ASSISTANT POLYVALENTE SERVICE À LA POPULATION ET SERVICES TECHNIQUES (H/F)

Porte De Savoie; France; Hybride; EUR 21 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Participation à la prévoyance

Mutuelle RIFSEEP

CNAS adhésion

Amicale du personnel

Résumé du poste

La Mairie de Grignon recherche un adjoint administratif en remplacement au service urbanisme et à l’accueil. Vous assurerez le secrétariat, le suivi des commissions et des dossiers administratifs, et le traitement des demandes du public.

Vous participerez à l’élaboration des délibérations et au suivi des services techniques, avec une affectation hybride selon les besoins. Contrat permanent, possibilité de renouvellement selon situation.

Qualifications

• Maîtriser les outils informatiques métiers et la saisie administrative.
• Rigueur et organisation dans la gestion documentaire et les dossiers.
• Bonnes aptitudes rédactionnelles et sens du service public.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et le suivi des commissions et des dossiers techniques.
• Gérer le planning d’astreinte et les demandes de subventions.
• Préparer les délibérations et assurer l’accueil du public et les formalités administratives.

Outils

BERGER LEVRAULT

RISNET

3DOUEST

octime

Description du poste

Aux portes de la Combe de Savoie et de la ville Olympique d'Albertville, Grignon est un village de 2100 habitants. L'essentiel des habitations est situé dans la plaine, à une altitude d'environ 330 mètres, mais quelques hameaux grimpent dans les pentes, sous les 600 hectares de forêt s'étageant du fond de vallée jusqu'à 1700 m d'altitude.

Le cœur de village offre une supérette, une pharmacie, un pôle de santé (infirmiers, pédiatre, dentiste, médecin), une agence postale, une boulangerie-pâtisserie artisanale et deux salons de coiffure. Les écoles maternelles (3 classes) et primaires (5 classes) assurent l'accueil de 200 enfants, les plus grands rejoignant les collèges et lycées albertvillois par les lignes de bus présentes dans la commune. Une bibliothèque mitoyenne à l'école et accessible à tous, propose de nombreux ouvrages et des animations régulières pour petits et grands.

Outre les sentiers de montagne dans le massif forestier, Grignon dispose d'une base de loisirs ouverte à l'année aux bords d'un lac de 20 hectares. La baignade y est surveillée de la fin juin à la fin août. Plusieurs gîtes et locations touristiques font de Grignon une base pour le tourisme alpestre, été comme hiver.

Lieu de travail

Mairie 1580 RD 925 73200 grignon, Grignon (Savoie (73))

Poste à pourvoir le

Type d'emploi

Emploi permanent - vacance d'emploi

Motif de vacance du poste

Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >Affaires administratives

• Adjoint administratif
• Adjoint adm. principal de 2ème classe
• Adjoint adm. principal de 1ère classe

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires(Art. L332-14 du code général de la fonction publique ) Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Rémunération indicative

• participation à la prévoyance, à la mutuelle RIFSEEP adhésion au CNAS possibilité d'adhésion à l'amicale du personnel

Descriptif de l'emploi

• Assurer le secrétariat et le suivi de la commission travaux.
• Assurer le suivi des astreintes des agents des services techniques.
• Gérer le planning d’astreinte des élus.
• Elaboration et suivi des demandes de subventions.
• Aider à la préparation des délibérations des conseils municipaux.
• Assurer la continuité de service à l’accueil, en urbanisme, et en vie locale en cas de surcharge ou d’absence des agents en charge de ces missions.

GESTION DE LA COMMISSION TRAVAUX :

• Assurer l'organisation de la commission travaux et le suivi de la commission travaux.
• Elaboration et suivi budgétaire de la commission travaux, demande de devis divers.
• Elaboration et suivi des demandes de subventions.
• Elaboration des arrêtés de voierie, des arrêtés d’occupation du domaine public et d’une manière générale de tout courrier ou document en lien avec des travaux dans la commune ( DICT partie administrative)
• Suivi des différents contrats de maintenance et des contrats ERP de la collectivité en lien avec la secrétaire au services techniques.

URBANISME : (En continuité de service aide ponctuelle- remplacement au service urbanisme)

• Assurer le secrétariat des dossiers ADS.
• Enregistrement, établissement et reprographie des dossiers, envoi des consultations, courriers et décisions, affichage.
• Suivi des taxes d'urbanisme, classement, archivage, assurer la gestion des DIA et CU de simple information.
• Assiste les élus dans les tâches courantes (forêt- voierie- bâtiments- réseaux).
• Transmission et suivi des demandes de travaux relatifs aux bâtiments publics
• (SPO – cure – écoles – ST)
• Accueil physique et téléphonique du public : recueil des plaintes, transmission aux élus, traitement du dossier.
• Etablissement de tableaux de bord en lien avec les dépenses énergétiques de la collectivité.
• Suivi des groupements de commande gérés par le SDES.
• Suivi des historiques et dysfonctionnements des alarmes.
• Réalisation du document unique et suivi des mises à jour.
• Gestion des sinistres.

RESSOURCES HUMAINES :

• Elaboration du tableau d’astreinte des agents des services techniques. Mise à jour sur Octime des astreintes.
• Suivi des formations et habilitations des agents du service technique.

ACCUEIL :

• Remplacement de l’agent titulaire du poste le mercredi après-midi et vacances de l’agent, et en fonction de la fréquentation du service : Etat civil, services à la population, gestion du courrier.
• Accueillir et orienter le public et gérer les formalités administratives courantes.
• Gestion des inscriptions cantine- services périscolaires.
• Aide à la préparation matérielle des élections.
• Veille juridique.

ASSEMBLEES :

• Aide à la préparation des délibérations et procès verbaux et présence lors des soirées électorales.

VIE LOCALE : (En continuité de service aide ponctuelle- remplacement au service vie locale)

• Gestion et suivi des réservations de la salle polyvalente.

SAVOIRS

• Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité ;
• Maîtriser les techniques rédactionnelles ;
• Connaître et respecter les procédures administratives ; Connaître les principes de gestion financière ;
• Maîtriser les outils informatiques (BERGER LEVRAULT- RISNET et différents logiciels métiers : 3DOUEST- octime - trockool)

SAVOIR FAIRE

• Avoir le goût pour le contact et de l’accueil du public ;
• Être capable de gérer des dossiers variés ;
• Disposer de qualités rédactionnelles ;
• Préparer les documents de suivi et de gestion administrative ;
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre ;
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
• Être capable de gérer des dossiers très variés.

SAVOIR ETRE

• Dynamisme,
• Curiosité Intellectuelle,
• Disponibilité,
• Confidentialité,
• Autonomie et rigueur,
• Esprit d’équipe,
• Savoir rendre compte,
• Sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion)

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.