DOS 33 - ASSISTANT-E DE DIRECTION (H/F)

Agence Régionale de Santé Nouvelle Aquitaine (Ars Nouvelle Aquitaine); Bordeaux; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Agence Régionale de Santé Nouvelle Aquitaine (ARS Nouvelle Aquitaine) recherche un agent administratif pour appuyer l’organisation quotidienne du travail et le suivi des dossiers au sein de la direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective, à Bordeaux.

Vous assurez l’accueil, la gestion des courriers et des agendas, rédigez des notes et élaborez des tableaux de bord en lien avec les autres directions. Poste exigeant, disponible et discret, en contexte public.

Qualifications

• Connaissances bureautiques et outils collaboratifs
• Environnement administratif et institutionnel
• Gestion de l’information
• Organisation, méthode et processus
• Rédaction et communication écrite

Responsabilités

• Organiser l’agenda et les réunions du directeur délégué
• Préparer les dossiers et rédiger des supports et notes
• Gérer les contacts et les déplacements des agents
• Assurer l’accueil et la gestion du courrier et des messages
• Constituer des tableaux de bord et suivre les échéanciers et statistiques

Description du poste

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Espace Rodesse
103 bis rue Belleville
CS91704
BORDEAUX CEDEX

Direction: Direction de l'Offre de Soins

Direction: Direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective

Localisation géographique du poste: Bordeaux

La direction de l’offre de soins (DOS) est notamment compétente sur les champs suivants: formation et suivi des professionnels de santé, structuration globale de l’offre de soins de ville et hospitaliers, allocation de ressources et supervision budgétaire des établissements de santé et autres offreurs de soins, promotion de l’efficience de l’offre de soins et médico-sociale (mission partagée avec la DPSA) , prospective/innovation/préparation aux situations sanitaires exceptionnelles, coordination, pour l’ensemble de l’ARS, des parcours de santé concernant des pathologies ou types de pathologies.

• Ressources humaines en santé et prospective
• Organisation des soins de ville et hospitaliers
• Financement de l’offre de soins
• Efficience de l’offre de soins et médico-sociale (direction déléguée transversale).

La direction déléguée aux Ressources humaines en santé et à la prospective est composée de 2 pôles

• Le pôle ressources humaines en santé(23 agents) est en charge des actions régionales en matière de démographie, de formation et de gestion des professionnels de santé. Il construit avec les partenaires la feuille de route régionale des ressources humaines en santé qui définit les actions de court, moyen et long terme à mettre en œuvre afin de garantir l'adaptation des RH en santé aux besoins des populations dans tous les territoires d'une part, à l'évolution des prises en charge et des modalités d'exercice d'autre part.
• Le pôle études et statistiques (15 agents) définit la stratégie data permettant de répondre aux besoins de pilotage et d'aide à la décision de l'ensemble des secteurs de l'agence: santé publique, prévention, médico-social et sanitaire.

Définition du poste

Apporter son appui dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au suivi des dossiers en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées au sein de la direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective.

Relations internes: Ensemble des directions de l’agence.

Relations externes: Services de l’Etat, administrations centrales, organismes d’assurance maladie, élus de Nouvelle-Aquitaine (parlementaires, conseillers départementaux et régionaux, maires, présidents de communautés d’agglomérations) , établissements de santé, établissements médico-sociaux, facultés et université, instituts de formation…etc.

Profil recherché

Activités essentielles

• Assurer l’organisation de l’agenda du directeur délégué,
• Organiser les différentes réunions des équipes de direction (préparation des fonds de dossiers, rédaction de messages, de supports, de présentations, de comptes rendus ou de notes, du suivi des décisions prises) ,
• Gérer les listes de contacts de la direction déléguée,
• Gérer les déplacements du directeur et des agents de la direction déléguée,
• Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile pour les équipes de direction,
• Evaluer, signaler et orienter les urgences,
• Gérer la boite de messagerie fonctionnelle de la direction déléguée ainsi que la messagerie commune à la DOS concernant les déplacements des agents,
• Elaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques et en assurer le suivi en lien avec les autres directions,
• Assurer l’accueil téléphonique et physique et prendre les rendez-vous,
• Assurer la gestion et le suivi du courrier (dont les courriers élus en lien avec le cabinet) impliquant l’utilisation notamment de l’outil ELISE,
• Mettre en œuvre et assister les équipes dans l’archivage des documents numériques et physiques de la direction déléguée,
• Participer à l’organisation des évènements internes et externes de la direction déléguée,
• Assurer les interfaces avec les autres directions et la direction générale.

Activités annexes

• Appui ponctuel au pôle RHS,
• Appui ponctuel au pôle études et statistiques,
• Suppléer de façon régulière le secrétariat de direction de la Direction déléguée à l’efficience et à la transformation numérique du système de santé pendant les congés de l’assistante,
• Suppléer de façon ponctuelle le secrétariat de la DOS et des autres directions métiers.

Spécificités du poste / Contraintes

• Poste exposé et exigeant, notamment en termes de disponibilité, réactivité, rigueur, capacités relationnelles et discrétion professionnelle,
• Variété et complexité des sujets et des dossiers traités.

Rattachement hiérarchique: Directeur délégué aux professionnels de santé et de la prospective.

Compétences requises

Connaissances:

• BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS
• ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL
• GESTION DE L’INFORMATION
• ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS
• TECHNIQUES DE RÉDACTION

Savoir-faire:

• COMMUNIQUER
• CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT
• PRIORISER
• PLANIFIER
• ARCHIVER

Savoir-être:

• ÊTRE AUTONOME
• ESPRIT D’INITIATIVE
• FACULTÉ D’ADAPTATION
• FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION
• SENS DE L’ORGANISATION
• AISANCE RELATIONNELLE
• AVOIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE
• RÉACTIVITÉ
• ÊTRE RIGOUREUX
• DISPONIBILITE

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Présentation de Agence Régionale de Santé Nouvelle Aquitaine (Ars Nouvelle Aquitaine)

Agence Régionale de Santé Nouvelle Aquitaine (ARS Nouvelle Aquitaine)