Assistant ou assistante absences

Loire-Atlantique; Nantes; Sur place; EUR 25 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Chèques déjeuner

Participation transport

Complémentaire santé

Prévoyance

Carte Cezam

Chèques CESU

Comité des œuvres sociales

Forfait mobilité durable

Possibilité de télétravail

Résumé du poste

Le Département de la Loire-Atlantique recrute un Assistant·e administratif·ive au sein du service carrière rémunération et temps de travail. Vous gérez les congés, les arrêts et les absences, et assurez le suivi des temps de travail des agents, en lien avec les gestionnaires et la médecine du travail.

Vous intervenez dans un contexte RH public, avec des missions transverses et un cadre réglementaire strict.

Qualifications

• Connaissances du statut de la fonction publique
• Connaissances en gestion des ressources humaines: santé et temps de travail
• Bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et des logiciels métiers

Responsabilités

• Gérer les situations de santé (arrêts maladie, accidents du travail, retraites pour invalidité) et le temps de travail; suivre les congés et absences.
• Instruire et piloter les dossiers santé et temps de travail des agents titulaires et non titulaires.
• Paramétrer les profils et les badges des agents, suivre le cycle de travail et les régimes de temps de travail.
• Assurer le respect des procédures et des règles internes, informer les encadrants et les bénéficiaires.
• Participer à la continuité du service et collaborer avec les autres unités RH et médecine du travail.

Connaissances

Connaissances du statut de la fonction

Gestion des absences et temps de vie

Rigueur administrative

Capacités rédactionnelles et d’analyse

Outils

HR Access / e.sedit RH, eTemptation

Description du poste

Service : Service carrière rémunération et temps de travail

Filière : Filière administrative

Cadre d'emploi : Adjoint·e administratif·ive

Date prévisionnelle d'embauche : 01/01/2027

Date d'entretien : 07/10/2026

Contact RH : Stéphanie LE GLOUANEC, Chargée de recrutement : 02 40 99 12 01

Nom et coordonnées manager direct N°1 : Tiphaine RABADEUX adjointe à la cheffe de service carrière rémunération temps de travail 02.40.99.11.31Aude THOMAS responsable unité temps de travail, absences, maladies 02.40.99.11.30

Réf. : S-61819A

Adresse : 23 rue Pitre Chevalier

Durée : 6

Avantages sociaux

• Chèques déjeuner
• Participation employeur sur l’abonnement transports en commun
• Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance
• Carte Cezam à tarif préférentiel
• Chèques CESU préfinancés
• Comité des œuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture…)
• Forfait mobilité durable
• Possibilité de télétravail et équipements liés au télétravail

Présentation de la direction

Le Département de la Loire-Atlantique est un territoire dynamique d’1,4 millions d’habitant.es et une collectivité regroupant 5 000 agent.es. Il conduit une politique RH ambitieuse, à travers ses lignes directrices de gestion, et s’engage pour la qualité de vie de ses agent.es. Doté du label égalité/diversité, le Département porte une politique de lutte contre les discriminations, et d’inclusion qui se traduit dans sa politique RH. Pour relever les défis de demain, optimiser et sécuriser sa gestion administrative du personnel, développer son offre de service, et améliorer la relation aux bénéficiaires, la Direction ressources humaines fait évoluer son organisation au 1er semestre 2026, avec un regroupement de certaines fonctions déconcentrées. Elle comprendra 130 agent.es au sein de 5 services (service pilotage et appui, service carrière rémunération et temps de travail, service conseil accompagnement recrutement et évolution, service formation, service prévention et santé au travail) et d'une mission dialogue social.

