Assistant(e) de direction et de gestion administrative et financière de la Maison de la Simulation H/F

CEA; Saclay; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant d’entreprise

Transport pris en charge 75%

Navettes depuis Paris

Avantages du CE

Résumé du poste

CEA recherche un Assistant(e) de direction et gestion administrative et financière pour la Maison de la Simulation, multi-tutelle, au cœur des projets nationaux et internationaux.

Le poste implique le secrétariat, l’organisation de réunions, la gestion administrative et financière, ainsi que l’accompagnement logistique des manifestations scientifiques.

Qualifications

• Diplôme Bac+2/3 en assistanat de direction, gestion administrative ou management.
• Idéalement première expérience en laboratoire/public ou multi-partenarial.
• Anglais professionnel souhaité.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de direction et la gestion des agendas.
• Organiser réunions et instances de tutelles et préparer les dossiers.
• Suivi administratif, logistique et financier des réseaux et événements.
• Interface avec les services RH, finances, achats et sécurité des tutelles.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Aisance relationnelle

Rédaction

Discrétion

Esprit d'équipe

Formation

Bac+2/3

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Assistant(e) de direction et de gestion administrative et financière de la Maison de la Simulation H/F

Description du poste

Intitulé de l'offre

Assistant(e) de direction et de gestion administrative et financière de la Maison de la Simulation H/F

Statut du poste

Description de l'offre

Vous souhaitez contribuer au fonctionnement d’une unité scientifique au cœur de projets nationaux et internationaux ? Rejoignez la Maison de la Simulation, unité d’appui et de recherche multi-tutelle portée par le CEA, le CNRS, l’Université Paris-Saclay et l’Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines, en tant qu’Assistant(e) de direction et de gestion administrative et financière.

Sous l’autorité du directeur de la Maison de la Simulation, vous contribuerez au fonctionnement administratif de l’unité, à la coordination des activités de direction, à l’organisation des manifestations scientifiques ainsi qu’au suivi administratif, logistique et financier de plusieurs réseaux scientifiques.

Vous serez au cœur d’un poste riche et varié avec des missions diversifiées couvrant plusieurs domaines :

1. Assistance à la direction :

• Assurer le secrétariat de direction et la gestion des agendas de la direction.
• Organiser les réunions de direction, conseils d’unité, assemblées générales et réunions des tutelles.
• Préparer les convocations, dossiers de séance et assurer le suivi des actions décidées en réunion.
• Participer à la préparation des rapports d’activité, bilans et documents stratégiques de l’unité.

2. Gestion administrative de l’unité :

• Assurer la gestion administrative de la Maison de la Simulation, unité multi-tutelle (CEA, CNRS, Université Paris-Saclay et UVSQ), en lien avec les services administratifs des différentes tutelles.
• Assurer le suivi administratif des personnels, l’accueil des nouveaux arrivants, stagiaires, doctorants, visiteurs et départs.
• Préparer les demandes d’accès aux sites et les dossiers administratifs.
• Gérer les courriers, conventions, parapheurs et circuits de signature.
• Assurer l’interface avec les services RH, finances, achats, sécurité et informatique des différentes tutelles.

3. Gestion des missions et organisation d’événements scientifiques :

• Organiser les déplacements en France et à l’international, préparer les ordres de mission et assurer le suivi administratif des remboursements.
• Participer à l’organisation des séminaires, formations, écoles thématiques, workshops et conférences nationales et internationales.
• Assurer la logistique des événements, la gestion des inscriptions, l’accueil des intervenants et la coordination avec les prestataires et services supports.

4. Gestion administrative et financière des réseaux scientifiques :

• Assurer la gestion administrative et financière de l’ORAP (Organisation associative du parallélisme), notamment le suivi administratif et budgétaire des activités du réseau, des conventions et des financements.
• Assurer la gestion administrative et financière du nœud francilien CECAM-FR-MOSER hébergé à la Maison de la Simulation.
• Organiser les réunions avec les partenaires, assurer le suivi administratif des événements scientifiques, suivre les financements associés aux activités du nœud et contribuer à la préparation des rapports d’activité.

Profil du candidat

Vous êtes titulaire d’un diplôme Bac+2/3 dans le domaine de l’assistanat de direction, de la gestion administrative, financière ou du management des organisations. Vous justifiez idéalement d’une première expérience dans un laboratoire de recherche, un établissement public ou un environnement multi-partenarial.

