Assistant formation (h/f)

Centre Hospitalier de Saint-Nazaire; Saint-Nazaire; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Centre Hospitalier de Saint-Nazaire recherche un(e) Assistant(e) de formation pour participer à la mise en œuvre de la politique de formation du personnel. Vous serez rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines et travaillerez au sein du service Formation continue et DPC, à Saint-Nazaire.

Vos missions incluront l’accueil des acteurs de formation, le suivi pédagogique, l’inscription des agents et le suivi des conventions, avec une gestion administrative et budgétaire des actions de

Qualifications

• Diplôme de niveau 5 (Bac+2) en Ressources Humaines exigé.
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
• Bon relationnel et discrétion.
• Maîtrise des outils bureautiques et connaissance du progiciel de formation Gesform.

Responsibilities

• Utilisation quotidienne du logiciel Gesform pour le suivi des formations.
• Accueil et information du personnel médical et non médical et encadrement.
• Suivi pédagogique en cours d’année et contacts avec les organismes de formation et les formateurs.
• Rédaction et suivi des conventions avec des établissements extérieurs et de leurs aspects financiers et pédagogiques.
• Gestion administrative des inscriptions et du calendrier des formations et la planification des salles et du matériel.

Skills

Sens d’organisation

Rigueur et méthode

Sens de l’accueil

Autonomie

Discrétion/confidentialité

Compétences relationnelles

Travail en équipe

Education

Bac+2 en Ressources Humaines

Tools

GESFORM

Pack Office

Job description

Le Centre Hospitalier de Saint-Nazaire dispose d'environ 1000 lits et plus de 3200 agents répartis sur plusieurs sites. L'établissement assume une mission de service public de soins, en conjuguant offre de proximité et niveau de technicité reconnu dans les activités de médecine, de chirurgie, d'obstétrique et de soins aux personnes âgées ainsi qu'une mission de formation (Aide-Soignant/Infirmier).

Ses services sont répartis en pôles.

Le CHSN est en direction commune avec le CH de Savenay et l'hôpital intercommunal Guérande/Le Croisic

Définition

L'Assistant(e) de formation au sein du service Formation continue et Développement Professionnel Continu (DPC) est sous la Direction des Ressources Humaines et la Direction des Affaires Médicales. Sa mission consiste à participer à la mise en œuvre de la politique de formation continue pour le personnel médical et non médical du centre hospitalier de Saint-Nazaire et de l'Hôpital Intercommunal de la Presqu'île Guérande - Le Croisic.

Activités principales

• -Utilisation quotidienne du logiciel de gestion et de suivi des formations Gesform
• -Accueil physique et téléphonique et information du personnel médical et non médical, de l’encadrement, des formateurs, des organismes de formation et des établissements extérieurs
• -Suivi pédagogique en cours d’année: contacts fréquents avec les organismes, les formateurs, les agents formés, l’encadrement
• -Contacts avec les organismes de formation pour déterminer les conditions financières et pédagogiques de la mise en place de certaines formations, en lien avec le responsable formation continue
• -Formalités d’inscriptions auprès des organismes de formation
• -Contacts avec les organismes et les formateurs internes retenus afin d’établir le calendrier, obtenir des précisions concernant les intervenants et leurs exigences dans le cadre de leurs interventions
• -Rédaction et suivi de conventions avec des établissements extérieurs
• -Réception des conventions et mise à la signature après vérification attentive des termes pédagogiques et financiers, en lien avec le responsable formation continue
• -Gestion des salles et du matériel pédagogique (recherche des salles disponibles pour l’animation des formations, du matériel nécessaire à l’animation, des fournitures, suivi de la planification, ouverture et fermeture des salles avec préparation
• -Accueil des formateurs internes ou des organismes de formation au sein du service formation lors la dispensation des formations
• -Rédaction des fiches de présentation des actions de formation (objectifs pédagogiques, programme, calendrier) et diffusion auprès de l’encadrement
• -Information à l’encadrement concernant leurs éventuelles interrogations sur la mise en place des formations
• -Gestion et suivi des inscriptions individuelles et collectives
• -Rédaction des autorisations de stage à destination des agents formés avant tout départ en formation
• -Suivi du présentiel avec listes d’émargement à adresser aux organismes
• -Règlement des factures et suivi des échéanciers
• -Saisie des états de frais de déplacement, d’hébergement et de traitement sous Gesform
• -Suivi financier des actions de formation (facturation ANFH, remboursements aux agents)
• -Suivi des dépenses en cours d’année avec suivi des fluctuations et clôture des dossiers en fin d’exercice (relance auprès des organismes, auprès des agents formés et de l’organisme payeur), en lien avec le responsable formation continue
• -Gestion des remboursements et titres de recettes auprès des établissements ou stagiaires extérieurs
• -Gestion administrative des dispositifs individuels (Préparation aux concours, études promotionnelles, formations diplômantes : masters, DU/DIU, bilan de compétences, congé de formation professionnelle, validation des acquis de l’expérience…), en lien avec le responsable formation continue
• -Archivage des dossiers
• -Statistiques diverses sur le plan de formation en cours et réalisé
• -Participation à la préparation des Commissions de formation en transmettant au responsable formation des extractions portant sur : suivi du budget du plan de formation en cours, recueils des besoins chiffrés pour le plan de formation de l’année suivante
• -Concernant les formations médicales, transmission trimestrielle, à la direction des affaires médicales, des dates de formations suivies par les médecins

Particularité du poste

Concentration souvent interrompue par le passage des agents, des formateurs et des appels téléphoniques.

Relations professionnelles

Sous la responsabilité du Responsable de la formation continue et DPC, le service de formation continue est composé de 3 assistant(e)s.

En Interne :

• -Directeurs
• -Cadres supérieurs de santé, cadres de santé
• -Responsables de service, cadres administratifs, logistiques et techniques
• -Chefs de pôle, chefs de service
• -Responsable des Affaires Médicales
• -Personnel médical et non médical des pôles de soins, médicotechniques, administratifs, logistiques et techniques
• -IFAS-IFSI rattachés au centre hospitalier de Saint-Nazaire

En Externe :

• -A.N.F.H
• -Etablissements publicsou privés extérieurs
• -Etablissements du GHT 44
• -Instituts de formations paramédicaux
• -Prestataires et organismes de formation extérieurs

Lieu d’exercice des fonctions

Saint-Nazaire - Site d’Heinlex – Service formation continue

Horaires de travail actuels

Amplitude horaire variant de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi

Précision sur le poste

Poste vacant à 100%, ouvert en mutation, détachement ou proposé en Contrat à Durée Déterminée renouvelable jusqu'à titularisation.

Exigence du poste

Diplôme de niveau 5 (Bac+2) en Ressources Humaines

Compétences requises (savoir-faire requis)

• -Sens de l’organisation, rigueur et méthode
• -Sens de l’accueil
• -Capacité d’adaptation
• -Autonomie
• -Discrétion/confidentialité
• -Qualités d’analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles
• -Compétences relationnelles avec adaptation au public (encadrement médical et non médical, agents médicaux et non médicaux, anfh, organismes de formation extérieurs)
• -Aptitude au travail d’équipe

Connaissances associées

• -Utilisation courante des outils bureautiques Pack office, messagerie, Outlook
• -Connaissance du progiciel de formation GESFORM
• -Capacités à développer des outils de suivis: tableaux de bord, recueil d’informations, présentations de documents, requêtes.