Assistant(e) de Direction (H/F)

France Travail; La Farlède; Sur place; EUR 18 960 - 22 711; Plein temps

Résumé du poste

La mairie de La Farlède cherche un(e) Assistant(e) de Direction pour appuyer le Maire et la Direction Générale des Services. Vous assurez l'accueil, la gestion des agendas, la rédaction de documents et le suivi des dossiers transversaux.

Le poste prévoit 75 % d'assistance de direction et 25 % de soutien au service Festivités et Événementiel, avec une forte dimension relationnelle et l'animation du CMJ. CDD de 6 mois, 35 heures/semaine, disponibilité en soirées et week-ends selon les cérémonies.

Qualifications

• Organisation et rigueur indispensables.
• Capacité à coordonner plusieurs dossiers transversaux.
• Sens du service public et confidentialité.
• Bon relationnel pour travail avec élus et habitants.

Responsabilités

• Gérer les agendas du Maire et des élus.
• Préparer et diffuser les documents administratifs.
• Suivi administratif des dossiers transversaux.
• Conduire l'accueil et réception du secrétariat.

Connaissances

Planification des tâches

Rigueur et précision

Bureautique et outils collaboratifs

Gestion des agendas

Accueil et relationnel

Rédaction de documents

Formation

Employé qualifié

Outils

Logiciels de gestion de base de données

Description du poste

Offre n° 211QLTL
Assistant(e) de Direction (H/F)

Assistant(e) de DirectionSecrétariat du Maire et de la Direction Générale des ServicesRejoignez une collectivité dynamique et engagéeCommune attractive de l'Aire Toulonnaise, La Farlède place la qualité du service public, la proximité avec les habitants et l'engagement citoyen au cœur de son action.Afin d'accompagner le Maire, les élus et la Direction Générale des Services dans leurs missions quotidiennes, la Ville recrute un(e) Assistant(e) de Direction afin d'accompagner l'équipe administrative déjà présente dans sa phase de mue.Ce poste à forte dimension relationnelle offre une véritable diversité de missions. En plus des fonctions d'assistance administrative et organisationnelle, vous participerez activement à la vie institutionnelle de la commune, à l'organisation de manifestations municipales et à l'animation du Conseil des jeunesVotre missionVéritable facilitateur(trice) du fonctionnement municipal, vous assurez l'interface entre les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les habitants.Votre activité s'articule autour de deux axes complémentaires :- 75 % du temps consacré aux missions d'assistance de direction et de secrétariat ;- 25 % du temps consacré au renfort du service Festivités et Événementiel ainsi qu'à l'animation du Conseil Municipal des Jeunes.Assurer l'assistance administrative du Maire et de la Direction Générale des ServicesVous assurez le secrétariat quotidien des élus et de la Direction en veillant à la fluidité des échanges et au bon déroulement des activités administratives.À ce titre, vous êtes chargé(e) notamment de :- Organiser et coordonner les agendas du Maire, des élus et de la Direction Générale des Services ;- Planifier les rendez-vous, réunions et déplacements ;- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat ;- Réceptionner, enregistrer et assurer la diffusion du courrier ;- Préparer, rédiger, mettre en forme et diffuser différents documents administratifs ;- Réaliser les comptes rendus, notes, courriers et documents de travail ;- Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux ;- Établir les bons de commande et assurer le suivi des dépenses liées au service ;- Mettre à jour les tableaux de suivi et bases de données administratives ;- Classer et archiver les documents sous format papier et numériqueParticiper au rayonnement de la commune à travers les manifestations municipalesEn complément de vos fonctions administratives, vous apportez un appui au service Festivités et Événementiel lors de la préparation et de la mise en œuvre de manifestations communales.Vous participez notamment :- À l'organisation des cérémonies patriotiques ;- À la préparation des inaugurations et poses de première pierre ;- Aux cérémonies d'accueil des nouveaux arrivants ;- À la cérémonie annuelle des vœux ;- Aux réunions publiques ;- Aux manifestations institutionnelles et protocolaires de la collectivité.Vous contribuez à la préparation logistique et administrative de ces événements :- Élaboration et suivi des invitations ;- Gestion des listes protocolaires ;- Relations avec les partenaires et prestataires ;- Préparation des supports nécessaires aux cérémonies ;- Coordination avec les services municipaux mobilisés ;- Suivi administratif des manifestations.Animer et coordonner le Conseil Municipal des JeunesLa participation citoyenne des jeunes constitue un axe important de la politique municipale.À ce titre, vous assurez le suivi et l'animation du Conseil Municipal des Jeunes (CMJ) en lien avec les élus référents.Conditions d'exercice- Poste à temps complet ;- Affectation au sein du secrétariat du Maire et de la Direction Générale des Services- Horaires adaptés aux nécessités de service ;- Disponibilité ponctuelle en soirée, le week-end ou les jours fériés lors des cérémonies et manifestations municipales ;

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail le samedi
Travail les week-ends et jours fériés
Travail en horaires décalés
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1867.02 Euros sur 12.0 mois

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Assurer la confidentialité des échanges et informations
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classer des documents
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Gestion des réservations de salles de réunion
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Logiciels de gestion de base de données
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Modalités d'accueil
• Méthode de classement et d'archivage
• Normes rédactionnelles
• Planifier et organiser des réunions
• Relayer de l'information
• Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédiger un écrit professionnel
• Techniques de communication interne
• Techniques de filtrage d'appels
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de numérisation
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés
• Titre professionnel assistant de direction

Savoir-être professionnels

• Avoir le sens du service
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

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