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre sens de l’organisation et votre rigueur, vous permettant de planifier vos activités, de gérer plusieurs dossiers simultanément et d’assurer un suivi fiable des missions confiées.
• Votre autonomie et votre réactivité, vous permettant de vous adapter aux besoins d’une unité scientifique en constante interaction avec de nombreux interlocuteurs.
• Votre aisance relationnelle et votre sens du service, vous permettant de collaborer efficacement avec des profils variés (chercheurs, ingénieurs, personnels administratifs, partenaires et services supports).
• Vos qualités rédactionnelles et votre capacité de synthèse, indispensables pour préparer des comptes rendus, documents administratifs et supports de réunion.
• Votre discrétion et votre respect de la confidentialité, nécessaires dans le suivi des activités administratives et financières de l’unité.
• Votre esprit d’équipe et votre capacité d’adaptation, vous permettant d’évoluer dans un environnement multi-tutelle et international.

Compétences attendues :

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.Connaissance des règles de gestion administrative et financière.
• Capacité à organiser des réunions, événements scientifiques et activités administratives.
• Aisance avec les outils numériques de gestion et de collaboration.
• Maîtrise de l’anglais professionnel appréciée pour les échanges avec les partenaires internationaux.

Pourquoi nous rejoindre ?

En rejoignant la Maison de la Simulation (MdlS), vous évoluerez au sein d’une unité ouverte sur des projets nationaux et internationaux, en interaction avec des communautés scientifiques, des établissements partenaires et de nombreux acteurs de la recherche.

…ET CE N’EST PAS TOUT ! Les à-côtés de votre mission principale peuvent vous intéresser :
Un écosystème scientifique innovant, au service de projets à fort enjeu.
Des formations pour renforcer vos compétences et accompagner votre évolution.
Un équilibre vie privée / vie professionnelle.
Un CE riche en avantages sociaux, culturels et sportifs.
Des avantages pratiques : restaurant d’entreprise, transport pris en charge à 75 %, navettes depuis Paris, etc.

Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l’intégration des personnes handicapées, cet emploi est ouvert à toutes et à tous. Le CEA propose des aménagements et/ou des possibilités d’organisation pour l’inclusion des travailleurs handicapés.

Localisation du poste

Localisation du poste

Ville

Critères candidat

Anglais (Intermédiaire)

Formation recommandée

Diplôme Bac+2/3 dans l'assistanat de direction

Demandeur

Disponibilité du poste

Informations générales

Entité de rattachement

Le CEA est un acteur majeur de la recherche, au service des citoyens, de l'économie et de l'Etat.

Il apporte des solutions concrètes à leurs besoins dans quatre domaines principaux : transition énergétique, transition numérique, technologies pour la médecine du futur, défense et sécurité sur un socle de recherche fondamentale. Le CEA s'engage depuis plus de 75 ans au service de la souveraineté scientifique, technologique et industrielle de la France et de l'Europe pour un présent et un avenir mieux maîtrisés et plus sûrs.

Implanté au cœur des territoires équipés de très grandes infrastructures de recherche, le CEA dispose d'un large éventail de partenaires académiques et industriels en France, en Europe et à l'international.

Les 20 000 collaboratrices et collaborateurs du CEA partagent trois valeurs fondamentales :
La conscience des responsabilités
La coopération
La curiosité

Référence

2026-41074

Description de la Direction

La Direction de la Recherche Fondamentale (DRF) du CEA regroupe plus de 5000 personnes sur les sites de Cadarache, Grenoble, Marcoule et Paris-Saclay. Elle conduit des recherches en sciences physiques, chimiques, biologiques et environnementales, en s'appuyant sur des technologies et des instruments de pointe.
La Maison de la Simulation (MdlS) est une unité de recherche et de service multi-tutelle placée sous la responsabilité du CEA (Direction de la Recherche Fondamentale), du CNRS, de l'Université Paris-Saclay et de l'Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ).

Description de l'unité

La MdlS développe des activités de recherche, d'expertise, de formation et d'animation scientifique dans les domaines du calcul haute performance (HPC), de la simulation numérique, de l'intelligence artificielle pour les sciences, de la visualisation scientifique, de la science des données et du calcul quantique. Elle participe à de nombreux projets nationaux et européens et accueille régulièrement des formations, écoles thématiques, ateliers et conférences internationales.