Présentation du service

Le service carrière paie devient le service carrière rémunération et temps de travail. Il regroupe une cinquantaine d’agent·es qui assurent, pour l’ensemble des agent.es de la collectivité, les missions de carrière, rémunération, paies, retraite, temps de travail, maladie, frais de déplacement et discipline. Ce service est organisé en unités : 1 unité temps de travail absences maladie, 3 unités carrière rémunération retraite frais de déplacement (2 basées à Nantes et 1 basée à Saint-Nazaire) et 1 pôle traitement comptable et sécurisation des paies.

Mission générale

Dans le cadre du cycle mensuel des paies, en coordination avec les gestionnaires absences et sous la responsabilité de la responsable d’unité, l’assistant·e absences gère les situations de santé (maladie, accidents du travail) et le temps de travail, les congés et les autorisations d’absence d’un portefeuille d’agent·es titulaires et non titulaires, de l’arrivée de l’agent.e dans la collectivité jusqu’à son départ. Il ou elle travaille en lien avec les autres unités du service, dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

Gestion des situations de santé :

• Instruire et gérer les arrêts de maladie ordinaire, les congés liés à la famille (arrivée d’un enfant, aide aux proches…) les congés longue durée, longue maladie, grave maladie, les temps partiel thérapeutique, les situations de reclassements…
• Instruire et gérer les accidents de service-trajet, maladies professionnelles, retraites pour invalidité, allocations temporaires d’invalidité
• Préparer des dossiers à soumettre au conseil médical formation restreinte et formation plénière
• Contrôler et mettre en paiement les frais médicaux liés aux accidents, maladies professionnelles, expertises médicales et visites médicales
• Saisir les congés maladie antérieurs des agent·es (dans le cadre des mutations, détachements entrants)

Gestion du temps de travail :

• Paramétrer les badges des agent·es entrant·s
• Gérer les profils de temps de travail des agent·es (cycle de travail annuel et hebdomadaire, régimes particuliers de temps de travail, temps partiel) et les anomalies de compteurs dans l’outil de gestion du temps
• Gérer les temps de repos (CA, RTT, CET, congés bonifié, report, récupérations…), les autorisations d’absence et les absences pour grève
  Établir des conventions CET
• Réaliser des décomptes avant départ des agent·es

Activités transversales :

• S’assurer du respect du cadre règlementaire et des règles internes de la collectivité en matière d’absences et de temps de travail
• Informer les agent·es et les encadrant·es
• Anticiper, alerter, rendre compte sur les situations individuelles sensibles ou particulières
• Tenir à jour les dossiers individuels dématérialisés des agent·es (logiciel Diadem) : enregistrer les documents qui relèvent du champ d’activité de l’unité
• Participer à la tenue de tableaux de suivi

Participer à la continuité de service de l’unité

• Travailler en partenariat avec les gestionnaires carrière rémunération, les gestionnaires retraite avancement, le service conseil accompagnement recrutement évolution, les services ressources et la médecine du travail
• Travailler en partenariat avec les autres unités du service, les services de la DRH et les services ressources
• Contribuer à la qualité de l’accueil téléphonique du service

Compétences attendues

Compétences métier

• Connaissances du statut de la fonction publique
• Connaissances dans le domaine de la gestion des ressources humaines en matière de santé et de temps de travail
• Connaissances générales du fonctionnement des collectivités territoriales, et plus particulièrement de l’organisation de la collectivité
• Connaissances des principes de conservation des documents administratifs
• Bonne capacité d’expression écrite et orale

Compétences travailler ensemble

• Capacité et goût pour le travail en équipe
• Capacité à alerter et à partager l’information
• Capacité d’adaptation aux changements et de polyvalence
• Capacités d’organisation, d’anticipation et de rigueur
• Appétence pour les chiffres
• Discrétion professionnelle et respect du secret médical

Compétences numériques

• Maitrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel…)
• Maitrise des logiciels métiers (HR Access / e.sedit RH, eTemptation…)
• Maitrise des outils collaboratifs (Teams pour les réunions hybrides, espaces collaboratifs…)
• Appétence pour travailler dans un environnement dématérialisé et évolutif