Assistant(e) de direction en alternance (F/H)

Actual group; Puteaux; Hybrid; EUR 8,900 - 13,000; Full time

Job summary

L’ESUP Business School de Paris, située à La Défense, recrute un(e) Assistant(e) de direction en alternance pour épauler le Notaire et le Responsable Administratif. Le poste offre un rôle pivot dans l’organisation quotidienne et le traitement des dossiers notariés.

Formation en alternance avec 2 jours de cours et 3 jours en entreprise; vous préparez un BTS SAM et garantissez qualité de service et confidentialité.

Qualifications

• Titulaire d'un Bac et préparez un BTS SAM.
• Rigueur, précision et respect des procédures juridiques.
• Discrétion, éthique et confidentialité absolues.
• Maîtrise des outils informatiques et de la suite bureautique.

Responsibilities

• Gestion administrative et suivi des dossiers notariés.
• Accueil téléphonique et relation client.
• Gestion des agendas et logistique des rendez-vous.
• Saisie et mise à jour des données dans les logiciels métier.

Skills

Rigueur et précision

Discrétion

Bureautique

Rédaction

Organisation

Education

BTS SAM

Tools

Genapi

Inot

Suite bureautique

Job description

L'ESUP Business School de Paris

• La Défense (réseau Actual Académie), recrute pour l'une de ses entreprises partenaires, une étude notariale :

Dans le cadre du développement de nos activités et afin d'épauler nos notaires et clercs dans l'organisation quotidienne, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction en alternance.

Description du poste & Missions

Sous la responsabilité directe du Notaire ou du Responsable Administratif, vous jouerez un rôle pivot dans le fonctionnement quotidien de l'étude. Vous contribuerez directement à la qualité de service rendue à nos clients et à la bonne tenue administrative des dossiers notariés. Vos missions s'articuleront autour de quatre axes majeurs :

• 1. Gestion administrative & Suivi des dossiers Participer à la constitution et à la préparation des dossiers notariés (demandes d'urbanisme, pièces d'état civil, extraits du cadastre, pièces d'identité). Assurer la rédaction, la mise en page et l'envoi des courriers officiels, des notifications et des relances administrativement nécessaires. Suivre l'avancement des démarches auprès des organismes partenaires (banques, géomètres, agences immobilières, collectivités). Garantir le classement rigoureux, la numérisation et l'archivage sécurisé des actes et pièces juridiques.
• 2. Accueil & Relation client Assurer un accueil téléphonique et physique irréprochable, fondé sur la courtoisie, l'écoute et le professionnalisme. Identifier rapidement la nature des demandes et orienter efficacement les interlocuteurs vers les bons collaborateurs. Assurer un suivi de premier niveau auprès des clients concernant l'état d'avancement de leur dossier.
• 3. Support à l'organisation & Management Gérer les agendas complexes des notaires et optimiser la planification des rendez-vous de signature. Préparer les salles de rendez-vous et organiser la logistique des réunions ou signatures d'actes. Traiter le courrier entrant et sortant (physique et électronique) avec réactivité et méthode.
• 4. Utilisation des outils informatiques & Outils métiers Saisir et mettre à jour les données dans le logiciel professionnel de l'étude (Genapi, Inot ou équivalent). Exploiter pleinement la suite bureautique (traitement de texte, tableurs, messagerie) pour produire des documents structurés. Participer aux processus de dématérialisation et d'archivage numérique des procédures notariales.

Formation en alternance, aucun frais de formation n'est à votre charge. Le rythme d'alternance est de 2 jours de cours, lundi et mardi, et 3 jours en entreprise.

Profil recherché

Titulaire d'un Baccalauréat (Général, STMG ou Professionnel) ou en réorientation, vous préparez un BTS Support à l'Action Managériale (BTS SAM).

Compétences & Qualités requises Rigueur et précision : Vous êtes extrêmement attentif(ve) aux détails, à l'exactitude des informations saisies et au respect des procédures juridiques. Discrétion absolue : Soumis(e) au secret professionnel le plus strict, vous faites preuve d'une éthique et d'une confidentialité irréprochables. Aisance avec l'informatique : Très à l'aise avec les outils numériques, vous maîtrisez la suite bureautique et apprenez rapidement à utiliser de nouveaux logiciels métiers. Aisance relationnelle et rédactionnelle : Vous possédez une excellente expression orale et une qualité rédactionnelle irréprochable (orthographe, syntaxe). Sens de l'organisation : Vous savez gérer les priorités, faire preuve d'anticipation et garder votre calme face aux échéances.