Assistant(e) de formation (H/F)

Préfecture de l'Aisne; Laon; Presencial; EUR 32 000 - 42 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Préfecture de l'Aisne recherche un responsable formation et parcours professionnels au sein du SGCD pour assurer le recensement des besoins, le suivi des inscriptions et la diffusion d’informations sur concours et examens.

Vous gérez l’organisation des formations dans l’Aisne, l’émargement et l’évaluation, et vous apportez conseils et soutien aux encadrants et agents sur leurs projets. Outils Dialogue 2 Formation et Chorus DT utilisés; réunions possibles à Lille et Lognes.

Qualificações

• Connaissances techniques: budgétaires et comptables; informatique et bureautique pratiques.
• Savoir-faire: gestion de projet, analyse, organisation, travail en équipe et rédaction.
• Savoir-être: relations humaines, communication, adaptabilité et accueil.

Responsabilidades

• Recenser et formaliser les besoins de formation pour le plan de formation.
• Suivre les candidatures et inscriptions locales, régionales et nationales.
• Diffuser les informations sur concours, examens professionnels et outils dédiés.
• Assurer la gestion administrative des formations: inscriptions, convocations, émargement et évaluations.
• Conseiller les encadrants et agents pour leurs projets individuels et collectifs.
• Gérer les outils DDI: FORMCO, OUPS, RENOIRH Formation et les déplacements.
• Mise à jour des annuaires et organigrammes; préparation des sessions à l’intranet.
• Suivi des frais de déplacement et de résidence; gestion des honoraires médicaux.
• Suivi des demandes CPF en lien avec l’échelon régional.

Conhecimentos

Gestion budgétaire

Informatique

Bureautique

Environnement pro

Gestion de projet

Analyse

Organisation

Travail en équipe

Rédaction

Aptitudes relationnelles

Communication

Adaptabilité

Expression orale

Accueil

Formação académica

Aucun diplôme spécifique mentionné

Ferramentas

Dialogue 2 Formation

Chorus DT

Descrição da oferta de emprego

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
Au sein de la mission formation et parcours professionnels du pôle management du secrétariat général commun (SGC) vous serez chargé des missions suivantes:

• recensement des besoins en formations individuels et / ou collectifs et les formaliser en vue de la préparation des plans de formation;
• suivi des fiches de candidatures pour les inscriptions aux formations locales, régionales et nationales;
• diffusion d’informations sur les concours administratifs, examens professionnels et veille sur les outils dédiés (SAFIRE, FORMCO, OUPS) pour lancer des alertes aux agents concernés ;
• gestion administrative des formations se déroulant dans l’Aisne (organisation matérielle, convocations, émargement, attestation, ouverture et clôture des sessions, évaluation des actions de formation) via l’outil Dialogue 2 formation;
• conseil auprès des encadrants et des agents pour les accompagner dans leurs projets individuels ou collectifs de formation;
• gestion de l’outil Chorus DT pour les agents du ministère de l’intérieur ne possédant pas un accès à celui-ci: réalisation des ordres de mission et réservation des hébergements et des bons de transport ainsi que pour les agents des autres périmètres ministériels de l’ATE (MASA, MTECT, MSO) ;
• suivi des mouvements et mise à jour des annuaires internes et des organigrammes généraux (mise en ligne sur le site intranet de la préfecture) ;
• gestion des frais de déplacementet des frais de changement de résidence (préfecture et DDI) ;
• gestion des honoraires des médecins (visites médicales des agents, médecins siégeant en conseil médical, commission de conciliation et médiation) ;
• Suivi des demandes de CPF en lien avec l’échelon régional;

L’agent veille au respect des objectifs Quali-ATE.

Vous travaillerez également en lien avec l’assistante de direction du directeur sur les sujets liés à l’apprentissage et aux stagiaires.

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Le SGC est chargé d’apporter un appui au pilotage et d’assurer la gestion des missions et fonctions support pour la préfecture et les directions départementales interministérielles, dans le cadre de contrats de service.

Au sein du SGC, le pôle management est garant de la bonne gestion des effectifs et des personnels, de la formation de ceux-ci et de la mise en œuvre des politiques sociales au bénéfice des structures pour lesquelles le SGC intervient.

Composition et effectifs du service

Le pôle management est composé de 15 agents.

Liaisons hiérarchiques

Le chef du pôle management et son adjointe.

Liaisons fonctionnelles

Secrétaire général de la préfecture, directeurs départementaux interministériels;
Services du SGC, de la préfecture et des DDI;
SGAR, BRH régional, PFRH, SGAMI;
Ministère de l’intérieur (DRH et DMATES) , MASA, MATE, MSO, MINEFI;
Organisations syndicales, acteurs de la filière sociale.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Poste nécessitant réactivité, disponibilité ainsi qu’une discrétion absolue.
L’agent disposera d’un micro-ordinateur équipé notamment de DIALOGUE 2 Formation (logiciel de codification et d’enregistrement des formations demandées par les agents du ministère de l’extérieur) et Chorus DT. Outils DDI: FORMCO, OUPS, RENOIRH Formation.
Autonomie et disponibilité (réunions à Lille et Lognes) .

Qui contacter?

Albert DELSART, chef du pôle management du SGCD: 03 23 21 82 35 [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

• CV + lettre de motivation
• Formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse: https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques

• Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique /requis
• Avoir des compétences en informatique
• bureautique niveau pratique / requis
• Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise /requis

Savoir-faire

• Savoir gérer un projet niveau maîtrise / requis
• Savoir analyser niveau pratique / requis
• Savoir s'organiser niveau pratique / requis
• Savoir travailler en équipe niveau pratique / requis
• Savoir rédiger niveau maîtrise / requis

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise / requis
• Savoir communiquer niveau maîtrise / requis
• Savoir s'adapter niveau pratique / requis
• Savoir s'exprimer oralement niveau pratique / requis
• Savoir accueillir niveau pratique / requis

Vos perspectives:

Les compétences acquises et mise en œuvre sur ce poste permettent d’évoluer vers d’autres emplois au sein du domaine fonctionnel «ressources humaines». Elles permettent également d’enrichir son parcours professionnel en se dirigeant vers des emplois du domaine fonctionnel «pilotage des politiques publiques» ou des domaines de l’audit et du contrôle. L’expérience acquise ainsi que les mutualisations des fonctions support au travers du SGC pourront également faciliter une évolution vers d’autres familles d’emploi.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture de l'Aisne

Préfecture de l'Aisne