Assistant(e) de projet - Programme Régional Sociétés Inclusives en AMLAC (H/F)

Expertise France; Paris; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Expertise France recherche un Assistant(e) de projet pour apporter un soutien logistique, administratif et opérationnel au sein de l'équipe chargée de l'Égalité de Genre et de l'Autonomisation des Femmes. Vous coordonnerez les déplacements, événements et la documentation contractuelle, tout en assurant la conformité et le classement des pièces.

Vous travaillerez sous supervision du Responsable Administratif et Financier et en lien avec l'Unité de Coordination.

Qualifications

• Expérience en appui logistique et administratif de projets.
• Capacité à coordonner les déplacements et les dépenses liés aux prestataires.
• Rigueur, sens de l'organisation et souci du détail.

Responsabilités

• Organiser les aspects logistiques des événements internes et externes : séminaires, ateliers et réunions.
• Coordonner les missions des experts : déplacements, réservations, per diem et dépenses.
• Aider à la sélection de fournisseurs et à la passation des marchés, veiller à la conformité.
• Préparer et suivre les contrats et la documentation administrative et financière.
• Maintenir les listes de contacts et les bases de données; assurer le suivi des audits.

Connaissances

Organisation et planification

Gestion administrative

Gestion de projets

Suivi budgétaire

Communication écrite

Description du poste

L’Assistant(e) de projet fournit un appui logistique, administratif, opérationnel et de suivi aux Chargé(e)s de projet en charge de l’Égalité de Genre & de l’Autonomisation des Femmes, des Politiques de Protection Sociale & de Prise en charge, et de la Santé. Il/elle jouera un rôle clé dans la mise en œuvre efficace des activités du projet dans les pays/régions cibles, en contribuant de manière significative au déploiement de l’assistance technique, à l’organisation d’événements, à la conformité administrative et à la bonne réalisation du projet. L’Assistant(e) de projet travaillera sous la supervision du/de la Responsable Administratif et Financier d’Expertise France, et sous l’autorité générale du Responsable de la Composante 1 (Chef de projet Expertise France). L’Assistant(e) de projet maintiendra également un lien fonctionnel avec le/la Responsable de l’Unité de Coordination afin d’assurer la cohérence globale avec la structure et les opérations du projet.

Responsabilité 1 – Appui opérationnel et logistique

• Organiser les aspects logistiques des événements internes et externes : séminaires, ateliers, comités de pilotage et techniques, visites d’étude, sessions de formation.
• Coordonner les missions des experts : organisation des déplacements, réservations de vols, hôtels, gestion des per diem et des dépenses.
• Aider à la sélection de fournisseurs et prestataires, en veillant au respect des règles de passation de marchés et des procédures d’Expertise France.
• Préparer et suivre les contrats de services et d’achats, maintenir la documentation nécessaire et veiller à leur conformité.
• Maintenir à jour les listes de contacts des parties prenantes, experts, partenaires et autres acteurs pertinents.
• Coordonner et superviser la traduction des documents (administratifs et techniques) selon les besoins.
• Soutenir la planification et l'exécution des événements de communication et de sensibilisation liés au projet (webinaires, ateliers, etc.).

Responsabilité 2 – Appui à la gestion administrative et financière

• Collaborer étroitement avec le/la Responsable Administratif et Financier, en veillant à une gestion administrative et financière rigoureuse des activités du projet.
• Gérer la documentation administrative, assurer un classement approprié (numérique et physique) et le respect des procédures d’archivage.
• Contribuer à la préparation des rapports administratifs et financiers requis (internes, bailleurs, audits, administration publique).
• Participer au suivi et à la mise à jour des bases de données financières et des dépenses du projet, en appui au suivi financier et aux audits de conformité.
• Assurer le suivi des paiements des prestataires et de la bonne exécution des services contractés.

Responsabilité 3 – Suivi, rapportage et archivage

• Mettre à jour régulièrement les bases de données du projet, soutenir la collecte, le traitement et le rapportage des données, y compris auprès du/de la Responsable SERA.
• Aider à la préparation des documents et archives pour les audits internes et externes, en assurant l’exactitude et l’accessibilité des informations.
• Maintenir les outils de gestion opérationnelle, y compris les bases de données des experts et les outils de suivi des activités (actions, bénéficiaires, etc.), en coordination avec l’Unité de Coordination.
• Contribuer aux rapports administratifs et opérationnels périodiques.
• Archiver tous les documents liés aux marchés et contrats conformément aux procédures internes.
• Fournir les documents requis et les explications sur les procédures mises en œuvre en cas d’audit.

Selon les priorités opérationnelles, l’Assistant(e) de projet pourra être amené(e) à réaliser d’autres tâches et à appuyer d’autres composantes ou activités du programme. Les responsabilités impliquent des échanges avec les équipes programmes des agences des États membres en Europe (Paris, Madrid, Rome), avec des déplacements ponctuels dans la région Amérique latine et Caraïbes selon les besoins du projet.