Assistant·e de Direction (F/H) - Achats

Groupe Hospitalier Rance-Emeraude; Saint-Malo; On-site; EUR 23,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

CGOS

Amicale du personnel

Parkings voitures & vélos

Self d’entreprise

Job summary

Le Groupe Hospitalier Rance-Emeraude recherche un(e) assistant administratif(ve) pour soutenir la Directrice et l’équipe achat au sein du site de Saint-Malo.

Relationnel, rigueur et maîtrise des outils bureautiques sont essentiels. Le poste est un CDD de 6 mois à temps plein, avec prise de poste immédiate et possibilité de renouvellement.

Qualifications

• Connaissance des organisations administratives et des fonctionnements en milieu public hospitalier.
• Outils bureautiques: Word, Excel, PowerPoint, Outlook et visioconférence.
• Autonomie, sens de l’initiative et rigueur dans la rédaction et la gestion documentaire.

Responsibilities

• Fournir un appui à la Directrice et au Responsable Achat dans l’élaboration des procédures qualité et des conventions achats.
• Gérer l’agenda et l’accueil, traiter le courrier et rédiger des documents administratifs et des notes de synthèse.
• Organiser le traitement et la circulation de l’information (dossiers, communications, courriers).
• Gérer les instances, réunions et déplacements de la Direction Achat et tenir à jour les plannings sur les logiciels liés.
• Accompagner l’organisation de la Direction Achat et assurer la régie suppléante en cas de besoin.
• Collaborer avec les directions fonctionnelles et les services pour les projets transversaux.

Skills

Organisation administrative

Bureautique

Rigueur

Discrétion

Education

Bac + 2 gestion administrative

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

visioconférence

Job description

À propos de nous

Vous souhaitez rejoindre un acteur local majeur ? Vous souhaitez donner du sens à votre métier, mettre vos compétences administratives et votre rigueur au service du bon fonctionnement d’un établissement hospitalier public ? Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude (GHRE), né du rapprochement des sites hospitaliers de Saint-Malo, Dinan et Cancale compte 4 550 professionnels répartis sur 11 sites. Plus de 100 métiers y sont exercés.

Mission

Vos missions

• Fournir un appui à la Directrice et au Responsable Achat dans leurs missions, notamment pour la réalisation des process et procédures qualité achat, le suivi et l’aide à la formalisation des conventions achats, l’organisation des dossiers partagés Achat
• Assurer au quotidien la gestion de l’agenda de la Directrice, l’accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier, la rédaction de documents administratifs, de notes de synthèse et de supports de présentation
• Organiser le traitement et la circulation de l’information (documents, suivi de dossiers, communications téléphoniques, courriers)
• Organiser logistiquement et administrativement les instances, réunions, évènements et déplacements de la Direction Achat
• Assurer la saisie et le suivi de plusieurs plannings sur le logiciel lié (Responsable Achat, Acheteurs, Responsable Budgétaire, Comptable et Analytique Achats…)
• Accompagner l’organisation de la Direction Achat : suivi du tableau de présence des professionnels sur les sites du GHRE, gestion des clés et bureaux, gestion du matériel, demandes diverses permettant le bon fonctionnement de la Direction
• Collaborer administrativement aux projets transversaux, en lien avec les directions fonctionnelles du GHRE, les secrétariats de direction et les professionnels
• Assurer ponctuellement, comme régisseur suppléant, la permanence de la Régie self.

Votre cadre de travail

Contrat : CDD de 6 mois (avec possibilité de renouvellement) ou titulaire

Prise de poste : dès que possible

Lieu de travail : Site hospitalier Broussais -SAINT-MALO (35). Déplacements ponctuels sur le site hospitalier René Pleven - DINAN (22).

Catégorie : à définir selon profil

Horaires de travail : temps plein du lundi au vendredi

Rémunération : à partir de 2 256 euros bruts mensuels

Avantages

• CGOS
• Amicale du personnel
• parkings voitures & vélos
• self d’entreprise

Profil

Diplôme souhaité

Bac + 2, voire plus, en gestion administrative ou assistanat de direction

Expérience

Expérience professionnelle significative dans l’assistanat, idéalement en milieu hospitalier ou dans un environnement public

Connaissances et compétences

• Connaissance des organisations administratives et des fonctionnements en milieu public hospitalier
• Outils + logiciels bureautiques : word, excel, powerpoint, outlook, visioconférence…
• Respect indispensable de l’orthographe et de la grammaire permettant la prise de notes, la rédaction de notes, d’écrits, de procès-verbaux, etc…
• Sens de l’initiative et autonomie
• Disponibilité, sens du service, écoute, diplomatie
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode, adaptabilité, esprit d’équipe, discrétion.

Référence de l'offre : 5gpj6eog9k