Assistante / assistant de direction (H/F)

Agence Régionale de Santé Occitanie (Ars Occitanie); Montpellier; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

L’Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie) recrute un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la DOSA: organisation des agendas, préparation des réunions et déplacements, et gestion des priorités au quotidien. Vous assurez la coordination des dossiers, suivez les circuits de validation, et facilitez les échanges entre la direction, les équipes et les partenaires institutionnels.

Doté(e) d’un Bac+2 minimum, vous aimez le travail en équipe et serez un facilitateur au sein d’une

Qualifications

• Diplôme Bac+2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou management des organisations.
• Expérience souhaitée en assistanat de direction ou coordination administrative.
• Connaissance de l’environnement institutionnel et du secteur de la santé est un atout.

Responsibilities

• Organiser les agendas, réunions et déplacements de la direction.
• Assurer le suivi des dossiers et les circuits de validation.
• Faciliter les échanges entre la direction, les équipes et les partenaires institutionnels.
• Contribuer à l’amélioration des méthodes de travail et au développement des outils de suivi.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Communication écrite/orale

Travail en équipe

Anticipation

Discrétion

Education

Bac+2 minimum en assistanat/ gestion

Tools

Bureautique et outils collaboratifs

Job description

Description de la mission:

Au sein de la Direction de l’offre de soins et de l’autonomie (DOSA) de l’ARS Occitanie, vous occuperez un rôle essentiel d’appui, d’organisation et de coordination auprès de l’équipe de direction.

Véritable interface entre la direction, les équipes et les partenaires institutionnels, vous contribuerez au bon fonctionnement de la direction, à la fluidité des échanges et au suivi des dossiers prioritaires.

À ce titre, vos principales missions seront les suivantes:

Accompagner l’équipe de direction dans ses activités quotidiennes: organiser les agendas, réunions et déplacements, anticiper les échéances, préparer les dossiers et faciliter la gestion des priorités.

Assurer la coordination et le suivi des dossiers: suivre les demandes institutionnelles, organiser les circuits de validation et de signature, veiller au respect des échéances et alerter sur les points nécessitant une attention particulière.

Faciliter la circulation de l’information: assurer une interface efficace entre la direction, les équipes de l’ARS, les délégations départementales et les partenaires institutionnels, dans un souci de réactivité et de qualité des échanges.

Contribuer au fonctionnement collectif de la direction: participer à la coordination des activités des assistantes, favoriser la continuité du secrétariat et accompagner l'organisation des activités transversales.

Participer à l’amélioration des méthodes de travail: proposer des solutions pour simplifier les processus administratifs, développer les outils collaboratifs et concevoir des supports de suivi adaptés aux besoins de la direction.

Au-delà des activités d’assitanat, ce poste vous permettra de jouer un véritable rôle de facilitateur au sein d’une direction engagée dans la mise en œuvre des politiques régionales de santé. Vous évoluerez dans un environnement dynamique, où votre autonomie, votre sens de l’anticipation et votre capacité à prendre des initiatives seront pleinement mobilisés.

Profil recherché

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à anticiper? Vous appréciez les environnements dynamiques, les missions variées et le travail en équipe? Vous souhaitez mettre vos compétences au service d’une direction engagée dans les politiques de santé?

Ce poste est fait pour vous!

Votre formation et votre expérience:

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2 minimum, idéalement en assistanat de direction, gestion administrative ou management des organisations (BTS Support à l’action managériale, BTS Gestion de la PME, BUT GEA ou équivalent) .

Vous disposez idéalement d’une expérience professionnelle dans des fonctions d’assistanat de direction ou de coordination administrative.

Une connaissance de l’environnement institutionnel et du secteur de la santé constitue un atout.

Vos compétences

• Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs ainsi que les techniques de communication écrite et orale.
• Vous savez organiser et prioriser les activités, gérer plusieurs sollicitations simultanément et respecter les échéances.
• Vous êtes capable d’assurer le suivi de dossiers, de synthétiser des informations et de produire des documents professionnels de qualité.
• Vous savez faciliter les échanges entre différents interlocuteurs et proposer des améliorations pour optimiser les méthodes de travail.

Vos qualités personnelles

• Anticipation et esprit d’initiative: vous identifiez les besoins et proposez des solutions adaptées.
• Autonomie et sens des responsabilités: vous savez prendre des initiatives avec discernement et rendre compte à bon escient.
• Rigueur et fiabilité: vous faites preuve de méthode et veillez à la qualité du travail réalisé.
• Réactivité et adaptabilité: vous gérez les imprévus et les changements de priorités avec efficacité.
• Discrétion et confidentialité: vous faites preuve de réserve dans le traitement des informations sensibles.
• Diplomatie et esprit d’équipe: vous appréciez le travail collectif et savez entretenir des relations professionnelles constructives.

Votre sens du service, votre engagement professionnel et votre capacité à faciliter le travail collectif seront des atouts essentiels pour réussir dans cette fonction.

Présentation de Agence Régionale de Santé Occitanie (Ars Occitanie)

Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie)