Assistant opérationnel (h/f)

CAP METROPOLE; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 25 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

CAP METROPOLE, acteur public local intervenant sur le territoire de Saint-Étienne, recherche un secrétaire administratif/ve opérationnel(le) pour soutenir les opérations d’aménagement et de construction. Dans ce rôle, vous assurez le suivi administratif et financier des opérations, constituez les dossiers d’appel d’offres, contrôlez les marchés et suivez les budgets et les subventions.

Vous assurez l’accueil, la gestion du courrier et l’interface entre les équipes, les collectivités et les

Qualifications

• Bac+2/3 en gestion administrative et comptable exigé ou équivalent.

Responsabilités

• Suivi administratif et financier des opérations, de l’appel d’offres à la réception.
• Contrôler et suivre les marchés depuis la notification jusqu’au décompte définitif.
• Gérer les documents et les courriers, organiser réunions et déplacements.

Connaissances

Gestion administrative

Comptabilité de base

Maîtrise informatique

Logiciels de gestion

Procédures de la commande publique

Organisation et classement

Formation

Bac +2/3 en gestion administrative et comptable

BTS ou expérience d’au moins 5 années d’un secrétariat opérationnel ou technique

Outils

Microsoft Word

Excel

Description du poste

Depuis plus de 14 ans, CAP METROPOLE intervient sur l’ensemble du territoire métropolitain de Saint-Etienne. Créée en 2012, Cap Métropole est une Société Publique Locale (SPL) d’aménagement et de construction. Son intervention auprès des 17 collectivités territoriales qui composent son capital s’inscrit dans une démarche de promotion de l’intérêt général.
Cap Métropole se veut un outil d’expérimentation, d’exploration, d’ambition au service des projets du territoire.
En intégrant Cap Métropole, vous participerez à l’évolution d’une société en plein développement : triplement du chiffre d’affaires entre 2020 et 2025, accroissement du nombre de projets, diversification des missions, nouveaux locaux, élargissement du capital vers de nouvelles communes…
Aujourd’hui l’équipe de Cap Métropole compte près de trente collaborateurs issus de différentes formations et horizons professionnels complémentaires.
Cap Métropole s’est vue confier par ses actionnaires (Saint-Etienne Métropole et différentes communes) diverses missions dans le domaine de l’aménagement, de la construction, de renouvellement urbain, que ce soit en assistance à maîtrise d’ouvrage, en mandat (d’études ou de travaux) ou en concession.
Sous l’autorité du Président et du Directeur général et la responsabilité des Directeurs opérationnels, sous l’animation et le pilotage des responsables de projets, il (elle) assure le secrétariat classique de ses intervenants directs ainsi que l’assistance administrative et financière durant toutes les phases de la réalisation des opérations en cours de déploiement actif ou de démarrage.

Description de la mission

1. 1.Assurer le suivi administratif et financier des opérations, depuis l’appel d’offres jusqu’à la réception
   • Constituer les dossiers de lancement et gestion des appels d’offres (dont saisie et préparation sur plateformes de dématérialisation, préparations des documents pour les organes décisionnaires, contrôle et demande des pièces avant contractualisation…),
   • Contrôler et suivre les marchés depuis la notification jusqu’au décompte définitif,
   • Contrôler les situations de travaux et d’honoraires et les mises en règlement dans le logiciel de gestion (dont gestion des garanties financières, agrément des sous-traitants…),
   • Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier,
   • Participer au suivi du budget et des comptes-rendus financiers des opérations,
   • Suivi des subventions,
   • Mise en place et suivi de tableaux de bord.
2. 2.Assurer une fonction d’alerte et d’interface
   • S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations,
   • Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
   • Contribuer à la préparation des données et à la production des tableaux de saisie de données,
   • Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…),
   • Assurer à la demande des responsables de projets, les contacts avec les tiers (maître d’oeuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs…),
   • Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les responsables de projets,
   • Assurer une interface entre les différents membres de l’équipe.
3. 3.Assurer le secrétariat classique des responsables d’opérations
   • Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l’accueil,
   • Saisir et/ou rédiger les documents,
   • Finaliser, envoyer et faire le suivi des courriers, particulièrement ceux liés aux procédures
   • Traiter le courrier entrant et sortant,
   • Organiser et traiter le classement,
   • Organiser des réunions et des déplacements.
   • Accueillir et orienter les interlocuteurs, partenaires, prestataires, institutionnels
4. 4.Assurer l’accompagnement des opérations d’acquisition et de reventes du patrimoine
   • Assurer le suivi administratif et financier des opérations d’acquisition en lien avec les responsables de projets mais aussi avec les négociateurs fonciers externes et les notaires,
   • Contribuer à la préparation des contrats de vente, au suivi administratif et financier des opérations de cession d’immeubles et/ou de terrain : assurer le suivi avec les notaires, les diagnostiqueurs, les géomètres etc.

Profil souhaité

• Formation / expérience :
• Bac +2/3 en gestion administrative et comptable
• BTS ou expérience d’au moins 5 années d’un secrétariat opérationnel ou technique (par exemple dans le milieu du BTP / immobilier / aménagement urbain, ou au sein d’une collectivité)
• Compétences / compétences attendues
• maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte et tableurs)
• connaissance de logiciels de gestion
• notions de gestion et de comptabilité
• connaissance générale et ou appétence pour les procédures liées à la commande publique
• Seraient un plus :
• connaissance des procédures foncières
• connaissance des secteurs de l’aménagement urbain, de l’immobilier, des collectivités et de leurs acteurs
• connaissance générale de la réglementation des procédures d’urbanisme