Assistant opérationnel (h/f)

SEBL GRAND EST; Grand Est; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

SEBL Grand Est recherche un(e) Assistant(e) Opérationnel(le) pour ses bureaux de Metz afin d’assurer l’assistanat et le suivi administratif tout au long du cycle des projets.

Vous travaillerez en interface avec les Responsables de projets, les partenaires externes et les fonctions supports, en garantissant la fiabilité des documents et le respect des procédures internes.

Qualifications

• Formation et/ou expérience dans l’assistanat opérationnel ou technique.
• Maîtrise du Pack Office et des outils de gestion.
• Bonne connaissance de la réglementation des marchés publics.

Responsabilités

• Assurer l’assistanat nécessaire à l’avancement des opérations auprès des Responsables de projets et des fonctions supports.
• Gérer les relations téléphoniques et par courriel avec les intervenants internes et externes.
• Réaliser les tâches de secrétariat courant selon les procédures internes.
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers et assurer le suivi administratif des opérations.

Connaissances

Pack Office

Gestion opérationnelle

Rédaction & relationnel

Connaissance marchés publics

Formation

Bac + 2 ou équivalent

Expérience assistanat opérationnel/technique dans BTP/ Immobilier/ Architectes/Bureau d'études

Outils

Go7

VISIATIV

Description du poste

Depuis plus de 60 ans, SEBL Grand Est se positionne comme le partenaire incontournable des collectivités territoriales et locales pour toute opération d'aménagement urbain, de développement économique, de constructions diverses et d'accompagnement dans les équipements publics.

Les missions assurées par SEBL Grand Est couvrent l'ensemble des métiers de l'aménagement et de la construction : conseil, études et programmation, assistance à maîtrise d'ouvrage, conduite d'opérations, mandats et opérations d'aménagement.

Son expertise repose sur un accompagnement global des projets, intégrant les dimensions administratives, financières, juridiques et techniques.

Dans le cadre de son activité, SEBL Grand Est recrute pour ses bureaux de Metz un(e) Assistant(e) Opérationnel(le).

Description de la mission

Véritable interface interne et externe, l'Assistant(e) opérationnel(le) assure l'assistance administrative et opérationnelle des projets tout au long de leur cycle de vie.

Interface entre les Responsables de projets, les partenaires externes et les fonctions supports de l'entreprise, il/elle contribue à la bonne coordination des opérations et à la fiabilité du suivi administratif des dossiers.

RESPONSABILITES

• Assurer l'assistanat nécessaire à l'avancement des opérations auprès des Responsables de projets et des autres fonctions supports
• assurer les relations téléphoniques et par courriel avec les intervenants internes et externes,
• réaliser les tâches de secrétariat courant selon les procédures internes,
• traiter le courrier entrant et sortant,
• organiser le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers,
• assurer la gestion des agendas, réunions et déplacements
• participer ponctuellement à l'accueil physique des visiteurs.
• Assurer le suivi administratif des opérations, durant toutes les phases de réalisation (de A à Z)
• Constituer les dossiers de lancement et gestion des appels d'offres,
• Contrôler et suivre les marchés,
• Contrôler les situations de travaux, les honoraires ainsi que les mises en règlement.
• Assurer une fonction d'alerte et d'interface
• S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,
• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
• Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter, …),
• Assurer, à la demande des Responsables de projets, les contacts avec les tiers (maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs…),
• Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les Responsables de projets.

Profil souhaité

Pré requis - formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle

Bac + 2 ou équivalent minimum

Minimum BTS ou expérience dans une fonction d'assistanat opérationnel ou technique dans le milieu du BTP/Immobilier/Agence d'architectes/Bureau d'études

Une expérience dans le domaine de la maîtrise d'ouvrage déléguée et/ou dans une SEM constitue un atout.

Compétences attendues (et niveau de maîtrise)

• Excellente maîtrise du Pack Office
• Connaissance des logiciels de gestion opérationnelle et GED (Go7 et VISIATIV),
• Notions de gestion et de comptabilité,
• Connaissance de la réglementation des marchés publics,
• Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.

Aptitudes et motivations, comportements professionnels

• Dynamisme, polyvalence, autonomie, proactivité
• Rigueur, méthode, sens de l'anticipation
• Sens des priorités et aptitude à traiter simultanément plusieurs sujets
• Bon relationnel, sens de l'écoute
• Discrétion