Assistant de direction et du pôle formation H/F

Ministère de l'Intérieur; France; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Direction générale des étrangers en France (DGEF) recherche un assistant de direction et du pôle formation H/F pour assister le directeur et le directeur adjoint, gérer les agendas et les déplacements, préparer les dossiers et accueillir les appels téléphoniques.

Vous serez impliqué dans les formations, la mise à jour des annuaires et des organigrammes, ainsi que dans la gestion des courriers et des dossiers RH.

Qualifications

• Connaissances informatiques et bureautiques solides.
• Savoir s’organiser et gérer les priorités.
• Savoir rédiger et communiquer clairement.
• Bonne collaboration et travail en équipe.

Responsibilities

• Assurer les fonctions d’assistant pour le directeur et le directeur adjoint: gestion des agendas, déplacements, préparation des dossiers pour les réunions, accueil téléphonique.
• Traitement du courrier et des dossiers ponctuels.
• Mise à jour de l’annuaire du personnel et des organigrammes.
• Commande de fournitures pour le SGCD et diffusion de communications.
• Webmestre du site intranet et suivi des outils de diffusion.
• Participation à l’organisation des formations et appui au pôle formation.

Skills

Gestion d'agendas

Accueil téléphonique

Rédaction de documents

Mise en forme Word/Excel

Education

Baccalauréat administratif

Tools

Suite Office

Intranet

Job description

Assistant de direction et du pôle formation H/F

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistant de direction et du pôle formation H/F

Description du poste

Vos activités principales:

• Fonctions d'assistant pour le compte du directeur et du directeur adjoint: gestion des agendas, des déplacements, préparation des dossiers pour les réunions, accueil téléphonique,…
• Traitement du courrier et de dossiers ponctuels,
• Mise à jour de l'annuaire du personnel de la Préfecture et du SGCD, des organigrammes,
• Commande de fournitures pour le SGCD,
• Mise en forme et diffusion de la «Lettre du SGCD»
• Webmestre du site intranet de l’ATE
• Chorus DT pour le compte du SGCD(réservations transports/logements, état de frais),
• Peut être amenée à effectuer des tâches au bénéfice des services de la direction.

Contributions au pôle formation du bureau des ressources humaines

• organisation des sessions de formation: réservation de salles, établissement des listes d’émargement, envoi des convocations, gestion des absences, élaboration des attestations de présence et envoi
• Traitement de la boite mail fonctionnelle du pôle: réception et enregistrement des attestations de formation
• Alimentation des tableaux de suivis des formations (par structures, par thèmes…)
• Appui au responsable de formation pour les actions transverses organisées par le SGCD sur le périmètre de l’ATE (ex actions QVCT, journée des nouveaux arrivants, forum des métiers, projets divers…)

Par ailleurs, après une formation approfondie, accompagnée d’une formation continue, l’agent en poste pourra éventuellement venir en renfort au standard de la préfecture. Cette activité nécessitera une adaptation aux horaires atypiques du standard.

Votre environnement professionnel:

Activités du service:

Le SGCD est un service interministériel placé sous l’autorité du Préfet. Il a pour objectif de suivre et gérer les ressources humaines et la formation, les affaires budgétaires, l'immobilier de l'État, les services techniques, la logistique, l'action sociale, le service des systèmes d’information et de communication, le parc automobile, la performance et le contrôle de gestion pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles.

Composition et effectifs du service:

Le secrétariat général commun départemental est composé de 5 pôles d’activités, avec 58 agents environ.

Liaisons hiérarchiques:

• le directeur du SGCD, l’adjoint au directeur
• le corps préfectoral

Liaisons fonctionnelles: Services du SGCD, autres services de la préfecture et des sous-préfectures, directions départementales interministérielles, partenaires institutionnels

Conditions particulières d'exercice

L'agent exerce ses missions conformément aux engagements de la démarche qualité.

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

• connaitre l'environnement professionnel, niveau pratique requis
• avoir des compétences en informatique et bureautique, niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

• savoir s’organiser, niveau pratique requis
• savoir rédiger, niveau maîtrise requis
• savoir travailler en équipe, niveau pratique requis

savoir-être :

• savoir s'adapter, niveau pratique requis
• avoir le sens des relations humaines, niveau pratique requis
• savoir communiquer, niveau pratique requis

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

service d'affectation : secrétariat général commun départemental

Perspectives :

• Code RMFP FPDIR038
• Code REMI FPEADM03 quotité : 50 % / Code REMI FPEGRH04 quotité: 50%

• Patrice Poëncet, directeur du SGCD (04 79 75 52 05)
• Ariane Toursel, cheffe du BRH (04 79 75 50 60)

[e-mail]

[e-mail]

Pièces pour candidater :

CV, lettre de motivation et formulaire mobilité

Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Savoie (73)

Secrétariat Général Commun Départemental

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Secrétariat Général Commun Départemental-Chambéry

Personne à contacter (mail)

[e-mail]

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
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• Préfecture de police de Paris / Délégation à l'immigration - 6 rue de la Cité 75004 PARIS