Secrétaire médical.e (Pôle 9) - H/F

EPS Erasme; Antony; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

EPS Erasme, établissement psychiatrie situé en Île-de-France, recrute un(e) assistant(e) secrétariat pour soutenir les médecins et les services médico-social du pôle.

Vous assurerez l’accueil, le traitement des documents, l’archivage, la saisie des mouvements entrants/sortants et l’assistance administrative au quotidien, en respectant les règles et le secret professionnel. Bac/ Bac+2 secrétariat requis, maîtrise des outils informatiques et travail en équipe.

Qualifications

• Titulaire d’un diplôme BAC/BAC+2 Secrétariat et expérience en secrétariat médical est un atout.
• Connaissance de la législation hospitalière et droits des patients.
• Maîtrise de l’orthographe et du vocabulaire médical.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.

Responsabilités

• Traiter courriers et dossiers médicaux, enregistrement et archivage.
• Soutien administratif au sein des unités et au service médico-social.
• Suivre les certificats et les lois liées (législation et contentions).
• Accueil physique et téléphonique des patients et partenaires.
• Utiliser outils informatiques et agendas électroniques.

Connaissances

Rigueur

Organisé

Écoute

Discrétion

Formation

BAC/BAC+2 Secrétariat

Outils

Pack Office

DxCare

DxPlanning

Dossier Patient Informatisé

Outlook

Description du poste

Créé en 1982, l’EPS Erasme est spécialisé dans la prise en charge des troubles psychiatriques à tout âge de la vie. Ses missions sont multiples : prévention, diagnostic, soins, enseignement et recherche. L’EPS Erasme emploie 615 professionnels dont 80 médecins : il s’agit d’un établissement à taille humaine, permettant une coordination fluide entre professionnels et invitant à la mise en œuvre de projets transversaux.

MISSION DE L’UNITÉ ET DU PÔLE

Le pôle 92G09 propose aux habitants des villes de Suresnes et Puteaux une offre de soins riche, permettant l’accompagnement des usagers et de leurs aidants dans leur parcours de soins et de vie.

MISSION GÉNERALE

Le secrétariat du pôle 9 assure des missions de secrétariat classique (soutien administratif des médecins, assistantes sociales) mais également des missions plus spécifiques de par son positionnement au sein de l’établissement : expertise d’un point de vue médico-légal, une intervention régulière auprès des patients et de leurs proches sur le plan administratif ou dans le cadre de projets du pôle.

LE POSTE

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles)
• Soutien administratif au sein des unités (signature de documents administratifs auprès des patients…) et auprès du service médico-social du pôle
• Suivi des certificats légaux - loi du 5 juillet 2011
• Suivi loi isolement et contentions – loi du 22 janvier 2022
• Suivi de l’accès au dossier médical – loi du 4 mars 2002
• Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu)
• Accueil physique et téléphonique
• Reproduction de documents

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

• Polyvalence des tâches au sein du secrétariat
• Liens avec le bureau des entrées, le bureau du DIM et les différents secrétariats de l’établissement
• Contact avec les établissements de santé et les différents partenaires externes
• Utilisation de différents logiciels bureautiques et agendas électroniques
• Statistiques du pôle
• Filtrer et orienter les appels ainsi que les demandes téléphoniques internes et externes
• Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi
• Renseigner les interlocuteurs.

Lieu d’exercice

143 Avenue Armand Guillebaud 92160 Antony

Quotité de travail

35 heures réalisées selon les normes du guide du temps de travail.

Horaires habituels de travail

selon planification du service du lundi au vendredi

Rémunération

Selon la grille indiciaire hospitalière

Profil Recherché

Prérequis

• Titulaire d’un diplôme de BAC/ BAC+2 Secrétariat

Savoirs

• Connaissance de la législation et de la réglementation hospitalière
• Connaissance des droits des patients

Savoir-faire

• Maitrise de l’orthographe
• Connaissance et maîtrise du vocabulaire médical
• Capacité à utiliser des outils informatiques (Pack office, DxCare, DxPlanning, Dossier Patient Informatisé, Outlook…)
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, en lien avec plusieurs praticiens

Savoir-être

• Sens de l’accueil, de l’écoute et de la discrétion
• Respect des règles de confidentialité et du secret professionnel.
• Expression convenable envers les différents interlocuteurs
• Rigoureux(se)
• Avoir le sens des priorités
• Organisé(e)
• Tenue vestimentaire correcte exigée

Particularités et Contraintes du poste

• Polyvalence entre les trois secrétaires de l’intra-hospitalier
• Emploi du temps susceptible de modification (horaires, temps de présence, mobilité possible à l’intérieur du pôle à titre exceptionnel).
• Charge de travail variable.
• Respect et transmission des consignes.
• S’insérer dans une démarche de formation continue.
• Participer aux réunions de travail de l’unité, du service, de l’établissement.
• Montrer un intérêt à la profession, à son contexte, à son évolution.
• S’intéresser à la vie du service et de l’institution.
• Soucis d’une bonne relation entre l’intra et l’extra hospitalier.
• Soucis de bonne relation inter-pôles.
• Fiche de poste susceptible d’évoluer en fonction des projets de service et des intérêts du professionnel

Risques Liés à L’activité

• Postures liées à l’utilisation de l’outil informatique, fatigue visuelle.
• Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie.