Assistant(e) de Direction - Direction générale (F/H)

Hôpital Necker-Enfants Malades; Île-de-France; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Hôpital Necker-Enfants Malades recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer le secrétariat du Directeur Général Adjoint et de la Secrétaire Générale. Vous travaillerez en interface avec les Directions de site et les Directions fonctionnelles du GHU, ainsi qu’avec les instances du Codir et les exécutifs de DMU.

Profil recherché: minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire, maîtrise des outils bureautiques et d’Outlook, sens de l’organisation, disponibilité et confidentialité.

Qualifications

• 2 ans d’expérience sur un poste similaire.
• Maîtrise d’Outlook et des outils collaboratifs.
• Sens de l’organisation et confidentialité.
• Disponibilité.

Responsibilities

• Gérer les agendas et les rendez-vous du Directeur Général Adjoint et de la Secrétaire Générale.
• Accueil physique et téléphonique.
• Gestion du courrier et des messageries.
• Rédaction et relecture de courriers; archivage électronique.
• Participation à la coordination des activités du secrétariat du GHU.

Skills

Outlook

Bureautique

Organisation

Confidentialité

Job description

Missions générales

• En lien avec l'assistant du Directeur général, l’assistant(e) de direction assure le secrétariat du secrétariat du Directeur général Adjoint et de la Secrétaire Générale.
• Il/elle travaille en interface avec les Directions de site et les Direction fonctionnelles du GHU ainsi qu’avec la Présidente de la CMEL, le secrétariat de la Doyenne et les exécutifs de DMU.

Missions permanentes

• Gestion des agendas / prise de rendez-vous / programmation de réunion ;
• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion et suivi du courrier et des messageries (enregistrement, traitement, dispatching en fonction des sujets)
• Relecture et mise en forme de courrier ;
• Gestion documentaire et archivage électronique ;
• Suivi des congés du Directeur Général Adjoint et de la Secrétaire Générale ;
• Logistique restauration ;
• Contribution à la continuité de service au sein de l’équipe d’assistanat (polyvalence et entraide) .

Missions en collaboration avec l’assistant du Directeur Général du GHU. Centre

• Gestion administrative des commandes (fournitures, prestations, gerbes commémoratives)
• Appui logistique à l’organisation d’évènements institutionnels, notamment les séminaires
• Suivi du tableau des congés de l’ensemble du Codir Elargi
• Participation au Codir Elargi

Poste basé à Necker - Enfants malades

Profil recherché

Avec une expérience professionnelle de minimum 2 ans sur un poste similaire d'assistant(e) de direction, vous disposez:

• Parfaite maitrise des outils bureautiques classiques et des agendas (Outlook) et outils collaboratifs (team's)
• Sens des priorités, de l'organisation, rigueur
• Disponibilité
• Confidentialité
• Connaissance de l'institution serait un plus

Présentation de Hôpital Necker-Enfants Malades

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