ASSISTANT/E DES CONSEILLER/E.S THEATRE & ARTS ASSOCIES ET ARTS VISUELS – POLE CREATION

DRAC Grand Est; Grand Est; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

DRAC Grand Est assure l’instruction administrative et financière des dossiers de demandes de subventions annuelles et pluriannuelles. Vous vérifierez les pièces et critères d’éligibilité, rédigerez les arrêtés et conventions, et gérez le suivi budgétaire.

Vous serez l’interface avec les structures et artistes, et assurerez le suivi administratif des demandes via la plateforme numérique, en lien avec le pôle création.

Responsibilities

• Assurer l’instruction administrative des dossiers de demandes de subventions annuelles et pluriannuelles dans les secteurs du théâtre et des arts visuels.
• Vérifier les pièces administratives et les critères d’éligibilité; rédiger les arrêtés et les conventions financières annuelles et pluriannuelles.
• Renseigner et orienter les porteurs de projets, assurer le suivi administratif via la plateforme numérique et participer aux réunions du pôle création.

Skills

Interface avec structures et artistes

Relation avec porteurs de projets

Rédaction administrative et courriers

Job description

Gestion administrative et financière

• l’assistant/e assure l’instruction administrative des dossiers de demandes de subventions annuelles et pluriannuelles des secteurs du théâtre et des arts visuels, sur les plans juridique (examens des pièces administratives, vérification des critères d’éligibilité), administratif (rédaction des arrêtés, rédaction des conventions financières annuelles et des conventions pluriannuelles d’objectifs, pour les structures et équipes artistiques) et financier (vérification des budgets, engagement financier des dossiers retenus lors des programmations budgétaires en relation avec le secrétariat général).
• il/elle assure l’interface et le suivi des dossiers et reste à ce titre le premier contact des porteurs de projets pour le pôle création du site de Châlons. Il renseigne et oriente les porteurs de projets vers les dispositifs adéquats, assure el suivi administratif des demandes (notifications aux demandeurs via l’interface du ministère Démarches numériques)- Il/elle enregistre et classe chaque dossier, gère la saisie et fiabilisation des données pour chaque dossier sur la plateforme de démarches numériques- il/elle participe aux réunions de travail du pôle et suit de la consommation budgétaire des crédits en fonctionnement et en investissement en lien avec la coordinatrice du BOP 131, à Strasbourg, et en tant que de besoin en cohérence avec les autres BOP ;- il/elle est responsable de la mise à jour des fiches structures dans les secteurs du théâtre et des arts visuels

Appui aux usagers

• Interface avec les structures et les artistes dans la constitution et le suivi des dossiers de demande de subvention;- Gestion des relations téléphoniques courantes avec les interlocuteurs concernés, traitement et rédaction des courriers et courriels- Relai d’information sur les dispositifs de soutien de l’État et plus particulièrement du ministère de la Culture

Travail spécifique avec les conseillers à la création

• Organisation régulière des commissions régionales consultatives des ADSV (aides déconcentrées du spectacle vivant) et des AIC/AIA (aides individuelles à la création et Aides à l’installation d’ateliers), dans le cadre des dispositifs d’aide à la création (interface avec les lieux accueillant les réunions, convocations experts et compagnies, rédaction des documents de demande d'aide à la création, établissement des procès-verbaux en lien avec les conseillers) et le cas échéant rédaction des arrêtés dans le cadre du renouvellement des membres des commissions;- Travail en équipe pour les dossiers/sujets transversaux;- Suivi des ordres de missions et des états de frais pour les conseillers, et appui spécifique en tant que de besoin- Secrétariat courant dans la gestion de l’agenda des conseillers