Assistant(e) de formation F/H

Hôpital Geoges Clemenceau; Île-de-France; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Hôpital Georges Clemenceau recherche un(e) Assistant(e) de formation pour assurer la gestion administrative et financière des actions de formation. Vous suivrez le budget, gérerez le planning et les inscriptions, et coordonnerez la logistique et la communication autour des formations.

Le poste implique la création et le suivi des sessions dans HR formation, l’émargement et l’obtention des attestations, ainsi que la gestion des dossiers de financement des campagnes professionnelles.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et financière des actions de formation.
• Maîtrise des outils de gestion et de suivi budgétaire.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative des actions de formation et dispositifs DRH.
• Créer et mettre à jour les formations dans le logiciel HR formation et accompagner les inscriptions.
• Gérer les présences, les absences et les attestations de formation.
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire et les remboursements de frais de mission.
• Assurer la communication interne et externe et archiver les documents liés aux formations.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion budgétaire

Outils

SAP

HR Formation

Description du poste

Missions généralesSous la responsabilité du Responsable de Formation, l’Assistant(e) de formation assure la gestion administrative et financière des actions de formation, le suivi budgétaire, la communication interne et externe et la gestion logistique du service formation.

Missions permanentes

• Gestion administrative des actions de formation et dispositifs DRH
• Créer les formations (stages et sessions) dans le logiciel HR formation.
• Gérer les inscriptions en formation (tableaux d’inscription en ligne, formulaires papier).
• Veiller au suivi des inscriptions en formation dans HR Formation.
• Adresser les convocations (sauf pour les inscriptions en ligne).
• Gérer les présences, les absences et clôturer les sessions de formation dans HR Formation.
• Envoyer les attestations de formation aux agents.
• Editer les passeports de formation.
• Gérer les stages hors services de soins.
• Participer à la mise en œuvre d’une action de formation (feuilles d’émargement, mise à disposition du matériel, traitement des questionnaires de satisfaction),
• Gérer les dossiers de financement de la campagne des promotions professionnelles (PP) et de la campagne DU-Master

Gestion économique et financière

• Appliquer et suivre les procédures liées aux achats de formations collectives et individuelles payantes dans le respect du Code des Marchés Publics et en lien avec l’Economat (utilisation du logiciel SAP).
• Payer les formateurs occasionnels.
• Renseigner et actualiser le tableau partagé de suivi budgétaire.
• Contrôler et établir les remboursements de frais de mission (déplacements des personnels en formation ou réunion).

Communication interne et externe

• Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Informer le public sur les dispositifs de formation continue.
• Assurer l’affichage des fiches pédagogiques de formation et des concours.
• Gérer les dossiers de financement des campagnes de promotion professionnelle (PP)
• Traiter les mails.
• Archiver les documents liés aux formations.

Gestion logistique du service formation

• Gérer le planning des salles de formation en lien avec la responsable formation.
• Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation.
• Accueillir les intervenants et installer le matériel (vidéoprojecteur, ordinateur, paperboard, etc…).
• Superviser quotidiennement l’installation et la remise en état des salles.
• Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel, tableaux, matériel informatique et de vidéo projection.
• Effectuer les commandes de fournitures, les demandes d’approvisionnement et d’intervention.