Assistant(e) Gestion Technique & Copropriété – Property Management

Savills; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Savills recherche un(e) Assistant(e) de Gestion Technique pour intégrer le département Property Management à Paris. Vous apportez un soutien administratif aux responsables techniques et assurez la saisie, le suivi des bons de commande et le traitement des factures, en lien avec les outils PREMIANCE, ARAMIS et DOCUWARE.

Vous travaillez en équipe, assurez la tenue des données clients et la gestion documentaire, le reporting et le suivi opérationnel des prestations, tout en veillant à la qualité et

Responsabilités

• Assister et apporter un soutien administratif aux responsables techniques : gestion des appels téléphoniques, rédaction et frappe de courriers, courriels, mailings, notes aux locataires, divers travaux de secrétariat.
• Saisie et mise à jour des listes d'adresses des locataires et des prestataires de services dans OUTLOOK.
• Établissement des bons de commande et suivi administratif jusqu'au paiement de la facture correspondante (logiciels : PREMIANCE et ARAMIS).
• Numérisation et intégration des documents du bon de commande dans la GED DOCUWARE.
• Workflow des factures : validation des factures de travaux et de fluides, retour des factures mal libellées aux fournisseurs, saisie des acomptes de travaux dans le logiciel métier.
• Demandes de réparation auprès des prestataires de services et mise à jour de FOLLOW ME pour les contacts fournisseurs.
• Saisie de diverses données dans le logiciel métier (budgets de travaux, contrats, plan de prévention, contacts fournisseurs, etc.).
• Souscrire des contrats de fluides sur instruction du responsable technique.
• Gérer l'archivage et l'alimentation de la GED SAVILLS et de celles de nos clients.
• Gérer les sinistres multirisques et dommages ouvrages.
• Participer à la préparation des transferts de propriété et des prises en charge.
• Saisir les données de reporting dans les tableaux de suivi des clients (suivi des sinistres, contrôles réglementaires...).
• Gérer des problématiques transversales.

Outils

PREMIANCE

ARAMIS

DOCUWARE

OUTLOOK

GESTION DOCUMENTAIRE

Description du poste

Savills recherche un(e) Assistant(e) de Gestion Technique pour intégrer le département Property Management à Paris. Vous apportez un soutien administratif aux responsables techniques et assurez la saisie, le suivi des bons de commande et le traitement des factures, en lien avec les outils PREMIANCE, ARAMIS et DOCUWARE.

Vous travaillez en équipe, assurez la tenue des données clients et la gestion documentaire, le reporting et le suivi opérationnel des prestations, tout en veillant à la qualité et