, maintien)
• Rangement quotidien de l’espace de travail
• Maîtrise du logiciel informatique professionnel (formation à la demande)
• Parfait relationnel en binôme avec le gestionnaire

Connaissances

Accueil client

Gestion administrative

Rigueur

Autonomie

Organisation

Saisie de documents

Description du poste

Ce poste est le premier relais entre la clientèle et l’entreprise.

Ce travail s’effectue en interaction avec le gestionnaire, les copropriétaires t les fournisseurs.

• Gestion du téléphone, des courriels (entrées et sorties), tenue du registre des appels pour le portefeuille
• Réception des clients
• Mise en œuvre des décisions d’AG ou de CS en liaison avec les directives du gestionnaire
• Demande de devis
• Rédaction et envoi des OS
• Collecte des informations de tous les interlocuteurs et restitution quotidienne au gestionnaire
• Constitution et suivi des dossiers sinistres + Point mensuel avec le gestionnaire (tableau)
• Suivi de la planification des travaux, dépannages…
• Mise à jour des contrats, CE, immatriculation
• Questionnaire notaire: transmission devis du pré-état daté au client
• Tableau badges/télécommandes: prix à jour pour info accueil
• Rédaction de courriers sur la demande du gestionnaire
• Saisie des facture contractuelles
• Reprise copro: infos aux intervenants du changement de syndic
• Fournir à la comptabilité les coordonnées (adresse, mail, téléphone, RIB) des nouveaux fournisseurs (intervenants)
• Autonomie, rigueur, courtoisie, patience
• Gestion du stress
• Gestion du temps
• Présentation convenable à la clientèle (tenue vestimentaire correcte, maintien)
• Rangement quotidien de l’espace de travail
• Maîtrise du logiciel informatique professionnel (formation à la demande)
• Parfait relationnel en binôme avec le gestionnaire