Assistant de projets (H/F)

Expertise France; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

13ème mois

Congés annuels supplémentaires

Remises pour le repas

Télétravail possible

Mutuelle santé gratuite

Résumé du poste

Une agence de coopération internationale à Paris recherche un(e) assistant(e) de projet pour gérer la logistique et le support administratif dans le cadre de projets de santé mondiale. Le poste requiert une expérience d’au moins 2 ans, une formation en gestion administrative, et une bonne maîtrise d'Excel et Word. Le candidat idéal doit également parler anglais et espagnol. Des avantages attrayants sont proposés, y compris un 13ème mois et une mutuelle santé gratuite.

Qualifications

• Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire.
• Bonne connaissance de l’espagnol et de l’anglais.
• Sens de l’organisation et de la rigueur.

Responsabilités

• Assure l’organisation logistique d’événements.
• Gère les aspects administratifs et financiers des projets.
• Participe à l'organisation de la vie du pôle.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Communication

Analyse financière

Formation

BAC + 2/3 comptabilité

Outils

Excel

Word

Description du poste

Gestion logistique

• Assure et/ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études…)
• Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements (ordre de mission, billets d’avion), hébergement, per diem, visa, documentation projets,…
• Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
• Applique les procédures d’achat interne et externe.

Gestion administrative/contractuelle

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets.
• Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques.
• Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions.
• Participe aux processus de recrutement des experts.
• Pré-remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services.
• Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité (compliance) interne.

Gestion financière

• Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes.
• Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture…) en collaboration avec les chargé.e.s de projets, chargés de projets administratifs et financiers.
• Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets, Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s Responsables Administratifs et Financiers des projets.
• Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.
• Tient à jour les tableaux de bord existants.
• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).

Appui transversal

• Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de note, rédaction de comptes rendus, relecture de TDR, etc…) et du département.

Description du projet ou contexte

Expertise France est une agence public de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.

Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.

L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Situation/position

Direction des opérations – Département Santé

Au sein de la Direction des Opérations, du département santé, l'Assistant‑e de projet sous la supervision du responsable de pôle et en coordination avec les chargé(e)s de projet, l'Assistant‑e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet.

Il/Elle travaille avec les chargé.es de projets, en contact avec les équipes basées dans les pays partenaires, et travaille au quotidien avec l’ensemble des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur les projets.

Il/elle apporte un soutien opérationnel dans l’ensemble des tâches relatives au projet et s’appuie sur les ressources et services mis à sa disposition au sein de l’établissement.

Profil souhaité

• Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire, de préférence dans le milieu de la solidarité et/ou de la santé mondiale.
• Formation supérieure BAC + 2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière, juridique.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.
• Bonne connaissance de l’espagnol, et de l’anglais.
• Des compétences juridiques seraient un atout.
• Sens de l’organisation et de la rigueur.
• Réactivité, autonomie - travail en équipe.
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe).

Informations complémentaires

Poste en CDD, basé à Paris au 40 Bd de Port‑Royal, 75005 Paris.

La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :

• Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
• Une part variable de 3 % du salaire brut annuel.
• Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
• Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
• Une allocation de 10 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).
• Une prise en charge de 50 % des frais de transports en commun.
• Une prime de mobilité de 500 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
• Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
• La possibilité de télé-travailler 2 jours par semaine, avec une indemnisation de 25 € par mois, équivalant à 300 € nets de plus par an.
• Une prime de vacances annuelle de 450 euros.