Assistante / assistant de direction (H/F)

Agence Régionale de Santé Provence-Alpes-Côte-d'Azur (Ars Provence-Alpes-Côte-d'Azur); Marseille; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Agence Régionale de Santé Provence-Alpes-Côte-d’Azur (ARS PACA) recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir l’équipe dirigeante à Marseille, assurer l’interface entre les interlocuteurs internes et externes et faciliter l’organisation quotidienne.

Sous l’autorité directe de la Directrice départementale des Bouches-du-Rhône, vous gérez les agendas, organisez les réunions et déplacements, préparez les dossiers et assurez le suivi des dossiers et des courriers.

Qualifications

• Environnement professionnel et administratif
• Processus et circuits internes à l’ARS
• Techniques administratives
• Outils bureautiques et informatiques
• Systèmes de classement et d’archivage

Responsabilités

• Gérer les agendas et organiser les réunions, rendez‑vous et déplacements
• Assurer l’interface entre la direction, les services et les partenaires
• Traiter le courrier entrant et orienter les demandes
• Rédiger comptes rendus et relevés de décisions lorsque nécessaire
• Participer à la préparation des ordres du jour et à la diffusion des documents
• Gérer le calendrier et le matériel d’astreinte des cadres

Connaissances

Organisation

Gestion d'agenda

Prise de notes

Filtrer informations

Archivage

Outils bureautiques

Communication

Adaptabilité

Outils

MS Office

Description du poste

Placé(e) sous l'autorité directe de la Directrice départementale des Bouches-du-Rhône et de ses deux directrices adjointes, vous assistez l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son activité. Vous assurez l'interface entre les interlocuteurs internes et externes et la direction, notamment pour la communication, la coordination et le traitement de l'information.

Vous travaillez en binôme avec une autre assistante de direction, pour garantir la continuité du service.

Vos missions:

Appui à l'équipe de direction

• Gérer les agendas de la Directrice départementale et des directrices adjointes.
• Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et temps de représentation: préparation des dossiers, coordination avec les organisateurs externes, réservations.
• Suivre les échéances, les relances et les priorités, y compris la programmation des bilatérales et le rappel des délais de réponse aux courriers.
• Suivre les dossiers ponctuels et les affaires réservées.
• Mettre en forme et diffuser les documents utiles à l'activité de direction.

Interface et coordination

• Assurer le lien entre la direction, les services de la DD13, le siège de l'ARS et les partenaires institutionnels.
• Accueillir, filtrer et orienter les demandes internes et externes, et veiller à la qualité des réponses.
• Gérer les boîtes fonctionnelles: tri et orientation des sollicitations.

Gestion du courrier (Référente ELISE)

• Traiter le courrier entrant et l'orienter vers les services compétents.
• Saisir les courriers sortants, les mettre à la signature et en assurer le suivi.
• Accompagner les agents dans l'utilisation de l'application ELISE.

Référente RH et logistique

• Être l'interlocutrice de proximité des services RH et logistiques pour la DD13.
• Recueillir les demandes des agents et organiser leur traitement avec l'encadrement.
• Suivre les congés des cadres de la direction.
• Gérer le calendrier et le matériel d'astreinte des cadres de la DD13.

Préparation de réunions

• Préparer les ordres du jour et rassembler les notes et dossiers préparatoires.
• Diffuser les documents aux participants.
• Rédiger, le cas échéant, un compte rendu ou un relevé de décisions.

Autres activités

• Gérer et suivre la carte achats de la DD13.

Profil recherché

Connaissances

• Environnement professionnel, institutionnel et administratif
• Processus et circuits internes à l'ARS
• Techniques administratives
• Outils bureautiques et informatiques
• Systèmes de classement et d'archivage

Savoir-faire

• Organiser des réunions
• Prendre des notes et utiliser les techniques de lecture rapide
• Filtrer et orienter les informations
• S'adapter à différents interlocuteurs
• Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être

• Réactivité
• Sens de l'écoute et du dialogue
• Esprit d'équipe
• Rigueur
• Sens de l'analyse et de la synthèse
• Discrétion professionnelle
• Capacité d'adaptation

Présentation de Agence Régionale de Santé Provence-Alpes-Côte-d'Azur (Ars Provence-Alpes-Côte-d'Azur)

Agence Régionale de Santé Provence-Alpes-Côte-d'Azur (ARS Provence-Alpes-Côte-d'Azur)