Assistant Administratif en Alternance H/F

Talentsdici; Arcachon; Sur place; EUR 201 000 - 268 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Rémunération apprentissage

Formation en alternance

Résumé du poste

Altéa Business & Digital School recherche pour l'un de ses entreprises partenaires un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) en alternance. Vous contribuerez à l'organisation administrative et logistique des formations destinées aux professionnels du secteur sanitaire et médico-social.

Ce poste en alternance permet de développer des compétences en gestion documentaire, planning et relation avec les intervenants, tout en évoluant dans un cadre professionnel stimulant.

Qualifications

• Assurer l’organisation administrative et logistique des formations destinées aux professionnels.
• Contribuer au suivi des participants et des sessions, et veiller à la fiabilité des documents.
• Rédiger des messages professionnels clairs et respecter les procédures du centre.

Responsabilités

• Mettre à jour le calendrier des formations et préparer les besoins en salles, matériel et supports.
• Préparer les convocations et les informations pratiques après validation des dates et lieux.
• Échanger avec les intervenants et les interlocuteurs des services pour réunir les informations utiles.
• Enregistrer et suivre les demandes et inscriptions, en lien avec les services hospitaliers et les partenaires.
• Préparer les dossiers administratifs : devis, conventions et listes de présence.
• Signaler les dossiers incomplets et effectuer les relances.
• Diffuser et recueillir les questionnaires de besoins et d’évaluation.
• Classer les éléments de suivi et mettre à jour les tableaux de bord.
• Participer à la préparation des bilans et proposer des améliorations des outils.
• Mettre à jour le tableau de suivi des recettes et dépenses des formations.
• Rapprocher les informations relatives à l’inscription, devis et facturation et signaler les écarts.

Connaissances

Organisation

Rédaction professionnelle

Communication

Gestion documentaire

Suivi administratif

Formation

BTS SAM

Outils

Word

Excel

Description du poste

À proposAltéa Business & Digital School, école de commerce spécialisée dans les formations en alternance, recherche pour le compte de l'une de ses entreprises partenaires, spécialisée dans le commerce et la distribution, un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e).Cette opportunité s'inscrit dans le cadre de la préparation d'un BTS Gestion de la PME (GPME) ou d'un bachelor Ofice Manager.Elle vous permettra de développer vos compétences en gestion administrative.

Missions principales :

Dans le cadre de son BTS SAM ou Bachelor Office Manager l'alternant(e) participe à l'organisation administrative et logistique des formations destinées aux professionnels des secteurs sanitaire et médico-social. Il contribue au suivi des participants et des sessions, ainsi qu'à la fiabilité des documents du centre. Ses activités sont confiées progressivement et vérifiées par l'équipe selon son niveau d'autonomie.

Organisation des sessions

• Mettre à jour le calendrier des formations et préparer les besoins en salles, matériel et supports.
• Préparer les convocations et les informations pratiques après validation des dates, lieux et listes de participants.
• Échanger avec les intervenants et les interlocuteurs des services pour réunir les informations utiles au déroulement des sessions.

Suivi des inscriptions et des dossiers

• Enregistrer et suivre les demandes et inscriptions, en lien avec les services hospitaliers et les structures partenaires.
• Préparer les dossiers administratifs : devis et conventions selon les procédures du centre, listes de présence, attestations et pièces associées.
• Signaler les dossiers incomplets et effectuer les relances demandées par l'équipe.

Suivi qualité et amélioration des outils

• Diffuser et recueillir les questionnaires de besoins, de positionnement et d'évaluation selon les modalités prévues pour chaque formation.
• Classer les éléments de suivi et mettre à jour les tableaux de bord des sessions, des retours et des actions à réaliser.
• Participer à la préparation des bilans et proposer des améliorations simples des outils de suivi.

Appui au suivi budgétaire

• Mettre à jour, à partir des données validées par l'équipe, le tableau de suivi des recettes et des dépenses des formations.
• Rapprocher les inscriptions, devis, conventions et éléments de facturation disponibles pour repérer les informations manquantes ou incohérentes.
• Préparer une synthèse simple des prévisions et des montants réalisés par session, puis signaler les écarts au responsable du centre.

Relations de travail

L'alternant travaille avec l'équipe du centre de formation continue, les intervenants, les cadres et services du Centre hospitalier d'Arcachon, les participants et les structures partenaires. Il transmet les situations nécessitant un arbitrage à son responsable ou à son maître d'apprentissage.

Compétences à développer

• Organiser et prioriser plusieurs dossiers en respectant les échéances.
• Rédiger des messages professionnels clairs et accueillir différents interlocuteurs.
• Utiliser Word, Excel et les outils de suivi du centre avec rigueur.
• Respecter la confidentialité des informations et appliquer les procédures du service.