Assistant ou assistante du service modernisation du patrimoine bâti

Loire-Atlantique; Nantes; Hybride; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Chèques déjeuner

Participation transport en commun

Complémentaire santé et prévoyance

Carte Cezam à tarif préférentiel

Chèques CESU préfinancés

Comité des œuvres sociales

Forfait mobilité durable

Télétravail et équipements liés au tél

Forfait mobilité durable

Résumé du poste

Loire-Atlantique recherche un(e) assistant(e) du service modernisation du patrimoine bâti pour assurer l’accueil, la gestion administrative et le secrétariat du service. Vous contribuerez à l’organisation générale, au classement et au suivi des informations, en binôme et avec les équipes.

Poste en CDI à Nantes, avec possibilité de télétravail et équipements associés, sous la direction du service modernisation du patrimoine bâti.

Qualifications

• Première expérience souhaitée sur un poste similaire d’assistant.e de service ou administratif.
• Qualité relationnelle et travail en équipe indispensables.
• Rigueur, organisation et discret(e).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers (Adel, Grand Angle, eCourrier).

Responsabilités

• Réaliser l’accueil téléphonique et physique et orienter les interlocuteurs.
• Gérer l’agenda, planifier les réunions et prendre des notes lors des réunions.
• Rédiger et diffuser les courriers/notes et assurer le suivi des courriers entrants et sortants.
• Soutenir la coordination de l’activité du service et le secrétariat en binôme.
• Gérer les commandes et le matériel nécessaire au service.

Connaissances

Qualité relationnelle

Travail en équipe

Discrétion

Rigueur et organisation

Maîtrise outils bureautiques

Outils

Adel

Grand Angle

eCourrier

Description du poste

Assistant ou assistante du service modernisation du patrimoine bâti

Direction : Direction patrimoine immobilier

Service : Service modernisation du patrimoine bâti

Filière : Filière administrative

Cadre d'emploi : Adjoint·e administratif·ive

Date prévisionnelle d'embauche : 01/02/2027

Contact RH : Séverine Lemaitre chargée de recrutement service conseil accompagnement recrutement évolution 02 40 99 10 45

Nom et coordonnées manager direct N°1 : Quentin Aillot chef du service modernisation du patrimoine bâti 06 49 79 63 01

Nom et coordonnées manager direct N°2 : Margaux Coriton adjointe au chef du service modernisation du patrimoine bâti 06 71 22 45 96

Réf. : S-50205A

Durée : 1

Avantages sociaux : Chèques déjeuner ; Participation employeur sur l’abonnement transports en commun ; Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance ; Carte Cezam à tarif préférentiel ; Chèques CESU préfinancés ; Comité des œuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture…) ; Forfait mobilité durable ; Possibilité de télétravail et équipements liés au télétravail

Présentation de la direction

La direction patrimoine immobilier regroupe 70 agentes et agents qui travaillent pour :

• moderniser et adapter le patrimoine immobilier (+ de 300 bâtiments départementaux et 83 collèges publics pour près d’1 000 000 m²)
• construire, reconstruire, moderniser le parc des collèges publics
• rendre accessible et adapter le parc immobilier tertiaire
• poursuivre notre effort de transition écologique des bâtiments
• rénover et mettre en valeur les monuments historiques
• organiser la réhabilitation et l’entretien des bâtiments en lien avec les équipes déconcentrées
• piloter et suivre la mise en œuvre des règlementations liées à l’incendie et l’hygiène sécurité (plan de prévention, amiante, radon, accessibilité, etc.)

La sous-direction des opérations immobilières assure le pilotage et la coordination des programmes immobiliers liés au développement et à la modernisation du patrimoine. Elle est composée de 29 agentes et agents répartis sur deux services : Service développement du patrimoine bâti et Service modernisation du patrimoine bâti.

Présentation du service

Le service modernisation patrimoine bâti (14 personnes) assure la conduite d’une trentaine d’opérations immobilières et notamment des constructions de collèges publics, de leur phase de programmation jusqu’à la fin de leur garantie de parfait achèvement. Celles-ci concernent la reconstruction de collèges publics ou bâtiment départementaux, des opérations de réhabilitations énergétiques techniques ou fonctionnelles et des extensions.

Au sein du service modernisation du patrimoine bâti, vous apportez une aide en matière d’organisation générale, de gestion, de communication, d’accueil et de classement pour l’ensemble des activités administratives du service et avez en charge des missions d’appui.

Vous assurez également la continuité du secrétariat en binôme avec l’assistant.e du service développement du patrimoine bâti.

• Assurer l'accueil téléphonique et physique et orienter les interlocuteurs et interlocutrices internes et externes.

Assistance à la coordination de l’activité du service :

• Gérer les agendas avec une attention particulière sur la gestion du service, planifier les réunions, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus. Gérer les absences.
• Accompagner les agent.es du service pour l’ensemble des activités administratives ; enregistrer et classer les courriers, gérer les délais, traiter et diffuser l’information ; gérer et suivre les courriers sortants.
• Traiter les demandes d’informations formulées par d’autres services : organiser le recueil d’information, synthétiser et mettre en forme les éléments de réponse
• Apporter un soutien logistique et matériel aux équipes (commandes de fournitures après recensement, consommables, demandes de 1ère intervention)
• Réaliser les demandes informatiques et logistiques lors de l’arrivée d’un.e nouvel.le agent.e

Commande publique : en tant que de besoin (surcharge ponctuelle ou congés)

• Rédiger, éditer et envoyer les bons de commande,
• Envoyer des actes de sous-traitance et des avenants, ATEXO pour le suivi des consultations
• Recenser les affaires à l’ordre du jour auprès des agent.es du service,
• Relancer et suivi dans le tableau de validation des commission permanente, en lien avec la Direction et les services
• S’assurer de la cohérence rédactionnelle et mettre en forme les rapports et délibération (Adel) et procéder aux demandes de validation.

Travaux de bureautique :

• Rédiger des courriers, mettre en forme tous types de documents (tableau, PowerPoint, photos…) pour des présentations à destination des élu.es et directeurs.trices et/ou tableaux de suivi.
• Mettre en forme les courriers et notes, saisir et suivre sous eCourrier, suivre les mises en signature (papier et électronique), numérisation.
• Assurer le rôle de correspondant archives des documents papiers ou informatiques pour le service

Transversalité entre services de la direction :

• Travailler en binôme pour assurer la continuité du secrétariat du service développement du patrimoine bâti (accueil téléphonique, gestion du courrier entrant et sortant, gestion agenda et planification des réunions, bons de commande, rapports commissions…)
• Relayer les autres assistant.es de la direction en cas de nécessité

Date d'entretien : Le 22 décembre 2026

Profil et expérience

• Une première expérience réussie sur un poste similaire d'assistant.e de service est souhaitée

Compétences attendues

• Qualité relationnelle et travail en équipe
• Discrétion
• Rigueur, organisation
• capacité rédactionnelle,
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), informatiques et logiciels métiers (Adel, Grand Angle, eCourrier …)