Assistant.e pédagogique de formation

Université Paris, Sciences et Lettres; Paris; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

L’Université Paris, Sciences et Lettres recherche un agent de scolarité pour accompagner les étudiants et enseignants, accueillir les interlocuteurs et assurer l’information. Vous contribuerez à l’inscription administrative et pédagogique, à la gestion des dossiers, des paiements, des emplois du temps, des jurys et des procès-verbaux, avec les outils de scolarité.

Le poste implique le soutien logistique et administratif, la préparation des dossiers, des congés, des conventions de stage et

Responsibilities

• Accueil et information de la population étudiante et enseignante.
• Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants.
• Élaboration des emplois du temps et plannings des formations.
• Préparation des états pour les jurys semestriels et de diplomation.
• Organisation d’événements tels que journées portes ouvertes et forums.
• Gestion des conventions de stage et accompagnement des démarches de mobilité.

Job description

Sous l’autorité fonctionnelle du responsable de scolarité, les activités sont les suivantes :Accueil et information de la population étudiante, enseignante, des responsables des formations et des personnes extérieures intervenant dans les formations (vacataires d'enseignement). Les échanges avec l'ensemble de ces interlocuteurs se déroulent principalement en anglais.

Mise en œuvre des processus d'inscription administrative et pédagogique des étudiants: Participation à l'organisation des campagnes de recrutement, gestion des dossiers administratifs, paiement des droits et bourses, vérification des inscriptions pédagogiques, suivi des absences

Élaboration des emplois du temps et plannings des formations, des contrôles de connaissance, collecte et saisie des notes dans le système

Préparation des états pour les jurys semestriels et de diplomation, élaboration et saisie des PV dans l’outilGestion et mise à jour de la formation dans les outils de scolarité: Maquettes, intervenants, réservations de salles…Gestion des missions de scolarité :Organisation de la rentrée, journées d'accueil, journée portes ouvertesParticipation à divers événements: Forums, portes ouvertes, remise de diplômes etc…Contribution à la gestion des bâtiments: Réservations de salles, vérification des équipements, remise en ordre…Préparation et suivi des conventions de stageAccompagnement des étudiants: Démarches administratives de mobilité à l'étranger, suivi…Établissement de devis, factures et remboursements de frais liés aux formationsCompte-rendu d’activité et participation à la vie de l'équipe*Toutes les missions sont assurées collégialement et tous les membres de l’équipe travaillent en étroite collaboration; Leur répartition peut varier dans le temps, entre les différents parcours de la formation et les membres de l’équipe.*Le développement de l’offre de formation de PRAIRIE – Paris School of AI étant particulièrement dynamique, de nouvelles missions sont également susceptibles d’émerger.Outils et logiciels utilisés :Logiciels de scolaritéPack OfficeVisioconférence : Teams