Assistant(e) Institut UR_80% F/H

Université Catholique de Lyon; Lyon; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Catholique de Lyon recherche un(e) Assistant(e) d’Institut pour soutenir l’unité de recherche. Vous collaborez avec les responsables de groupes et assurez la logistique des activités scientifiques, la gestion des dossiers et le suivi budgétaire.

Vous participez à l’accueil des chercheurs invités, préparez les réunions et appliquez les procédures internes afin d’assurer une continuité opérationnelle au service des GR, dans un cadre national.

Qualifications

• Loyauté et confidentialité au sein de l’institution.
• Esprit d’équipe et flexibilité dans les missions.
• Capacité à gérer les priorités et relayer l’information.
• Rigueur, efficacité et autonomie au quotidien.

Responsabilités

• Réserver des salles pour les séminaires ou réunions de recherche.
• Assister les déplacements des enseignants-chercheurs des GR.
• Organiser les événements scientifiques des GR.
• Suivre les factures et dépenses liées aux activités des GR.
• Gérer l’accueil des chercheurs invités et le volet administratif lié.
• Gérer des bases de données et archiver les dossiers.
• Rédiger comptes rendus, synthèses et notes.
• Renseigner des tableaux de bord et élaborer des indicateurs.

Connaissances

Loyauté/confidentialité

Esprit d’équipe

Gestion des priorités

Rigueur

Autonomie

Formation

Bac ou Bac+2/+3 avec expérience

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Dans le cadre d’une création de poste de l’Unité de Recherche, en collaboration avec les responsables de groupes de recherche et rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. et à la Directrice de l’UR, l’Assistant(e) d’Institut est un(e) collaborateur(trice) de confiance, son emploi du temps est étroitement lié à la composante et doit s’adapter en fonction de la période de l’année universitaire. Il/Elle collabore également avec tout le personnel d’appui à la Recherche de l’Unité.

Les fonctions de l’Assistant(e) d’Institut peuvent évoluer en fonction des axes stratégiques de l’UCLy.

Missions et activités

Elle/il apporte une assistance administrative aux groupes de recherche (GR) de l’UR et aux événements de recherche propres à l’UR.

• Réserver des salles pour les séminaires de groupe ou des réunions de recherche,
• Assister les déplacements des enseignant(e)s-chercheur(e)s des GR,
• Prendre en charge l’organisation logistique des évènements scientifiques des GR,
• Suivre les factures et des dépenses liées aux activités des GR,
• Suivre le volet administratif de l’accueil des chercheur(e)s invité(e)s des GR,
• Gérer des bases de données, collecter et mettre à jour des informations, organiser le classement et l’archivage des dossiers,
• Rédiger des comptes rendus, des synthèses, des notes,
• Renseigner des tableaux de bord et élaborer des indicateurs d’activités du service à partir des données collectées.

Profil et compétences

• Loyauté, confidentialité et aptitude à porter les valeurs de l’institution,
• Esprit d’équipe (qualité de la relation, flexibilité des missions),
• Capacité à gérer les priorités, à relayer l’information,
• Rigueur, efficacité, autonomie,
• Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
• Coordonner et organiser des réunions et événements,
• Sens de l’accueil physique et téléphonique et capacité d’adaptation aux différents publics,
• Intérêt pour l’environnement universitaire,
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique et outils interne (Word, Excel, Powerpoint…),

Formation: Titulaire d’un bac, ou d’un bac+2/+3 avec expérience sur un poste similaire

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