Assistant(e) de direction en alternance (F/H)

Capgeris; Paris; On-site; EUR 51,000 - 61,000; Part time

Benefits offered by this job

Formation en alternance gratuite

Job summary

ESUP PARIS recherche un(e) Assistant(e) de direction en alternance pour soutenir l'équipe notariale et administrative. Sous la responsabilité du Notaire ou du Responsable Administratif, vous contribuerez à la qualité du service client et à la gestion quotidienne des dossiers.

Vous assurerez l'accueil et la gestion des agendas, et utiliserez Genapi/Inot et la suite bureautique pour produire des documents structurés.

Qualifications

• Titulaire d'un Baccalauréat (Général, STMG ou Professionnel) ou en réorientation, vous préparez un BTS SAM.
• Compétences: rigueur et précision, discrétion absolue, aisance informatique, relationnelle et rédactionnelle, sens de l'organisation.

Responsibilities

• Gestion administrative et suivi des dossiers notariés: constitution et préparation des dossiers, rédaction et envoi des courriers et relances, suivi des démarches avec partenaires.
• Accueil téléphonique et physique irréprochable, orientation des interlocuteurs et suivi client de premier niveau.
• Gestion des agendas, préparation des salles, logistique des rendez-vous et gestion du courrier entrant/sortant.
• Utilisation des outils Genapi et Inot, suite bureautique pour produire des documents structurés.

Skills

Rigueur et précision

Discrétion

Aisance informatique

Aisance relationnelle

Sens de l'organisation

Education

Baccalauréat Général/STMG/Professionnel

BTS Support à l'Action Managériale (BTS SAM)

Tools

Genapi

Inot

Suite bureautique

Job description

Île-de-France Hauts-de-Seine Fonctions Médicales & Sociales Agent Secrétariat et Accueil

Assistant(e) de direction en alternance (F/H)

Société : ESUP PARIS
Lieu : Hauts-de-Seine (Île-de-France)

Présentation de l'entreprise

Présentation de l'Étude
Reconnue pour son niveau d'exigence ainsi que la qualité de son accompagnement juridique, notre étude notariale accompagne une clientèle variée (particuliers, professionnels, collectivités) dans toutes les étapes clés de leur vie personnelle et patrimoniale (immobilier, droit de la famille, droit des affaires).
Ce que nous vous offrons
Un cadre de travail stimulant, rigoureux et formateur au sein d'une équipe à taille humaine. Un accompagnement pédagogique de proximité pour développer de solides compétences en gestion administrative et organisationnelle.
Une immersion concrète dans l'univers exigeant du droit notarial.

Descriptif du poste

Présentation de l'entreprise

Présentation de l'Étude
Reconnue pour son niveau d'exigence ainsi que la qualité de son accompagnement juridique, notre étude notariale accompagne une clientèle variée (particuliers, professionnels, collectivités) dans toutes les étapes clés de leur vie personnelle et patrimoniale (immobilier, droit de la famille, droit des affaires).
Ce que nous vous offrons
Un cadre de travail stimulant, rigoureux et formateur au sein d'une équipe à taille humaine. Un accompagnement pédagogique de proximité pour développer de solides compétences en gestion administrative et organisationnelle.
Une immersion concrète dans l'univers exigeant du droit notarial.

Descriptif du poste

Société : ESUP PARIS
Catégorie : Apprentissage / Alternance
Activité : Etudes / Conseil
Filiere : Fonctions Médicales & Sociales
Metier : Agent Secrétariat et Accueil
Lieu : Hauts-de-Seine (Île-de-France)
Durée : 24 mois
Salaire : 5000

Mission

L'ESUP Business School de Paris - La Défense (réseau Actual Académie), recrute pour l'une de ses entreprises partenaires, une étude notariale :
Dans le cadre du développement de nos activités et afin d'épauler nos notaires et clercs dans l'organisation quotidienne, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction en alternance.
Description du poste & MissionsSous la responsabilité directe du Notaire ou du Responsable Administratif, vous jouerez un rôle pivot dans le fonctionnement quotidien de l'étude. Vous contribuerez directement à la qualité de service rendue à nos clients et à la bonne tenue administrative des dossiers notariés. Vos missions s'articuleront autour de quatre axes majeurs :
1. Gestion administrative & Suivi des dossiers Participer à la constitution et à la préparation des dossiers notariés (demandes d'urbanisme, pièces d'état civil, extraits du cadastre, pièces d'identité). Assurer la rédaction, la mise en page et l'envoi des courriers officiels, des notifications et des relances administrativement nécessaires. Suivre l'avancement des démarches auprès des organismes partenaires (banques, géomètres, agences immobilières, collectivités). Garantir le classement rigoureux, la numérisation et l'archivage sécurisé des actes et pièces juridiques.
2. Accueil & Relation client Assurer un accueil téléphonique et physique irréprochable, fondé sur la courtoisie, l'écoute et le professionnalisme. Identifier rapidement la nature des demandes et orienter efficacement les interlocuteurs vers les bons collaborateurs. Assurer un suivi de premier niveau auprès des clients concernant l'état d'avancement de leur dossier.
3. Support à l'organisation & Management Gérer les agendas complexes des notaires et optimiser la planification des rendez-vous de signature. Préparer les salles de rendez-vous et organiser la logistique des réunions ou signatures d'actes. Traiter le courrier entrant et sortant (physique et électronique) avec réactivité et méthode.
4. Utilisation des outils informatiques & Outils métiersSaisir et mettre à jour les données dans le logiciel professionnel de l'étude (Genapi, Inot ou équivalent). Exploiter pleinement la suite bureautique (traitement de texte, tableurs, messagerie) pour produire des documents structurés.
Formation en alternance, aucun frais de formation n'est à votre charge.Le rythme d'alternance est de 2 jours de cour

Profil recherché

Profil recherché
Titulaire d'un Baccalauréat (Général, STMG ou Professionnel) ou en réorientation, vous préparez un BTS Support à l'Action Managériale (BTS SAM).
Compétences & Qualités requises Rigueur et précision : Vous êtes extrêmement attentif(ve) aux détails, à l'exactitude des informations saisies et au respect des procédures juridiques. Discrétion absolue : Soumis(e) au secret professionnel le plus strict, vous faites preuve d'une éthique et d'une confidentialité irréprochables. Aisance avec l'informatique : Très à l'aise avec les outils numériques, vous maîtrisez la suite bureautique et apprenez rapidement à utiliser de nouveaux logiciels métiers. Aisance relationnelle et rédactionnelle : Vous possédez une excellente expression orale et une qualité rédactionnelle irréprochable (orthographe, syntaxe). Sens de l'organisation : Vous savez gérer les priorités, faire preuve d'anticipation et garder votre calme face aux échéances.

Informations

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