ASSISTANT(E)DE DIRECTION (H/F)

Direction de l'Administration Pénitentiaire - Disp Paris; Île-de-France; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP Paris recherche un secrétaire de direction pour assurer les activités administratives et entretenir les liens avec tous les services de l’établissement et les partenaires, y compris la préfecture. Le poste implique la gestion des plannings, des délégations de signature et des demandes d’habilitations.

Le candidat doit maîtriser les outils bureautiques, faire preuve de discrétion et d’organisation, et pouvoir travailler en équipe tout en faisant

Qualifications

• Connaissances professionnelles en secrétariat et gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Respect des règles de communication institutionnelle.
• Méthodes de recueil et de traitement de l'information.
• Disponibilité et esprit d'initiative.
• Discrétion et confidentialité.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Capacité à travailler en équipe et à prioriser.

Responsabilités

• Rédaction, enregistrement et diffusion des notes de service à la signature du Chef d'établissement.
• Diffusion du courrier extérieur au sein des différents services du centre pénitentiaire.
• Rédaction et enregistrement du courrier émanant de la direction et des autres services.
• Gestion des appels téléphoniques.
• Recensement des besoins en fournitures pour l'ensemble de l'équipe de direction.
• Mise à jour du répertoire téléphonique de l'établissement et du trombinoscope de l’établissement.
• Réservation de salle de réunions et de véhicules.
• Organisation et diffusion des astreintes direction et des plannings des CPU.
• Rédaction et le suivi des délégations de signature du Chef d'établissement.
• Gestion des demandes d’habilitations FIJAIT – FIJAIS.
• Création et mise à jour de la base documentaire dans le cadre de la mise en conformité des procédures de l’établissement avec le référentiel des règles pénitentiaires européennes (RPE)
• Rédaction du rapport d’activité.
• Gérer les demandes d’autorisation d’accès à l’établissement et les demandes de permis de visites des familles des personnes détenues.
• Toute autre tâche relevant de son champ de compétence demandée par la hiérarchie

Connaissances

Bureautique

Secrétariat

Communication

Gestion info

Discrétion

Rigueur

Organisation

Autonomie

Polyvalence

Équipe

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Placé sous l'autorité directe du chef d'établissement, le secrétaire de direction assure les tâches administratives relatives à ce poste. Il est également sollicité par les autres membres de la direction.

Le secrétaire de direction entretien des liens avec tous les services de l'établissement et les partenaires de celui-ci. Il est aussi en contact régulier avec la préfecture.

Le secrétariat est composé de deux adjoints administratifs (un secrétaire de direction et un assistant de direction) .

Activités

• Rédaction, enregistrement et diffusion des notes de service à la signature du Chef d'établissement
• Diffusion du courrier extérieur au sein des différents services du centre pénitentiaire
• Rédaction et enregistrement du courrier émanant de la direction et des autres services
• Gestion des appels téléphoniques
• Recensement des besoins en fournitures pour l'ensemble de l'équipe de direction
• Mise à jour du répertoire téléphonique de l'établissement et du trombinoscope de l’établissement
• Réservation de salle de réunions et de véhicules
• Organisation et diffusion des astreintes direction et des plannings des Commissions pluridisciplinaires uniques (CPU)
• Rédaction et le suivi des délégations de signature du Chef d'établissement
• Gestion des demandes d’habilitations FIJAIT – FIJAIS.
• Création et mise à jour de la base documentaire dans le cadre de la mise en conformité des procédures de l’établissement avec le référentiel des règles pénitentiaires européennes (RPE)
• Rédaction du rapport d’activité
• Gérer les demandes d’autorisation d’accès à l’établissement et les demandes de permis de visites des familles des personnes détenues.
• Toute autre tâche relevant de son champ de compétence demandée par la hiérarchie

Profil recherché

Compétences attendues

• Connaissances
• Maitrise des outils bureautiques et informatiques
• Techniques de secrétariat
• Règles de communication institutionnelle
• Méthodes de recueil et de traitement de l'information
• Savoir-faire
• Disponibilité
• Autonomie, esprit d'initiative et sens critique constructif
• Discrétion, confidentialité, loyauté
• Rigueur, fermeté
• Sens de l'organisation et des priorités
• Expression orale et écrite adaptée
• Rendre compte de son activité
• Savoir être
• Qualités relationnelles, sens de l'observation
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité d'adaptation et polyvalence

Présentation de Direction de l'Administration Pénitentiaire - Disp Paris

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS