Assistante administrative

Centre Hubertine Auclert; Paris; Hybrid; EUR 25,000 - 34,000; Full time

Job summary

Le Collectif Féministe Contre le Viol (CFCV) recherche une assistante administrative pour assurer le bon fonctionnement de l'association, le secrétariat général, la gestion courante du personnel et le suivi des procédures.

Vous travaillerez sous la supervision de la coordinatrice administrative et de l’adjointe à la coordination, réaliserez la rédaction de courriers, la gestion des agendas et le classement des documents, tout en garantissant confidentialité et respect du RGPD.

Qualifications

• Assurer le secrétariat général et l’accueil
• Rédiger notes et comptes rendus avec orthographe et style adaptés
• Gérer les agendas et les déplacements, classer et archiver l’information
• Suivre les devis, commandes et factures, et aider à la paie
• Connaître le RGPD et la confidentialité des données

Responsibilities

• Secrétariat général de l’association
• Gestion administrative courante
• Appui aux publications et aux formations
• Suivi administratif du personnel et des procédures RH
• Préparation des pièces pour la comptabilité et subventions
• Classement et archivage conformes à la confidentialité

Skills

Accueil téléphonique

Rédaction de documents

Gestion des agendas

Archivage et classement

Communication en équipe

RGPD

Education

Bac +2 souhaité en secrétariat

Bac en secrétariat (niveau 4)

Tools

Suite Office

Job description

L’association : Le Collectif Féministe Contre le Viol (CFCV)

Le CFCV porte trois lignes nationales d'écoute, anonymes et gratuites, destinées aux personnes victimes de viols et d'agressions sexuelles :

- « Viols Femmes Informations » (0 800 05 95 95), ouverte le 8 mars 1986 : écoute, soutien, conseil, orientation et suivi des victimes. Depuis près de 40 ans, l'association a recueilli plus de 87 000

- « Violences Sexuelles dans l'Enfance » (VSE, 0 805 802 804), ouverte le 21 septembre 2021, dont la gestion a été confiée au CFCV par la CIIVISE pour recueillir témoignages et recommandations de personnes majeures victimes de violences sexuelles dans l'enfance

- Une ligne dédiée aux victimes de Joël Le Scouarnec, à leurs proches et aux professionnel·les mobilisé·es sur le procès, ouverte en juillet 2025.

Au-delà de l'écoute téléphonique, l'association accompagne les victimes dans leurs démarches judiciaires, réalise des signalements et des attestations, anime des groupes de parole, mène des actions de prévention en milieu scolaire, forme des professionnel·les et de futur·es professionnel·les, contribue à la recherche, et intervient dans le débat public et auprès des instances nationales et territoriales.

Description du poste

Rattachée à la coordinatrice administratice et l’adjointe à la coordination, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'association et de ses missions.

1. Secrétariat général
2. Gestion administrative courante
3. Appui aux publications
4. Appuis aux formations :

Pour le détail, voir dans les missions ci-dessous

1. Secrétariat général :

• Accueil physique et téléphonique du standard administratif (hors lignes d'écoute)
• Gestion du courrier et des e-mails, rédaction et mise en forme des courriers, notes et comptes rendus
• Gestion des agendas, organisation des réunions et des instances (bureau, conseil d'administration, assemblée générale
• Appui au suivi administratif du personnel et du suivi des procédures de l’association en lien avec les ressources humaines,
• Suivi des achats, des fournisseurs et des contrats
• Préparation des pièces pour la comptabilité et appui au suivi administratif du personnel
• Contribution à la préparation des dossiers de subvention et des rapports d'activité
• Suivi juridique : relecture, copie et envoi des dossiers d’aide juridictionnelle, mise à jour des colonnes dédier à l'assistante administrative dans le tableau de suivi
• Suivi d'activité de l'association sur l'année, participation à la rédaction du suivi de l’activité pour le rapport d’activité
• Classement et archivage, papier et numérique, dans le respect de la confidentialité
• Participation aux temps d'échanges collectifs en équipe

3. Appui aux publications :

• Mise en forme et relecture des bulletins statistiques et des documents institutionnels
• Saisie et mise en forme de tableaux de données, sous la responsabilité de la personne chargée des statistiques
• Diffusion des publications auprès des partenaires

4. Appuis aux formations :

• réalisation des devis, convention et facture
• Planification des déplacements de l’équipe mobilisée sur les formations

Profil recherché

Compétences attendues :

1. Assister une équipe dans la communication et l'organisation générale :

• Produire des documents professionnels courants : courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux
• Rédiger avec une orthographe et une syntaxe sûres, et adapter le style au destinataire (partenaires, financeurs, stagiaires, personnes victimes de violences sexuelles)
• Accueillir et orienter les interlocutrices, traiter les appels et les messages
• Organiser et coordonner les agendas, les réunions et les déplacements
• Classer et archiver l'information pour la retrouver facilement.

2. Traiter les opérations administratives :

• Suivre les devis, commandes et factures, et faire les relances
• Assurer le suivi administratif courant du personnel : contrats, absences, éléments transmis pour la paie
• Tenir à jour des tableaux de suivi et produire des indicateurs simples.
• Maîtrise du traitement de texte et du tableur (Suite office et microsoft) : publipostage, mise en page de documents longs, tableaux et graphiques simples.
• Aisance avec la messagerie, les agendas partagés et le classement numérique.
• Un plus : connaissance d'un logiciel de gestion de formation ou de mise en page (PAO).

4. Connaissances appréciées :

• Fonctionnement d'une association (instances, subventions)
• Gestion administrative d'un organisme de formation (conventions, attestations, exigences de certification qualité)
• Règles de confidentialité et de protection des données personnelles (RGPD).

5. Savoir-être

• Discrétion absolue et respect de la confidentialité, au vu des situations traitées par l'association
• Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs priorités
• Sens du travail et de la communication en équipe, qualités relationnelles
• Adhésion aux valeurs de l'association : égalité femmes-hommes, protection de l'enfance, lutte contre toutes les formes de violences sexuelles (viols, agressions sexuelles, système prostitutionnel)

Le poste demande au minimum un niveau 4 (bac) en secrétariat, et un niveau 5 (bac +2) est souhaité.

Expérience : 1 an minimum sur un poste de secrétariat ou d'assistanat, idéalement en association, dans le secteur social ou dans un organisme de formation.

Une expérience significative compense l'absence de diplôme.

Localisation du poste

Le poste d’assistante administrative s’exerce dans les locaux du Collectif Féministe Contre le Viol, 75019 Paris.
La durée hebdomadaire de travail est de 35 heures soit 151,66 heures mensuelles réparties du lundi au vendredi de 9h30 à 17h15 incluant une pause déjeuner de 45 minutes.