Assistant syndic immobilier H/F

Galyo; Lyon; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant 8€

Mutuelle

Intéressement

Job summary

Galyo recherche un assistant syndic pour renforcer notre équipe lyonnaise. Vous aiderez à la gestion quotidienne des copropriétés, recevrez les clients, et organiserez les rendez-vous avec les gestionnaires via Thetra/Powimo.

Vous préparerez les convocations, diffuser les procès-verbaux, gérerez les devis et le suivi des travaux avec les prestataires et les banques pour les emprunts collectifs. CDI 36h/semaine, RTT, mutuelle et tickets restaurant.

Qualifications

• Réactivité, organisation et rigueur dans votre travail.
• Sens de la relation client.
• Polyvalence et capacité à s’adapter rapidement aux situations.

Responsibilities

• Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquates et circonstanciées.
• Accueillir les clients et les entreprises.
• Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire via le logiciel de planning.
• Traiter le courrier et les mails, orienter vers l’interlocuteur approprié.
• Gérer le personnel et les prestataires, préparer les convocations d’assemblée et diffuser les PV.
• Réaliser les devis et commandes, suivre les travaux et les relations avec les copropriétaires et le conseil syndical.

Skills

Réactivité

Organisation

Rigueur

Sens de la relation client

Polyvalence

Thetra

Powimo

Tools

Thetra

Powimo

Job description

Galyo est le regroupement de quatre régies lyonnaises familiales. Elle est aujourd’hui un acteur majeur sur la place lyonnaise en gérant plus de 550 immeubles en copropriété et près de 4000 lots en gestion locative.

Fort de notre expérience, de nos racines et de plus de cinquante collaborateurs, nous sommes constamment tournés vers l’avenir de façon à nous adapter aux attentes de nos clients et aux défis de nos métiers en perpétuelle évolution.

Nos valeurs : indépendance, proximité et réactivité !

Métier historique de Galyo, la gestion de copropriété repose sur une parfaite connaissance du parc immobilier géré. Rattaché à un gestionnaire, dans le cadre d’une création de poste nous souhaitons intégrer un assistant syndic qui rejoindra notre équipe. Chaque copropriété dispose d’une équipe 100% dédiée, composée d’un gestionnaire ou deux gestionnaires, d’un assistant et d’un comptable.

Vos principales missions seront de :

• Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquates et circonstanciées
• Accueillir les clients et les entreprises,
• Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire, en interface avec les clients et autres fournisseurs (en utilisant le logiciel des plannings Outlook),
• Traiter le courrier papier et mails ; répondre ou transmettre à l’interlocuteur adéquat. Cerner les priorités et les actions attendues,
• Gérer le personnel des immeubles et les prestataires sous contrat,
• Préparer les convocations des AG : ordre du jour, rédaction du contrat de syndic
• Diffuser le PV aux copropriétaires, traiter les décisions, questions diverses et travaux approuvés
• Faire les demandes de devis / commandes, communiquer auprès des copropriétaires, propriétaire, locataires,
• Assurer la correspondance avec le conseil syndical lorsqu’il a reçu un mandat de l’AG,
• Collecter de la part des copropriétaires les informations nécessaires à la souscription de l’emprunt collectif,
• Assurer le suivi du dossier avec la banque en charge de cette proposition d’emprunt,
• Gérer les sinistres : déclaration, commande et suivi des travaux,
• Vérifier et codifier les factures,
• En gestion locative ; assurer le lien avec le propriétaire bailleur : réaliser les devis, suivre les commandes de travaux, assurer le suivi de la facturation, le lien avec le service location, le service comptabilité et le service contentieux.

Logiciels utilisés : Thetra / powimo

Vos compétences

Réactivité, organisation et rigueur dans votre travail

Sens de la relation client

Vous savez faire preuve de polyvalence

Contrat en CDI 36h par semaine et 6,5 jours de RTT par an

Salaire brut mensuel sur 13 mois selon expérience, intéressement, Mutuelle

Tickets restaurant à 8.00 € (50% salarié, 50% employeur)