Assistant.e département F/H

Framatome; Aubigny-sur-Nère; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Framatome recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein du département DTIPR, pour soutenir une équipe d’environ 200 personnes et gérer les tâches administratives quotidiennes.

Vous assurerez l’accueil administratif, la mise à jour des annuaires, le suivi des congés, des notes de frais et des achats, et vous utiliserez SAP, CONCUR et COEDM3. Ce poste requiert rigueur, organisation et sens du travail en équipe.

Qualifications

• Expérience en assistanat de département ou d’équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Connaissance SAP, CONCUR et COEDM3 souhaitée.
• Anglais serait un plus.

Responsibilities

• Accueillir les nouveaux arrivants sur le plan administratif selon les processus en vigueur (embauchés, stagiaires, alternants).
• Mettre à jour régulièrement les annuaires et organigrammes des équipes du département, suivi des effectifs et documents support (dont page wiki).
• Assurer le suivi des activités administratives en support à l’ensemble des collaborateurs: ordres de mission, notes de frais, demandes d’accès, renouvellement de badge, calendrier des vacances, fiches de déménagement ou de changement d’entité.
• Assurer la création puis le suivi des réquisitions, demandes d'achat et commandes: création, saisie, suivi des dépenses.
• Organiser des réunions: réunions de département, réunions techniques, événements spécifiques.
• Gérer l’interface avec les services généraux si besoin (mobilier, déménagement…).
• Gérer la documentation: création de notes Coedm3, diffusion.
• Contrôler les saisies mensuelles des temps des collaborateurs.

Job description

Intégré.e au sein du département DTIPR, vous prenez en charge l’assistanat d’uneéquipe d’environ 200 personnes constituée principalement d’ingénieur études, dujeune embauché.e à l’expert.e confirmé.e, et du management associé.

Le département est composé de14 sections de 15 personnes chacune environ, dont4 basées à Lyon.

Vous serez amené.e à traiter les missions suivantes (non exhaustif):

• Accueillir les nouveaux arrivants sur le plan administratif selon les processus envigueur (embauchés, stagiaires, alternants),
• Mettre à jour régulièrement les annuaires et organigrammes des équipes dudépartement, suivi des effectifs, et documents support associé (dont page wiki),
• Assurer le suivi des activités administratives en support à l’ensemble descollaborateurs : ordres de mission, notes de frais, demandes d’accès, renouvellementde badge, calendrier des vacances,fiches de déménagement ou de changement d’entité,
• Assurer la création puis le suivi des réquisitions, demandes d'achat etcommandes : création, saisie, suivi des dépenses…,
• Organiser des réunions : réunions de département, réunions techniques, évènementsspécifiques au département… ,
• Assurer l’interface avec les services généraux si besoin (demande de mobilier,déménagement,…),
• Gérer la documentation : création de notes Coedm3, diffusion,
• Contrôler les saisies mensuelles des temps des collaborateurs du département.

Vous pourrez aussi être amené.e à intervenir en support à la mise en œuvre del’excellence opérationnelle auprès des chefs de section :

• Remontage des taux d’adhérence 6WLA par section, suivi des Paretos section etrelance des intervenants,
• Mettre à jour mensuellement des indicateurs simples par section (KPI).

Cette liste de missions pourra être enrichie en fonction des besoins.

Votre rigueur, votre capacité à vous organiser et votre aptitude à communiquer vouspermettront de mener de manière autonome et efficace ces missions.

Proactivité, dynamisme et esprit d’équipe seront également des atouts pour intégrernotre équipe.

Vous êtes à l’écoute pour accompagner au mieux les managers tout en étant force deproposition et sachant prendre des initiatives.

Vous maitrisez les principaux logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook,Teams).

Vous serez amené.e également à utiliser les logiciels SAP, CONCUR et COEDM3.

La connaissance des outils excellence opérationnelle mis en œuvre à Framatome et lapratique de l’anglais seraient un plus.

Votre rigueur, votre capacité à vous organiser et votre aptitude à communiquer vouspermettront de mener de manière autonome et efficace ces missions.

Proactivité, dynamisme et esprit d’équipe seront également des atouts pour intégrernotre équipe.

Vous êtes à l’écoute pour accompagner au mieux les managers tout en étant force deproposition et sachant prendre des initiatives.

Vous maitrisez les principaux logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook,Teams).

Vous serez amené.e également à utiliser les logiciels SAP, CONCUR et COEDM3.

La connaissance des outils excellence opérationnelle mis en œuvre à Framatome et lapratique de l’anglais seraient un plus.