Assistant-e du service des ressources humaines de l'UFR3S

Nous Recrutons; France; Hybride; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Nous Recrutons promeut une fonction polyvalente au sein de l’UFR3S, Service des ressources humaines, sur le Campus Santé à Loos. Vous assurez l’accueil et le traitement des demandes, la gestion des agendas et l’organisation des réunions et événements du service.

Vous participez à la rédaction de documents administratifs, à la gestion du courrier, et au classement des informations tout en garantissant la confidentialité et le respect des procédures internes.

Qualifications

• Titulaire au minimum du baccalauréat, idéalement dans la gestion administrative.
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique, et notions en RH, en gestion financière et en droit de la fonction publique.
• À l’aise avec les techniques de gestion administrative et de secrétariat, les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à votre domaine.
• Rédaction administrative et les différents modes de communication, notamment par téléphone et courrier électronique.
• Recherche, tri, hiérarchisation et classement de l’information, et gestion des données dans le respect de la confidentialité.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs et assurer le traitement des demandes.
• Gérer les agendas et les échéances et organiser les réunions et événements du service RH.
• Préparer et rédiger différents documents administratifs et dossiers des réunions.
• Gérer le courrier et les parapheurs et assurer l’archivage des documents.

Connaissances

Accueil et service client

Gestion administrative

Rédaction administrative

Organisation et planning

Confidentialité

Communication

Formation

Baccalauréat

Description du poste

Implantée sur plusieurs sites, notamment à Lille, Loos et Ronchin, l’UFR3S exerce ses activités au cœur du plus grand complexe hospitalo-universitaire européen dédié à la santé.

Au sein de l’UFR3S, vous intégrez le Service des ressources humaines, qui accompagne les personnels de la composante et contribue au bon fonctionnement administratif de ses différentes structures. Le service est organisé autour de bureaux dédiés notamment à la gestion des personnels enseignants, BIATSS et occasionnels ainsi qu’aux services d’enseignement.

Dans cet environnement diversifié, vous occupez une fonction polyvalente, au croisement de l’accueil, de la gestion administrative, de l’organisation et de la communication RH.

Sous l’autorité du/de la responsable du Service des ressources humaines, vous assurez des fonctions polyvalentes de soutien administratif et logistique. Vous contribuez au quotidien à la fluidité de l’activité du service et êtes un point d’appui pour les personnels, les interlocuteurs internes et les usagers.

Vous exercez notamment les activités suivantes :

• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et vous assurez le traitement et le suivi des demandes.

• Vous gérez les agendas et les échéances et participez à l’organisation administrative et logistique des réunions, commissions, élections et événements du service RH.

• Vous préparez et rédigez différents documents administratifs, notamment des comptes rendus, relevés de décisions et dossiers nécessaires aux réunions et conseils restreints de l’UFR3S.

• Vous assurez la gestion du courrier et des parapheurs du service et contribuez au classement et à l’archivage des documents.

Une mission polyvalente au cœur de la vie RH

Votre activité vous conduit également à intervenir sur des sujets variés : gestion des stagiaires, titres de transport, autorisations d’utilisation des véhicules de service, fournitures, accès et équipements nécessaires à l’arrivée de nouveaux personnels RH.

Vous participez également à l’organisation des recrutements du service, à la mise à jour des bases de données et des listes de diffusion, ainsi qu’à la préparation et au suivi du budget RH. Vous pouvez être amené·e à contribuer à la rédaction de procédures et de logigrammes afin de faciliter et harmoniser les pratiques du service.

Vous contribuez aussi à la communication RH

En lien avec le service communication et les différents services de l’Université de Lille, vous participez à la création et à la mise à jour de supports d’information : guides d’accueil, plaquettes, formulaires, informations pratiques ou encore contenus de l’intranet RH de l’UFR3S.

Vous contribuez également à l’organisation des journées d’accueil des nouveaux personnels et à la diffusion d’informations auprès des différents publics de l’UFR3S.

CDD 3ans Renouvelable en CDI pour les contractuels

Pour les titulaires poste de niveau Technicien

Vous êtes...

Vous êtes titulaire au minimum du baccalauréat, idéalement dans le domaine de la gestion administrative, et vous souhaitez mettre vos compétences au service d’un environnement universitaire et RH.

Une connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique, ainsi que des notions en ressources humaines, en gestion financière et en droit de la fonction publique, constituent des atouts pour réussir dans vos missions.

Vous êtes à l’aise avec...

• les techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

• les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à votre domaine d’activité ;

• la rédaction administrative et les différents modes de communication, notamment par téléphone et courrier électronique ;

• la recherche, le tri, la hiérarchisation et le classement de l’information ;

• la gestion de données et le respect de la confidentialité.

Vous êtes également capable d’identifier les priorités, d’organiser votre activité en fonction des contraintes et des échéances et de rechercher l’information nécessaire pour apporter une réponse adaptée aux sollicitations.

Vous êtes...

Rigoureux·se, fiable et organisé·e, vous appréciez la polyvalence et savez vous adapter à des situations et à des interlocuteurs variés.

Vous êtes reconnu·e pour votre sens relationnel, votre diplomatie et votre disponibilité. Vous aimez travailler en équipe et êtes à l’aise dans les fonctions impliquant un contact régulier avec le public. Votre curiosité et votre capacité d’initiative vous permettent d’accompagner efficacement les activités du service.

Enfin, vous êtes particulièrement attentif·ve à la confidentialité des informations traitées dans le cadre de vos missions, qualité essentielle pour travailler au sein d’un service de ressources humaines.

Les conditions d’exercice

Le poste est basé au Campus Santé à Loos. Il implique des déplacements au sein du Campus Santé et sur les autres sites de l’Université de Lille, notamment dans le cadre des permanences RH et des réunions.

Vous exercez dans des horaires classiques de bureau, sur une amplitude de 8h30 à 17h, du lundi au vendredi, avec des contraintes calendaires liées notamment aux permanences RH, aux pics d’activité et aux événements organisés par le service.