Assistant de Direction en Alternance H/F

Actual group; Puteaux; On-site; EUR 12,000 - 16,000; Full time

Benefits offered by this job

Formation en alternance

Job summary

L'ESUP Business School de Paris - La Défense (réseau Actual Académie) recrute une Assistant(e) de direction en alternance pour une étude notariale partenaire.

Sous la responsabilité du Notaire ou du Responsable Administratif, vous gèrerez l'organisation quotidienne, l'accueil, le suivi des dossiers et la dématérialisation des procédures. Le rythme est de 2 jours de cours et 3 jours en entreprise, avec formation en alternance sans frais.

Qualifications

• Rigueur et précision dans le traitement des dossiers et le respect des procédures.
• Discrétion et respect du secret professionnel.
• Maîtrise des outils informatiques et de la bureautique.
• Aptitude rédactionnelle et communication écrite de qualité.

Responsibilities

• Gérer les agendas des notaires et organiser les rendez-vous.
• Accueillir clients et orienter les interlocuteurs.
• Préparer les dossiers notariés et suivre les démarches administratives.
• Saisir et mettre à jour les données dans les outils métiers et favoriser la dématérialisation.

Skills

Rigueur et précision

Discrétion

Informatique

Aisance rédactionnelle

Organisation

Education

BTS Support à l'Action Managériale (BTS SAM)

Job description

L'ESUP Business School de Paris - La Défense (réseau Actual Académie), recrute pour l'une de ses entreprises partenaires, une étude notariale :

Dans le cadre du développement de nos activités et afin d'épauler nos notaires et clercs dans l'organisation quotidienne, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction en alternance.
Description du poste & MissionsSous la responsabilité directe du Notaire ou du Responsable Administratif, vous jouerez un rôle pivot dans le fonctionnement quotidien de l'étude. Vous contribuerez directement à la qualité de service rendue à nos clients et à la bonne tenue administrative des dossiers notariés. Vos missions s'articuleront autour de quatre axes majeurs :

• Gestion administrative & Suivi des dossiers Participer à la constitution et à la préparation des dossiers notariés (demandes d'urbanisme, pièces d'état civil, extraits du cadastre, pièces d'identité). Assurer la rédaction, la mise en page et l'envoi des courriers officiels, des notifications et des relances administrativement nécessaires. Suivre l'avancement des démarches auprès des organismes partenaires (banques, géomètres, agences immobilières, collectivités). Garantir le classement rigoureux, la numérisation et l'archivage sécurisé des actes et pièces juridiques.
• Accueil & Relation client Assurer un accueil téléphonique et physique irréprochable, fondé sur la courtoisie, l'écoute et le professionnalisme. Identifier rapidement la nature des demandes et orienter efficacement les interlocuteurs vers les bons collaborateurs. Assurer un suivi de premier niveau auprès des clients concernant l'état d'avancement de leur dossier.
• Support à l'organisation & Management Gérer les agendas complexes des notaires et optimiser la planification des rendez-vous de signature. Préparer les salles de rendez-vous et organiser la logistique des réunions ou signatures d'actes. Traiter le courrier entrant et sortant (physique et électronique) avec réactivité et méthode.
• Utilisation des outils informatiques & Outils métiersSaisir et mettre à jour les données dans le logiciel professionnel de l'étude (Genapi, Inot ou équivalent). Exploiter pleinement la suite bureautique (traitement de texte, tableurs, messagerie) pour produire des documents structurés. Participer aux processus de dématérialisation et d'archivage numérique des procédures notariales.

Formation en alternance, aucun frais de formation n'est à votre charge.Le rythme d'alternance est de 2 jours de cours, lundi et mardi, et 3 jours en entreprise.

Profil recherché
Titulaire d'un Baccalauréat (Général, STMG ou Professionnel) ou en réorientation, vous préparez un BTS Support à l'Action Managériale (BTS SAM).
Compétences & Qualités requises Rigueur et précision : Vous êtes extrêmement attentif(ve) aux détails, à l'exactitude des informations saisies et au respect des procédures juridiques. Discrétion absolue : Soumis(e) au secret professionnel le plus strict, vous faites preuve d'une éthique et d'une confidentialité irréprochables. Aisance avec l'informatique : Très à l'aise avec les outils numériques, vous maîtrisez la suite bureautique et apprenez rapidement à utiliser de nouveaux logiciels métiers. Ase relationnelle et rédactionnelle : Vous possédez une excellente expression orale et une qualité rédactionnelle irréprochable (orthographe, syntaxe). Sens de l'organisation : Vous savez gérer les priorités, faire preuve d'anticipation et garder votre calme face aux échéances.