Assistant de direction communication et évènementiel (H/F)

JobAffinity; Ramecourt; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

13e mois

Abonnements de transport 75%

IFSE

Santé et prévoyance

Résumé du poste

Collectivité handi-engagée à Château-Thierry recrute un(e) Assistant de direction en communication et évènementiel (H/F). Sous l'autorité de la directrice, vous assurez l'accueil, organisez l'agenda et suivez les dossiers administratifs.

Vous coordonnez les actions de communication, préparez les réunions, suivez le budget et assurez le lien avec services et partenaires. Des compétences en secrétariat et en gestion de projets sont requises.

Qualifications

• Diplômes requis ou souhaités en secrétariat et gestion.
• Compétences en communication et bureautique essentielles.
• Capacité à organiser et suivre plusieurs dossiers et projets.

Responsabilités

• Coordination administrative et organisationnelle des dossiers.
• Gestion de l’agenda, des convocations et du classement.
• Suivi budgétaire et relations avec prestataires.
• Appui à la communication: supports, site et réseaux.
• Organisation et suivi logistique des manifestations municipales.

Connaissances

Maîtrise secrétariat

Gestion du temps

Communication écrite

Organisation multi-dossiers

Relations interpersonnelles

Formation

BTS Secrétariat

Gestion des entreprises et des administrations

Formation gestion de projet

Outils

Suite Office

Outils numériques de communication

Description du poste

Assistant de direction communication et évènementiel (H/F)

Lieu 02400 Château-Thierry France

Type du poste Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Ville sous-préfecture de l’Aisne, 4 ème commune du département avec plus de 15000 habitants (en constante progression), la ville de Château-Thierry est très dynamique et idéalement située à 1h de Paris (50 minutes en train), et 45 mn de Marne la Vallée et de Reims par l’autoroute A4.

Forte d’une activité économique soutenue, liée à la présence d’entreprises nationales, familiales et viticoles, la ville constitue un bassin d’emploi majeur du territoire.

Cité poétique nichée au cœur de la Vallée de la Marne, aux portes de la Champagne et ville natale de Jean de La Fontaine, Château-Thierry bénéficie d’une richesse patrimoniale et environnementale incroyable pour offrir un cadre où il fait bon vivre et travailler.

Assistant de direction communication et évènementiel (H/F)

Catégorie C– Administrative

Temps de travail hebdomadaire: 37H00 (12 RTT)

Horaires: plages fixes et variables, selon les besoins du service

Lieu d’affectation: 16 place de l’hôtel de ville 02400 Château-Thierry

Sous l’autorité de la directrice de la communication et de l’événementiel, l’assistant de direction a pour mission d’assurer la coordination de la direction communication et évènementiel, assure l’accueil téléphonique et physique de la direction, organise l’agenda et le classement et archivage des dossiers, suit l’exécution budgétaire, gère les relations de la direction avec ses interlocuteurs internes et externes et participe à l’animation des supports de communication.

Missions et activités

• Coordination administrative et organisationnelle

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction et gérer les boîtes mail du service
• Organiser et tenir à jour l’agenda, les plannings et les outils de suivi de la direction
• Assurer le suivi administratif des dossiers, des échéances, du classement et de l’archivage
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
• Préparer les réunions : convocations, ordres du jour, dossiers et comptes rendus
• Assurer le suivi des plannings RH de la direction
• Faciliter la circulation de l’information entre la direction, les services municipaux, les élus et les partenaires

• Gestion administrative et suivi budgétaire

• Recueillir les besoins, solliciter les devis et assurer les relations administratives avec les prestataires et fournisseurs.
• Participer à la préparation et au suivi du budget de la direction.
• Assurer le suivi des commandes, engagements, prestations et factures.
• Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire et alerter la direction sur les éventuelles difficultés ou échéances.

• Appui aux actions de communication

• Participer à la mise en œuvre des actions de communication et à l’alimentation des différents supports : site internet, réseaux sociaux, newsletter, supports internes, etc.
• Participer à la préparation et à la relecture des contenus et supports de communication.
• Contribuer à la réalisation du magazine municipal, notamment par la collecte et le suivi des informations auprès des services et associations.
• Assurer la mise à jour de l’agenda des manifestations et contribuer à la collecte et à l’archivage des contenus produits lors des événements.

• Appui à l’organisation des événements

• Participer à la préparation, à l’organisation et au suivi logistique des manifestations municipales
• Recenser les besoins et assurer le suivi des prestataires, des prestations et des échéances
• Élaborer et suivre les plannings, rétroplannings et outils de suivi des événements
• Coordonner les demandes auprès des services municipaux concernés et participer à l’organisation des cérémonies et manifestations protocolaires
• Préparer et diffuser les invitations, tenir à jour les fichiers d’invités et assurer le suivi des réponses
• Participer à l’accueil des participants et apporter un appui opérationnel à la direction lors des manifestations

• Coordination et relations avec les interlocuteurs

• Assurer l’interface entre la direction, les services municipaux, les élus, les associations, les partenaires et les prestataires
• Assurer les relances nécessaires au bon avancement des dossiers et au respect des échéances
• Veiller à la fiabilité et à la bonne transmission des informations
• Alerter la direction sur les difficultés, retards ou situations nécessitant un arbitrage

Profil recherché

Qualités et compétences requises

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat de direction.
• Bonnes connaissances en communication et maîtrise des outils et supports numériques.
• Très bonne maîtrise de l’expression écrite et des outils bureautiques.
• Capacité à organiser et suivre plusieurs dossiers, échéances et projets simultanément.
• Maîtrise des outils de planification et de suivi.
• Capacité à gérer les urgences, les imprévus et les situations exigeantes.
• Diplômes souhaités: BTS Secrétariat, Gestion des entreprises et des administrations
• Formations obligatoires (à avoir ou à suivre): gestion de projet

Qualités

• Rigueur, organisation et sens des priorités
• Réactivité, autonomie et capacité d’adaptation
• Polyvalence et esprit d’initiative
• Bon relationnel, diplomatie et goût du travail en équipe
• Discrétion, confidentialité et sens du service public
• Disponibilité et capacité à gérer les périodes de forte activité
• Disponibilité ponctuelle en soirée et le week-end selon le calendrier des manifestations
• Participation à l’organisation et au suivi des événements municipaux, y compris en dehors des horaires habituels
• Participation ponctuelle à la couverture des événements (photographies, vidéos et diffusion sur les supports numériques)
• Présence ponctuelle d’environ un week-end par mois selon le planning du service

Conditions d’exercice

Rémunération statutaire + 13ème mois
Participation aux abonnements de transport : 75%
Primes : IFSE
Avantages : participation santé, prévoyance, COS/CNAS, titres restaurants

Dépôt de candidature souhaité avant le 1 novembre 2026
Prise de poste: au plus vite

Collectivité handi-engagée, nous croyons en un milieu de travail où équité, inclusion et diversité sont la norme; toutes nos offres d'emploi sont accessibles aux travailleurs en situation de handicap.