CDI - Assistant(e) de Gestion Technique et de Copropriété H/F

Savills; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Savills recherche un(e) Assistant(e) de Gestion Technique pour intégrer le département Property Management à Paris. Vous apportez un soutien administratif aux responsables techniques et assurez la saisie, le suivi des bons de commande et le traitement des factures, en lien avec les outils PREMIANCE, ARAMIS et DOCUWARE.

Vous travaillez en équipe, assurez la tenue des données clients et la gestion documentaire, le reporting et le suivi opérationnel des prestations, tout en veillant à la qualité et

Responsabilités

• Assister et apporter un soutien administratif aux responsables techniques : gestion des appels téléphoniques, rédaction et frappe de courriers, courriels, mailings, notes aux locataires, divers travaux de secrétariat.
• Saisie et mise à jour des listes d'adresses des locataires et des prestataires de services dans OUTLOOK.
• Établissement des bons de commande et suivi administratif jusqu'au paiement de la facture correspondante (logiciels : PREMIANCE et ARAMIS).
• Numérisation et intégration des documents du bon de commande dans la GED DOCUWARE.
• Workflow des factures : validation des factures de travaux et de fluides, retour des factures mal libellées aux fournisseurs, saisie des acomptes de travaux dans le logiciel métier.
• Demandes de réparation auprès des prestataires de services et mise à jour de FOLLOW ME pour les contacts fournisseurs.
• Saisie de diverses données dans le logiciel métier (budgets de travaux, contrats, plan de prévention, contacts fournisseurs, etc.).
• Souscrire des contrats de fluides sur instruction du responsable technique.
• Gérer l'archivage et l'alimentation de la GED SAVILLS et de celles de nos clients.
• Gérer les sinistres multirisques et dommages ouvrages.
• Participer à la préparation des transferts de propriété et des prises en charge.
• Saisir les données de reporting dans les tableaux de suivi des clients (suivi des sinistres, contrôles réglementaires...).
• Gérer des problématiques transversales.

Outils

PREMIANCE

ARAMIS

DOCUWARE

OUTLOOK

GESTION DOCUMENTAIRE

Description du poste

Que diriez-vous de travailler au sein de Savills, une entreprise avec des valeurs de bienveillance, d'expertise, d’esprit d’équipe et d'excellence qui nous animent et illustrent la façon dont nous voulons faire notre métier, au plus près de nos collaborateurs et de nos clients.

Depuis plus de 20 ans, les équipes de Savills France s’investissent pour garantir un service sur-mesure à leurs clients français et internationaux. A ce jour, l’entreprise compte 175 collaborateurs.

Nous intervenons sur l’ensemble du territoire et pour une large gamme d’actifs : immeubles de bureaux, commerces, logistique, immobilier alternatif (résidences seniors et étudiantes) etc. De l’expertise d'un bien à la maîtrise d'ouvrage en passant par la gestion locative, la vente ou la location, nous accompagnons nos clients à tous les stades de la stratégie immobilière.

Savills souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise la diversité.

En tant qu'Assistant(e) de Gestion Technique, vous aurezl’occasion d’intégrer le département Property Management qui est composé d’uneéquipe d’environ 60 collaborateurs. Le département Property Management apporteflexibilité et écoute auprès de ses clients dans les domaines suivants:

• oLa gestion immobilière (gestion locative etfinancière, stratégies environnementales client, building management,commercialisation)


• oLe syndic de copropriété, RIE, ASL et AFUL(gestion administrative, technique et financière, analyse de l’organisation descopropriétés complexes)


• oServices et innovations (certificationsenvironnementales et ISO, démarche RISE, services haut de gamme et communitymanagement, conseil en VEFA et restructuration, AMO exploitation, suivitravaux, mise en exploitation BIM)

• - Assister et apporter un soutien administratif aux responsables techniques : gestion des appels téléphoniques, rédaction et frappe de courriers, courriels, mailings, notes aux locataires, divers travaux de secrétariat.


• - Saisie et mise à jour des listes d'adresses des locataires et des prestataires de services dans OUTLOOK.


• - Établissement des bons de commande et suivi administratif jusqu'au paiement de la facture correspondante (logiciels : PREMIANCE et ARAMIS).


• - Numérisation et intégration des documents du bon de commande dans la GED DOCUWARE.


• - Workflow des factures : validation des factures de travaux et de fluides, retour des factures mal libellées aux fournisseurs, saisie des acomptes de travaux dans le logiciel métier.


• - Demandes de réparation auprès des prestataires de services à l'aide d'outils dédiés ou à venir (ex : FOLLOW ME, etc.). Mise à jour de FOLLOW ME pour les contacts fournisseurs.


• - Saisie de diverses données dans le logiciel métier (budgets de travaux, contrats, plan de prévention, contacts fournisseurs, etc.)


• - Souscrire des contrats de fluides sur instruction du responsable technique.


• - Gérer l'archivage et l'alimentation de la GED SAVILLS et de celles de nos clients en continu.


• - Gérer les sinistres multirisques et dommages ouvrages.


• - Participer à la préparation des transferts de propriété et des prises en charge.


• - Saisir les données de reporting dans les tableaux de suivi des clients (suivi des sinistres, contrôles réglementaires...).


• - Gérer des problématiques transversales.

Notre système de management de la qualité a obtenu la certification selon le référentiel ISO 9001 version 2015 et ISO 14001 depuis le 7 juillet 2022pour ses activités de Property Management.