ASSISTANTE ADMINISTRATIVE SPECIALISÉE

Département de l'Essonne; Mennecy; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant

Mutuelle et prévoyance

CNAS prestations

Formation continue

Résumé du poste

Le Département de l’Essonne recrute un(e) assistant administratif spécialisé (H/F) pour le pôle accueil accompagnement inclusion à Mennecy. Vous participez à la gestion des dossiers, à l’organisation et à l’accueil du public.

Titulaire d’un bac +2 en administratif/secrétariat, vous maîtrisez Word et Excel, et vous savez rédiger des documents. Rigueur, sens de l’organisation et discrétion sont attendus pour ce poste au cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux.

Qualifications

• Issu d’une formation bac +2 en administratif/secrétariat et une première expérience dans un poste similaire.
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise de la rédaction et des outils bureautiques (Word, Excel).

Responsabilités

• Rédiger et mettre en forme courriers et documents administratifs.
• Gérer les agendas et le suivi des activités du service.
• Accueillir et renseigner le public, orienter vers le service compétent.
• Classer et archiver des documents et assurer le respect des procédures.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Bon relationnel

Aisance à l’oral

Autonomie

Discrétion

Écoute et empathie

Formation

Bac +2 en administratif/secrétariat

Outils

Word

Excel

Description du poste

Vos missionsASSISTANTE ADMINISTRATIVE SPECIALISÉE (H/F)

Informations générales

Référence de l'offre: 91260522001802

Type de contrat: Emploi permanent

Lieu de travail: MENNECY

Vos missions

La DGA solidarités conduit l’action sociale sur le territoire de l’Essonne et développe une offre de service du premier au grand âge.

Chef de file de l’action sociale, elle œuvre ainsi auprès des populations les plus fragiles, par une action dynamique et attentive à l’évolution des besoins des publics défavorisés.

Ses missions s’inscrivent dans les champs de la protection maternelle et infantile et de la santé, de la prévention et la protection de l’enfance, de l’aide aux personnes en perte d’autonomie (personnes âgées et en situation de handicap), de la lutte contre les exclusions et des aides aux familles en difficulté, de l’insertion et du retour à l’emploi (bénéficiaires du RSA et jeunes en difficulté).

Le Département de l’Essonne recrute pour sa direction de l’Insertion et de l’Accompagnement Social (DIAS) :

Un assistant administratif spécialisé (H/F)

Pôle accueil accompagnement inclusion – Mennecy

Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?

Le Département de l’Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».

Au service d’1,3 millions d’habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.

Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture… votre futur poste vous attend ! Choisir le Département de l’Essonne c’est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l’âme d’un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !

La direction de l’insertion et de l’accompagnement social (DIAS) assure la conception, le pilotage et la mise en œuvre de la politique d'insertion et d’action sociale départementale et a pour mission d'aider les personnes en difficulté à retrouver ou développer leur autonomie de vie.

L’assistant administratif spécialisé recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Il suit et gère les dossiers administratifs les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il accueille, oriente et renseigne le public. Il représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers, des élus et partenaires extérieurs.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

Traitement des dossiers et saisie de documents :

• Rédiger et mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs (notes synthétiques, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et commissions, bilans, arrêtés).
• Utiliser les outils informatiques et les logiciels de gestion.
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires.
• Classement et archivage de documents.

Planification et suivi :

• Gérer les agendas du supérieur hiérarchique et/ou de l'équipe.
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
• Assurer l'organisation administrative des réunions, des commissions, des missions.
• Recenser et gérer les besoins logistiques (fournitures, personnels, photocopieurs…).
• Contrôler le respect des échéances et des normes réglementaires.

Accueil physique et téléphonique du public :

• Recevoir et orienter les demandes.
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous.
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations.

Votre profil

Issu d’une formation bac +2 en administratif/secrétariat, vous disposez d’une première expérience réussie dans un poste similaire.

Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et services territoriaux.

Vous disposez d’une facilité de rédaction (orthographe et syntaxe) et maitrisez des techniques de secrétariat et des outils bureautique, notamment Word et Excel.

• Rigueur, sens de l’organisation
• Bon relationnel, aptitude à travailler en équipe
• Aisance à l’oral, autonome et prise d’initiative
• Discrétion professionnelle, neutralité et respect de la confidentialité
• Enfin, vous avez une capacité à vous adapter au public : faire preuve d’écoute, d’empathie et de respect.

Autres informations

Conditions d’exercice :

• Travail en bureau sur poste informatique
• Respect de la confidentialité envers tout le public
• Remplacement possible en lien avec les professionnels des autres pôles de la DIAS

Poste basé à Mennecy, à pourvoir dès que possible sur le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux (catégorie B, filière administrative) ou contractuel (CDD 1 an renouvelable)

39 heures par semaine, 50 jours de congés (Congés annuels + RTT)

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance.

Prestations sociales du CNAS
Tickets restaurant
Participation 75% du titre Navigo
CET
Accès facilité à la formation
Conditions particulières