Assistant-e de direction et gouvernance

INRAE; Jouy-en-Josas; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés annuels + RTT

Formation et développement des compét 

Complémentaire santé collective à 50%

Soutien à la parentalité

Aide sociale et prêts

Chèques vacances

Job summary

INRAE recherche un(e) Assistant(e) ingénieur pour le Centre de Jouy-en-Josas. Vous assurerez le secrétariat et l’organisation des instances de centre, le suivi des réunions et la rédaction de comptes-rendus, avec un rôle de liaison entre la Présidente du Centre et les directions.

Vous serez chargé(e) de la gestion d’agenda, de l’accueil des délégations et de l’organisation logistique des manifestations et visites, tout en assurant la tenue des documents et l’archivage numérique.

Qualifications

• BTS/DUT (Bac+2) ou équivalent requis.
• Première expérience en assistanat de direction ou secrétariat appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et rédactionnelles.

Responsibilities

• Gérer les instances du Centre (calendrier, ordre du jour, supports).
• Rédiger comptes rendus et courriers destinés aux partenaires.
• Assurer l’accueil et l’accueil des délégations, organiser les visites et voyages.
• Mettre en place et suivre des tableaux de bord et l’archivage électronique.

Skills

Rigueur et organisation

Réactivité

Sens du service

Autonomie

Education

BTS/DUT (Bac+2)

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Visioconférence

Job description

L’ASSISTANAT QUOTIDIEN DE LA GOUVERNANCE DE CENTRE

L’ORGANISATION DE MANIFESTATIONS DIVERSES

Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Poste de catégorie A (niveau Assistant Ingénieur) à pourvoir en contrat à durée déterminé, à compter du 1er janvier 2027, pour une durée de 12 mois - basé à Jouy-en-Josas (78)

Environnement de travail, missions et activités

Les services déconcentrés d'appui à la recherche (SDAR) (environ 90 agents) apportent leur soutien aux unités de leur centre de recherche, dans les domaines administratif, RH, santé et sécurité au travail, budgétaire et financier, partenariat, maintenance du patrimoine immobilier et logistique, protection des biens et de l'environnement. Les SDAR assistent également le président de centre (PC) dans les multiples aspects de la vie collective du centre.

Le centre de Jouy-en-Josas - Antony est composé de 18 unités de recherche et de près de 1 000 agents, titulaires et contractuels.

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des services d'appui (DSA), vous aurez des liens fonctionnels forts avec la Présidente de Centre (PC) que vous assisterez et appuierez. Vous aurez plus particulièrement en charge l'organisation, le secrétariat et le suivi des instances de centre, ainsi que les réunions dont la présidence est assurée par la Présidente du Centre (Directeurs d'unités, Conseil de Centre, …). Vous prendrez également en charge l'accueil et l'organisation des visites des délégations invitées sur le Centre.

Vous Serez En Charge De

• LA GESTION DES INSTANCES PARITAIRES DU CENTRE :
• Elaborer et tenir à jour le calendrier annuel des réunions des instances du Centre (anticiper la préparation des ordres du jour en lien avec la PC et la DSA, et le cas échéant les services concernés au sein des SDAR) ;
• Organiser matériellement ces réunions et contribuer à la préparation des supports de présentations qui seront faites en séance ;
• Participer aux réunions en prenant des notes et en rédigeant les comptes-rendus ;
• >> environ 6 par an
• L’ASSISTANAT QUOTIDIEN DE LA GOUVERNANCE DE CENTRE :
• Préparer, organiser des réunions et des rendez-vous locaux (gestion d'agenda et de la logistique) pilotés par l'équipe de direction du centre (PC principalement) et en assurer le suivi ;
• >> environ 10 par an
• Rédiger des courriers à destination des partenaires administratifs du centre pour la gouvernance de centre ;
• Mettre en place des tableaux de bords relatifs au fonctionnement collectif du centre et en assurer le suivi ;
• Etre en veille sur les informations utiles au collectif et de les mettre à disposition ;
• Organiser, classer et archiver des documents numériques ;
• L’ORGANISATION DE MANIFESTATIONS DIVERSES :

Vous serez également impliqué.e dans la coordination logistique de l'ensemble des manifestations organisées sur le centre (accueil de délégations étrangères, visite de personnalités, journée des nouveaux arrivants, …). Pour cela, vous entretiendrez des contacts avec les organisateurs et répondrez à leurs exigences ; En amont, vous gérerez l’ensemble des aspects nécessaire au bon déroulement de l’évènement : circuits de visite au sein des unités du centre, commandes de repas, mise à disposition de documentation… Vous serez présent.e le jour de l'évènement et en assurerez la logistique.

Une présence est requise lors de certains évènements organisés sur le centre afin d'en assurer le bon déroulement logistique.

Formations et compétences recherchées

BTS/DUT (Bac+2)

Vous avez une formation en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat ou administration des organisations.

une première expérience sur des fonctions d'assistanat de direction de secrétariat de gouvernance ou de coordination administrative serait appréciée.

Savoir Faire

• rédiger des comptes rendus, courriers et documents administratifs de qualité,
• organisation et coordonner des réunions et évènements,
• utiliser les outils bureautiques et collaboratifs (word, excel, powerpoint, outils de partage documentaire, visioconférence...),
• mettre en place et suivre des tableaux de bord,
• gérer et archiver des documents numériques.

Savoir Être

• rigueur et sens de l'organisation,
• réactivité et capacité à gérer plusieurs activités simultanément,
• sens de la confidentialité et discrétion professionnelle,
• esprit d'initiative,
• qualités relationnelles et sens du service,
• autonomie, polyvalence, adaptabilité,
• capacité à rendre compte de son activité.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

• jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
• de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
• de la prise en charge à 50 % de votre cotisation à la complémentaire santé collective ;
• d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
• d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
• de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
• d'activités sportives et culturelles ;
• d'une restauration collective.

Les personnes accueillies à INRAE, établissement public de recherche, sont soumises aux dispositions du Code de la fonction publique notamment en ce qui concerne l’obligation de neutralité et le respect du principe de laïcité. A ce titre, dans l’exercice de leurs fonctions, qu’elles soient ou non au contact du public, elles ne doivent pas manifester leurs convictions, par leur comportement ou leur tenue, qu’elles soient religieuses, philosophiques ou politiques. En savoir plus : site fonction publique.gouv.fr