Assistant(e) de la Direction Career Services F/... Services Support aux Programmes Pré Expérience · Campus de Cergy · Hybride

ESSEC Business School; Cergy; Hybrid; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Job summary

ESSEC Business School recherche un(e) Assistant(e) de la Direction Career Services F/H/X+ à Cergy pour assurer le fonctionnement administratif et logistique des activities du service. Vous soutiendrez quotidiennement la Directrice et l'équipe, en assurant l'organisation et la coordination des tâches et projets.

Vous serez en charge des onboarding/offboarding, des achats via Adage, des signatures de contrats et de l’organisation des événements, avec des communications performantes en français et

Qualifications

• Maîtrise des outils digitaux (Zoom, Google) et Pack Office (PowerPoint et Excel avancés).
• Excellente communication orale et écrite en Français et en Anglais (Niveau C1).
• Capacité à coordonner des tâches et gérer des agendas et budgets.

Responsibilities

• Assurer le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel des activités des Career Services, en veillant à l'organisation et à la coordination fluide des tâches.
• Gérer les arrivées et départs des collaboratrices/teurs: onboarding et offboarding, matériel, accès et documents.
• Piloter les achats via l’outil Adage et suivre le processus jusqu’au paiement.
• Coordonner la signature des contrats avec les prestataires, achats, juridique et protection des données.
• Organiser les évènements et leur logistique (réservations, documents pour les réunions, etc.).
• Rédiger et diffuser comptes rendus, rapports et présentations en FR et EN.
• Gérer la communication interne et les agendas de déplacements sur les autres campus.
• Établir le récapitulatif KPI mensuel des Career Services et le diffuser en interne.

Skills

Zoom

Google Workspace

PowerPoint

Excel avancé

Français C1

Anglais C1

Tools

Pack Office

Google Meet

Job description

L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 8 000 étudiants en formation initiale dont plus de 38% d’étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.

Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.

Dédié à la recherche, l’enseignement et l’entrepreneuriat, le campus de l’ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un(e) Assistant(e) de la Direction Career Services F/H/X+.

Missions

Votre mission principale sera de garantir le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel des activités des Career Services, en étroite collaboration avec la Directrice des Career Services. Vous serez un soutien quotidien essentiel pour l'équipe, en veillant à l'organisation et à la coordination fluide des différentes tâches.

• Assurer la gestion des arrivées et départs des collaboratrices/teurs (onboarding et offboarding personnalisés) : prise en charge des aspects administratifs, gestion du matériel, accès aux documents et outils, planification des premiers jours.
• En lien avec les chargés des achats des pôles, piloter les demandes d'achat via l'outil Adage et suivre le processus jusqu’au paiement.
• Coordonner la signature des contrats avec les prestataires, la direction, les services achat, juridique et de la protection des données. Assurer le suivi des échéances contractuelles et des renouvellements.
• Organiser les évènements de l’équipe des Career Services (séminaires, réunions mensuelles et exceptionnelles) et s’assurer de leur logistique complète (réservations, activités, préparation de documents divers pour ces évènements...).
• Rédiger et diffuser les comptes rendus, rapports et présentations, en français et en anglais.
• Gérer la communication interne (transmission d’informations à l’équipe, gestion des listes d'envoi et messageries réseau).
• Organiser les agendas des collaborateurs lors de déplacements sur d'autres campus.
• Établir le récapitulatif mensuel KPI des Career Services et le diffuser en interne.
• Maintenir une communication active avec les différents départements de l'ESSEC (chaires, associations étudiantes, ESSEC Alumni, ESSEC Ventures, pilier Together, CFA, etc.).
• Gérer le courrier.
• Gérer le stock des fournitures de bureau.
• Apporter un soutien opérationnel ponctuel aux différents pôles selon les besoins.
• Gestion de l’agenda au quotidien
• Suivi du budget
• Organiser les déplacements à l’étranger de l’équipe

Date de prise de poste envisagée 1er Décembre 2026.

Profil recherché

• Très bonne maîtrise des outils digitaux (Zoom, Google) et particulièrement du Pack Office (PowerPoint & Excel avancés).
• Excellente communication orale et écrite en Français et en Anglais (Niveau C1).

Vos qualités :

• Dynamisme, polyvalence et réactivité
• Capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Sens du service et aisance relationnelle
• Autonomie, sens de l’organisation et rigueur
• Esprit d’équipe
• Discrétion et respect de la confidentialité.

L’ESSEC s’engage activement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion.

Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous œuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.

Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.