Assistant(e) de Direction - Direction générale F/H

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP); Paris; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Remboursement transport 75%

Self et tarifs partenaires Hoptisoins

Espace détente « Bulle »

Job summary

AP-HP, Groupe Hospitalo-Universitaire Necker, recherche un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e) pour assurer le secrétariat du Directeur Général Adjoint et de la Secrétaire Générale. Le poste est basé à Necker et implique une collaboration avec les Directions de site et les DMU.

Le candidat doit posséder 2 ans d’expérience minimum, être rigoureux et discret, maîtriser Outlook et Teams, et être disponible pour une fonction à temps plein sans télétravail.

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience sur un poste similaire d'assistant(e) de direction.
• Maîtrise des outils bureautiques et des agendas (Outlook) et des outils collaboratifs (Team)
• Sens des priorités, organisation et rigueur.
• Confidentialité et discrétion professionnelles.
• Connaissance de l'institution serait un plus.

Responsibilities

• En lien avec l’assistant du Directeur général, l’assistant(e) de direction assure le secrétariat du Directeur général Adjoint et de la Secrétaire Générale.
• Gestion des agendas, prise de rendez-vous et programmation de réunions.
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.
• Gestion et suivi du courrier et des messageries (enregistrement, traitement, dispatching).
• Relecture et mise en forme de courrier; gestion documentaire et archivage.
• Suivi des congés du DG Adjoint et de la Secrétaire Générale; logistique restauration.

Skills

Bureautique

Organisation

Confidentialité

Disponibilité

Tools

Outlook

Teams

Job description

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Rémunération

Selon diplôme et expérience

Service d'affectation

Direction générale du GHU

Présentation du service

Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP.Centre-Université Paris Cité regroupe les hôpitaux Broca-La Collégiale, Cochin-Port-Royal, Corentin-Celton, Hôtel-Dieu, Georges-Pompidou, Necker-Enfants malades, Vaugirard-Gabriel-Pallez et couvre le centre ouest de Paris.
Ses hôpitaux universitaires offrent à tous les âges de la vie, une prise en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes.

Il s’est organisé autour de 17 Départements Médico-Universitaires multi sites. Il abrite 101 centres de référence ou de compétence sur les maladies rares. Il est le siège du Samu de Paris.
Ses 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients par an.

Son budget annuel d’exploitation s’élève à plus de 1,9 milliard €.
Rattachées à l’Université de Paris Cité, ses équipes ont développé une approche médicale de haut niveau grâce à la forte synergie entre les unités cliniques, les plateaux techniques de pointe et les unités de recherche qui font du groupe hospitalo-universitaire un acteur majeur de la recherche clinique et fondamentale avec près de 2 200 projets en cours. Sa dimension universitaire se traduit aussi par l’accueil de plus de 1500 internes et étudiants hospitaliers et 3500 étudiants paramédicaux chaque année.

La Direction du GHU située à l'hôpital Necker s'appuie sur un cabinet composé d'une directrice, d'une responsable des projets transversaux et santé publique et de deux assistants de direction (dont le poste à pourvoir).

Vos missions

Missions générales

• En lien avec l'assistant du Directeur général, l’assistant(e) de direction assure le secrétariat du secrétariat du Directeur général Adjoint et de la Secrétaire Générale.
• Il/elle travaille en interface avec les Directions de site et les Direction fonctionnelles du GHU ainsi qu’avec la Présidente de la CMEL, le secrétariat de la Doyenne et les exécutifs de DMU.

Missions permanentes

• Gestion des agendas / prise de rendez-vous / programmation de réunion ;
• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion et suivi du courrier et des messageries (enregistrement, traitement, dispatching en fonction des sujets)
• Relecture et mise en forme de courrier ;
• Gestion documentaire et archivage électronique ;
• Suivi des congés du Directeur Général Adjoint et de la Secrétaire Générale ;
• Logistique restauration ;
• Contribution à la continuité de service au sein de l’équipe d’assistanat (polyvalence et entraide).

Missions en collaboration avec l’assistant du Directeur Général du GHU. Centre

• Gestion administrative des commandes (fournitures, prestations, gerbes commémoratives)
• Appui logistique à l’organisation d’évènements institutionnels, notamment les séminaires
• Suivi du tableau des congés de l’ensemble du Codir Elargi
• Participation au Codir Elargi

Poste basé à Necker - Enfants malades

Profil recherché

Avec une expérience professionnelle de minimum 2 ans sur un poste similaire d'assistant(e) de direction, vous disposez :

• Parfaite maitrise des outils bureautiques classiques et des agendas (Outlook) et outils collaboratifs (team's)
• Sens des priorités, de l'organisation, rigueur
• Disponibilité
• Confidentialité
• Connaissance de l'institution serait un plus

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

9h-18h

Télétravail

Non

Vos avantages à l'AP-HP

• Self, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
• Remboursement à 75% du titre de transport
• Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe…), salle de repos en libre accès…

Description de l'hôpital

Situé à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares.

Référence de l'offre

2026-24371