ASSISTANT TECHNIQUE H/F - CDD 5 mois - Paris 3e

Accor; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prime de participation

Ticket restaurant

Mutuelle prévoyance

Résumé du poste

Orfea recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) technique au siège. Le poste est sédentaire avec déplacements fréquents et nécessite rigueur, organisation et autonomie.

Vous assurerez le suivi des contrats, des vérifications et des commandes, et vous contribuerez à l’amélioration des processus administratifs et de reporting.

Qualifications

• Rigoureux et méthodique, organisé et capable de prioriser les dossiers.
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse actualisée.
• Expérience dans un service maintenance multi-sites est un atout.

Responsabilités

• Piloter le suivi administratif des contrats de maintenance et des échéances.
• Suivre les interventions de maintenance préventive et vérifications réglementaires.
• Gérer le suivi administratif et financier des commandes, devis et factures liés à la maintenance.
• Maintenir les tableaux de bord et indiquer les écarts nécessitant action.
• Préparer courriers et relances fournisseurs et archiver les dossiers.
• Apporter un appui administratif sur certains dossiers de travaux ou d’investissement.

Connaissances

Rigueur

Méthode

Organisation

Analyse et synthèse

Formation

Formation Bac à Bac+2

Outils

Word

Outlook

Excel

Description du poste

Orfea, qui sommes-nous ?

Orfea est un acteur spécialisé dans l'hébergement hôtelier, dédié aux déplacements professionnels du personnel ferroviaire. Filiale des groupes SNCF et Accor, l'entreprise s'appuie sur une double expertise - connaissance des besoins opérationnels et savoir-faire hôtelier - pour proposer des solutions d'hébergement adaptées, fiables et de qualité aux personnels SNCF en déplacement professionnel.

Son activité repose sur l'exploitation de résidences hôtelières situées à proximité des gares, ainsi que sur un réseau élargi d'hôtels partenaires à l'échelle nationale.

L'objectif est de garantir aux collaborateurs SNCF en mobilité des conditions d'accueil et d'hébergement optimales, alliant confort, proximité et continuité de service, tout en proposant une offre flexible répondant aux contraintes opérationnelles des déplacements professionnels.

Orfea, quelles sont nos missions ?

Proposer un hébergement sur-mesure au sein du réseau des résidences Orfea et des prestataires hôteliers pour une activité d'1.6 millions de nuitées/an.

Offrir des solutions clef en main pour l'organisation de réunions et de séminaires.

Orfea, quelles sont nos valeurs ?

Engagement, coopération, satisfaction client, sens de l'hospitalité.

Au-delà de l'exigence sur les fondamentaux de la relation client en hôtellerie, Orfea s'assure du développement des compétences de ses collaborateurs, en proposant des parcours formation adaptés et sur-mesure aux besoins des équipes.

La Société fonde ses recrutements sur les seules compétences, expériences professionnelles, formations et qualifications des candidats.

Rattaché(e) à la Directrice Technique, vous occupez un rôle central dans l'organisation et le suivi des activités de maintenance des sites Orfea. Depuis le siège social, vous accompagnez à distance les équipes opérationnelles et les Responsables Maintenance, régulièrement en déplacement sur l'ensemble du territoire.

Véritable point d'appui du service, vous veillez à la fiabilité des informations, au respect des échéances et à la bonne coordination des interventions. Vos missions portent principalement sur le suivi de la maintenance préventive, curative et réglementaire. Les activités liées aux travaux demeurent ponctuelles.

À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :

• Piloter le suivi administratif des contrats de maintenance : planification des interventions, contrôle des prestations réalisées, collecte des rapports et suivi des échéances ;
• Assurer le suivi des opérations de maintenance préventive et curative ainsi que des vérifications réglementaires ;
• Suivre les réserves, observations et actions correctives identifiées lors des interventions, des visites techniques ou des contrôles de sécurité ;
• Maintenir un lien régulier à distance avec les équipes opérationnelles et les Responsables Maintenance itinérants afin de recueillir les informations, relancer les actions et garantir l'avancement des dossiers ;
• Coordonner les échanges avec les prestataires techniques et veiller à la transmission rapide et fiable des informations entre les différents interlocuteurs ;
• Mettre à jour les tableaux de bord, consolider les indicateurs de maintenance et de sécurité et signaler les écarts ou situations nécessitant une action ;
• Assurer le suivi administratif et financier des commandes, devis et factures liés à la maintenance ;
• Préparer et envoyer les commandes, contrôler la réception des pièces administratives et organiser l'archivage des dossiers ;
• Participer aux réunions techniques, préparer les éléments de suivi et rédiger des comptes rendus clairs et opérationnels ;
• Préparer les courriers, courriels, relances fournisseurs et supports nécessaires au suivi des engagements contractuels ;
• Apporter ponctuellement un appui administratif sur certains dossiers de travaux ou d'investissement, sans que ceux-ci constituent le coeur du poste.

Issu(e) d'une formation de niveau Bac à Bac +2, vous justifiez d'au moins trois ans d'expérience dans l'assistanat administratif ou technique. Une expérience au sein d'un service maintenance, d'un environnement multi-sites ou dans le secteur du bâtiment constitue un véritable atout.

Ce poste sédentaire au Siège Social auprès d'une équipe en déplacements très fréquents s'adresse à une personne particulièrement rigoureuse, méthodique et organisée, capable de suivre simultanément de nombreux dossiers sans perdre de vue les priorités ni les échéances. Vous accordez une attention constante à la fiabilité des informations, à la qualité des documents produits et au respect des procédures.

Autonome et proactif(ve), vous savez organiser votre activité, anticiper les relances et prendre les initiatives nécessaires pour faire avancer les dossiers. Vous êtes à l'aise dans un mode de collaboration à distance et savez maintenir un lien fluide, régulier et constructif avec des équipes opérationnelles réparties sur plusieurs sites et des Responsables Maintenance fréquemment en déplacement.

Votre réactivité, votre persévérance et votre sens du service vous permettent d'obtenir les informations nécessaires, de coordonner des interlocuteurs variés et d'alerter rapidement en cas de difficulté ou de retard.

Vous disposez de bonnes capacités d'analyse et de synthèse, ainsi que d'excellentes qualifications rédactionnelles et relationnelles. Vous maîtrisez Word, Outlook et Excel, notamment les tableaux croisés dynamiques et les fonctions de recherche.

Avantages :

• Prime de participation sous condition d'ancienneté
• Ticket restaurant
• Remboursement du titre de transport à 75%
• Mutuelle prévoyance avantageuse